Priručnik

Registrujte se

Registrujte se kao poslodavac na https://admin.timeclam.com

Pažnja: Molimo provjerite je li odabrana ispravna država jer se to ne može promijeniti nakon registracije.

Na navedenu e-adresu dobit ćete aktivacijski kod i dodijeliti lozinku.

Vaš račun je sada aktiviran.

Stvorite kompaniju

Nakon prve prijave, od vas će se tražiti da dodijelite naziv kompanije.

Po želji možete kasnije dodati druge kompanije.

Stvaranje i uređivanje odjeljenja

Po želji možete stvoriti odjele klikom na zeleni znak „+“ u području „Odjeli“ kompanije.

Naziv odjela koji su već stvoreni može se promijeniti klikom na simbol olovke.

Odjeljenje se briše klikom na simbol smeća.

Odjeli u koje su zaposlenici i dalje raspoređeni mogu se izbrisati samo ako su ti zaposlenici raspoređeni u drugi odjel ili u nijedan odjel.

Uredite državne praznike

Globalni državni praznici mogu se po želji održavati u okviru stavke menija „Tvrtke -> Uredi državne praznike“.

Primijenite obrazac za odmor

Državni praznici za određene regije mogu se automatski usvojiti pomoću predloška ili ručno unijeti.

Stvoriti zaposlenika

Klikom na zeleno „+“ može se stvoriti novi zaposlenik.

U padajućem izborniku možete odabrati tvrtku u kojoj zaposlenik radi. Adresa e-pošte zaposlenika je ujedno i korisničko ime s kojim se zaposlenik autentificira u području zaposlenika i u aplikaciji.

Pažnja: Obavezno unesite ispravno adresu e-pošte jer će se na ovu adresu poslati aktivacijski kod. Upotreba sistema za praćenje vremena nije moguća bez aktiviranog računa zaposlenika. Adresa e-pošte može se promijeniti u bilo kojem trenutku.

Ako je potvrdni okvir „Mobilni“ aktiviran, zaposlenici takođe mogu bilježiti svoje radno vrijeme koristeći mobilne uređaje (pametni telefon, tablet). Inače, praćenje vremena moguće je samo sa stolnih uređaja (npr. Centralni terminal za praćenje vremena). Bez obzira na mobilnu autorizaciju, zaposlenici mogu vidjeti svoje radno vrijeme s bilo kojeg uređaja.

Uredite zaposlenike

Nakon uspješne aktivacije računa od strane zaposlenika, to se u administraciji zaposlenika označava kvačicom „Aktivno“.

Ako se aktivacija još nije dogodila, status je „Na čekanju“.

Ako zaposlenik nije dobio e-poštu, npr. jer je data pogrešna adresa e-pošte ili je e-pošta klasificirana kao neželjena pošta, to se može ispraviti i aktivacijski kod ponovno poslati.

Deaktivirajte zaposlenike

Ako zaposlenik napusti kompaniju, može se deaktivirati deaktiviranjem potvrdnog okvira „Aktivno“.

Svi snimci se zadržavaju, ali zaposlenik više nema pristup sistemu.

Neaktivni zaposlenici nisu uključeni u izračun licence i stoga ne opterećuju slobodni kontingent broja zaposlenih.

Izbrišite zaposlenike

Ako se zaposlenik, uključujući sve matične podatke, evidenciju praćenja vremena i izostanke, želi u potpunosti izbrisati, to se čini u administraciji zaposlenika klikom na gumb „Izbriši zaposlenika“.

Potpuno brisanje zaposlenika preporučuje se samo ako je pogrešno kreiran ili je zakonski zadržan rok istekao i evidencija više nije potrebna. Podaci se ne mogu vratiti nakon brisanja i stoga se podaci mogu izbrisati samo nakon odgovarajuće sigurnosne potvrde.

Ako je zaposlenik jednostavno napustio kompaniju, može biti deaktiviran. Ovdje se čuvaju svi podaci.

Stvorite ciljane sate

Svakom zaposleniku može se dodijeliti pojedinačni profil ciljanog sata klikom na zeleni „+“ u administraciji zaposlenika.

Ako su predlošci već spremljeni, mogu se usvojiti odabirom s padajućeg izbornika.

Datum od kog će se ovaj profil koristiti i dnevno ciljno radno vrijeme mogu se pohraniti.

Ako kompanija ima propise o poštivanju minimalnih pauza, po želji možete odrediti od koliko radnih sati dnevno koju minimalnu pauzu treba automatski odbiti. Podaci su dati u industrijskim satima (npr. 0,75 industrijskih sati = 45 minuta).

Državni praznici koji su uneti u postavke kompanije takođe se kao takvi podrazumevano uzimaju u obzir u sistemu praćenja vremena. U nekim industrijama (npr. Gastronomija, zdravstvena zaštita itd.) Uobičajeno je raditi na državne praznike. Za ovo treba aktivirati potvrdni okvir „Zanemari državne praznike“.

Ako zaposlenik ima priliku akumulirati i smanjiti prekovremeni rad koristeći svoj vremenski račun, aktivira se potvrdni okvir „Prebaci radno vrijeme“ i odgovarajući plus ili minus sati prenose se na sljedeći mjesec. Ako to nije poželjno (npr. Isplata plaće na osnovu odrađenih sati), prijenos sata treba deaktivirati.

Ako se novostvoreni profil koristi i kao predložak za ostale zaposlenike, može se odrediti „naziv predloška“. Kada kliknete na „Spremi“, automatski će se stvoriti novi predložak.

Kliknite strelicu lijevo da biste otvorili detalje o odgovarajućem profilu ciljanog sata. Briše se klikom na simbol smeća s desne strane profila.

Dodajte odsustvo

Klikom na zeleno „+“ u administraciji zaposlenika mogu se evidentirati izostanci (npr. Godišnji odmor, bolest itd.) Zaposlenih.

Nakon ulaska u period odsustva, mora se navesti razlog odsustva. Ako je isti dan naveden u „Od“ i „Do“, odsustvo se može skratiti na pola dana aktiviranjem odgovarajućeg polja za potvrdu.

Ako se želi evidentirati višednevna odsutnost koja uključuje jedan ili više pola dana, zasebno odsustvo mora se sačuvati za svako razdoblje koje se uzima u obzir kao pola dana.

Odsustvo se može izbrisati klikom na simbol smeća.

Pregledajte i uredite radno vrijeme zaposlenih

Prozor za uređivanje otvara se klikom na željeni dan u kalendaru u administraciji zaposlenih.

Vremena se mogu promijeniti jednostavno prepisivanjem sačuvanih vrijednosti i prihvatiti klikom na zelenu kvačicu. Snimka po satu briše se klikom na simbol smeća.

Klikom na „Dodaj vremena“ mogu se dodati vremena rada i prekida.

Kontrolna ploča

Trenutni status svakog zaposlenika, raščlanjen po preduzećima i odjelima, prikazuje se u stvarnom vremenu putem stavke izbornika „Nadzorna ploča“.

• Status: rot=abgemeldet, grün=angemeldet, gelb=Pause
• Grund: Anzeige des Grundes im Falle einer Abwesenheit (z.B. Urlaub, Krank, etc.)
• Konto: Stand des Arbeitszeitkontos zum Vortag

Generirajte i izvežite radne listove

Pregled računa radnog vremena može se generirati putem stavke menija „Lista radnog vremena“. Da biste to učinili, mora se odabrati željena kompanija i odgovarajući mjesec.

Po želji, evaluacija se može ograničiti na jedan odjel.

Procjena se može ispisati ili izvesti u obliku CSV datoteke klikom na odgovarajuće tipke.

Dnevnik promjena

Pregled promjena koje su administratori napravili u podacima o kompaniji, zaposlenima i korisnicima može se pogledati putem stavke izbornika „Dnevnik promjena“.

Može se filtrirati po datumu, kompaniji, administratoru i izvršenim operacijama.

Procjena se može ispisati ili izvesti u obliku CSV datoteke klikom na odgovarajuće tipke.

Kreirajte administratore i upravljajte pravima

Pravima pristupa možete upravljati pod stavkom menija „Administratori“.

Administratorska prava mogu se dodijeliti u tri faze:

• Potpuni pristup
• Pristup samo određenoj kompaniji
• Pristup samo određenom odjelu kompanije

Prava postojećih administratora mogu se promijeniti u bilo kojem trenutku, a novi administratori mogu se pozvati pomoću dugmeta „Napravi administratora“.

Promijenite pretplatu

Ako je potreban veći / manji broj podržanih kompanija, zaposlenih ili viši / niži status podrške, plan se može prilagoditi pomoću istoimene stavke u meniju. Pored toga, ovdje se može pregledati status trenutnog plana i može se urediti adresa za naplatu.

Uspostavljanje centralnog terminala za snimanje vremena

Poslodavac može postaviti jedan ili više terminala za praćenje vremena. Da bi to učinio, on može ponuditi web aplikaciju u pregledaču za praćenje vremena na računaru, prenosnom računaru ili klijentu. Zaposleni se prijavljuju u aplikaciju svojim korisničkim imenom i lozinkom. https://log.timeclam.com

Pogodnije je instalirati aplikaciju TIME|CLAM na tablet, jer se svaki zaposlenik ovdje može potvrditi autentičnost pomoću NFC oznake (npr. Ključ, kartica, pametni telefon itd.).

Naravno, zaposlenici takođe mogu pojedinačno koristiti bilježenje vremena na vlastitoj radnoj stanici putem web aplikacije ili mobitela putem aplikacije.

Registrujte se na početku rada

Nakon prijave, praćenje vremena započinje klikom na „Registrujte se“. Prikazuje se vrijeme početka rada.

Prijava i odjava za pauze

Da biste započeli stanku, kliknite na “Pauza”. Prikazuje se vrijeme početka pauze.

Pauza se završava klikom na „Kraj stanke“.

Odjavite se na kraju posla

Na kraju rada klikne se dugme „Odjaviti se“.

Prikaz računa radnog vremena

Ukupan saldo računa radnog vremena prikazuje se pod „Ravnoteža“ (vrijednost prethodnog dana).

Detaljan prikaz vremena rada i odsustva u kalendaru

Prikaz kalendara otvara se klikom na gumb „Detalji“. Dogovoreno radno vrijeme prikazuje se pod „Cilj“, a stvarno radno vrijeme za izabrani mjesec pod „Zaista“. „Ravnoteža“ prikazuje mjesečnu razliku između ciljnog i stvarnog radnog vremena.

Pojedinosti o zabilježenim vremenima prikazuju se klikom na željeni datum.