Manuell

Registrera

Registrera dig som arbetsgivare på https://admin.timeclam.com

Uppmärksamhet: Se till att rätt land har valts eftersom detta inte kan ändras efter registrering.

Du kommer att få en aktiveringskod på den angivna e-postadressen och tilldela ett lösenord.

Ditt konto är nu aktiverat.

Skapa företag

Efter att du loggat in för första gången kommer du att bli ombedd att tilldela ett företagsnamn.

Du kan eventuellt lägga till andra företag senare.

Skapa och redigera avdelningar

Du kan eventuellt skapa avdelningar genom att klicka på det gröna “+” i området “Avdelningar” i företaget.

Namnet på de avdelningar som redan har skapats kan ändras genom att klicka på pennarsymbolen.

En avdelning raderas genom att klicka på papperskorgen.

Avdelningar till vilka anställda fortfarande är tilldelade kan bara raderas om dessa anställda har tilldelats en annan avdelning eller ingen avdelning.

Redigera helgdagar

Globala helgdagar kan valfritt hållas under menyalternativet “Företag -> Redigera helgdagar”.

Tillämpa semestermall

Helgdagar för vissa regioner kan antas automatiskt med en mall eller anges manuellt.

Skapa anställd

En ny medarbetare kan skapas genom att klicka på det gröna „+“.

Företaget där den anställde arbetar kan väljas i rullgardinsmenyn. Den anställdes e-postadress är också det användarnamn som den anställde autentiserar sig själv i medarbetarområdet och i appen.

Uppmärksamhet: Se till att du anger e-postadressen korrekt, eftersom aktiveringskoden skickas till den här adressen. Användningen av tidsspårningssystemet är inte möjligt utan aktiverad anställds konto. E-postadressen kan ändras när som helst.

Om kryssrutan „Mobil“ är aktiverad kan anställda också registrera sin arbetstid med mobila enheter (smartphone, surfplatta). Annars är tidsspårning endast möjlig från stationära enheter (t.ex. central tidspårningsterminal). Oavsett mobilbehörighet kan anställda se sin arbetstid från vilken enhet som helst.

Redigera anställda

Efter framgångsrik aktivering av kontot av medarbetaren anges detta i personaladministrationen med krysset ”Aktiv”.

Om aktiveringen ännu inte har ägt rum är statusen „Väntar“.

Om den anställde inte fick e-postmeddelandet, t.ex. eftersom fel e-postadress gavs eller e-posten klassificerades som skräppost kan detta korrigeras och aktiveringskoden skickas igen.

Inaktivera anställda

Om en anställd lämnar företaget kan han avaktiveras genom att avaktivera kryssrutan ”Aktiv”.

Alla inspelningar behålls, men den anställde har inte längre tillgång till systemet.

Inaktiva anställda ingår inte i licensberäkningen och belastar därför inte den fria kontingenten av antalet anställda.

Ta bort anställda

Om en anställd, inklusive alla stamdata, tidspårningsregister och frånvaro, ska raderas helt görs detta i personaladministrationen genom att klicka på knappen „Ta bort anställd“.

Fullständig radering av en anställd rekommenderas endast om han skapades felaktigt eller den lagstadgade lagringstiden har löpt ut och posterna inte längre krävs. Uppgifterna kan inte återställas efter borttagning och därför kan uppgifterna bara raderas efter en motsvarande säkerhetsbekräftelse.

Om den anställde helt enkelt har lämnat företaget kan han inaktiveras. Alla uppgifter lagras här.

Skapa måltimmar

Varje anställd kan tilldelas en individuell måltimmeprofil genom att klicka på det gröna „+“ i personaladministrationen.

Om mallar redan har sparats kan de antas genom att välja dem i rullgardinsmenyn.

Det datum från vilket denna profil ska användas och den dagliga måltiden kan sparas.

Om företaget har regler för efterlevnad av minimipauser kan du välja mellan hur många arbetstimmar per dag som minimipaus ska dras av automatiskt. Informationen ges under industriella timmar (t.ex. 0,75 industriella timmar = 45 minuter).

Helgdagar som har angetts i företagsinställningarna beaktas också som sådana i tidsspårningssystemet. I vissa branscher (t.ex. gastronomi, hälsovård etc.) är det vanligt att man måste arbeta på helgdagar. För detta bör kryssrutan „Ignorera helgdagar“ aktiveras.

Om den anställde har möjlighet att ackumulera och minska övertid med sitt tidskonto, aktiveras kryssrutan ”Överföringstimmar” och respektive plus- eller minus timmar överförs till följande månad. Om detta inte är önskvärt (t.ex. löneutbetalning baserat på arbetade timmar), bör timöverföringen avaktiveras.

Om den nyskapade profilen också ska användas som mall för andra anställda kan ett „mallnamn“ anges. När du klickar på „Spara“ skapas en ny mall automatiskt.

Klicka på vänsterpil för att öppna detaljerna för motsvarande måltimmarprofil. Det tas bort genom att klicka på papperskorgen till höger om profilen.

Lägg till frånvaro

Genom att klicka på det gröna „+“ i personaladministrationen kan frånvaron (t.ex. semester, sjukdom osv.) Registreras för anställda.

Efter att frånvaron har angetts måste orsaken till frånvaron anges. Om samma dag anges i “Från” och “Till” kan frånvaron förkortas till en halv dag genom att aktivera motsvarande kryssruta.

Om en flerdagars frånvaro ska registreras som inkluderar en eller flera halvdagar, måste en separat frånvaro sparas för varje period som ska beaktas som en halv dag.

Frånvaro kan raderas genom att klicka på papperskorgen.

Visa och redigera anställdas arbetstid

Redigeringsfönstret öppnas genom att klicka på önskad dag i kalendern i personaladministrationen.

Tider kan ändras helt enkelt genom att skriva över de sparade värdena och acceptera genom att klicka på det gröna krysset. En timmeinspelning raderas genom att klicka på papperskorgen.

Genom att klicka på „Lägg till tider“ kan arbets- och pauser läggas till.

Dashboard

Den aktuella statusen för varje anställd, uppdelad på företag och avdelning, visas i realtid via menyalternativet “Dashboard”.

• Status: rot=abgemeldet, grün=angemeldet, gelb=Pause
• Grund: Anzeige des Grundes im Falle einer Abwesenheit (z.B. Urlaub, Krank, etc.)
• Konto: Stand des Arbeitszeitkontos zum Vortag

Skapa och exportera tidrapporter

En översikt över arbetstidskonton kan skapas via menyalternativet ”Arbetstidslista”. För att göra detta måste önskat företag och motsvarande månad väljas.

Valfritt kan utvärderingen begränsas till en enda avdelning.

Utvärderingen kan skrivas ut eller exporteras som en CSV-fil genom att klicka på motsvarande knappar.

Förändringslogg

En översikt över administratörens ändringar av företags-, medarbetar- och användardata kan visas via menyalternativet ”Ändringslogg”.

Det kan filtreras efter datum, företag, administratör och utförda åtgärder.

Utvärderingen kan skrivas ut eller exporteras som en CSV-fil genom att klicka på motsvarande knappar.

Skapa administratörer och hantera rättigheter

Åtkomsträttigheter kan hanteras under menyalternativet „Administratörer“.

Administrationsrättigheter kan tilldelas i tre steg:

• Full tillgång
• Endast tillgång till ett specifikt företag
• Tillgång endast till en viss avdelning i ett företag

Befintliga administratörers rättigheter kan ändras när som helst och nya administratörer kan inbjudas med knappen „Skapa administratör“.

Ändra prenumeration

Om ett högre / lägre antal stödda företag, anställda eller en högre / lägre stödstatus krävs kan planen justeras med menyposten med samma namn. Dessutom kan status för den aktuella planen visas här och faktureringsadressen kan redigeras.

Inrättande av en central tidsregistreringsterminal

Arbetsgivaren kan ställa in en eller flera terminaler för tidsspårning. För att göra detta kan han erbjuda webbapplikationen i webbläsaren för tidsspårning på en PC, bärbar dator eller klient. Anställda loggar in i applikationen med sitt användarnamn och lösenord. https://log.timeclam.com

Det är bekvämare att installera appen TIME|CLAM på en surfplatta, eftersom varje anställd kan autentisera sig här med en NFC-tagg (t.ex. nyckel, kort, smartphone etc.).

Naturligtvis kan anställda också använda tidsinspelningen individuellt på sin egen arbetsstation via webbapplikationen eller mobil via appen.

Registrera dig i början av arbetet

Efter inloggning börjar tidsspårningen med ett klick på „Registrera“. Tidpunkten för arbetets start visas.

Registrering och avregistrering för pauser

För att starta en paus, klicka på “Paus”. Tidpunkten för pausens start visas.

Pausen avslutas genom att klicka på „Avsluta paus“.

Logga ut i slutet av arbetet

I slutet av arbetet klickas på knappen „Logga ut“.

Visning av arbetstidskontot

Det totala saldot på arbetstidskontot visas under “Balans” (föregående dags värde).

Detaljerad bild av arbets- och frånvarotider i kalendern

Kalendervyn öppnas genom att klicka på “Detaljer” -knappen. Den överenskomna arbetstiden visas under “Mål” och den faktiska arbetstiden för den valda månaden under “Verkligen”. “Balans” visar den månatliga skillnaden mellan mål och faktisk arbetstid.

Detaljer om de inspelade tiderna visas genom att klicka på önskat datum.