Handleiding

Registreren

Schrijf je in als werkgever bij https://admin.timeclam.com

Aandacht: Zorg ervoor dat het juiste land is geselecteerd, aangezien dit na registratie niet kan worden gewijzigd.

U ontvangt een activeringscode op het opgegeven e-mailadres en wijst een wachtwoord toe.

Uw account is nu geactiveerd.

Bedrijf creëren

Nadat u zich voor de eerste keer heeft aangemeld, wordt u gevraagd een bedrijfsnaam toe te wijzen.

U kunt later optioneel andere bedrijven toevoegen.

Maak en bewerk afdelingen

U kunt optioneel afdelingen aanmaken door op de groene „+” te klikken in het gebied „Afdelingen” van het bedrijf.

De naam van reeds aangemaakte afdelingen kan worden gewijzigd door op het potloodsymbool te klikken.

Een afdeling wordt verwijderd door op het prullenbaksymbool te klikken.

Afdelingen waaraan nog medewerkers zijn toegewezen, kunnen alleen worden verwijderd als deze medewerkers zijn toegewezen aan een andere afdeling of aan geen afdeling.

Bewerk feestdagen

Algemene feestdagen kunnen optioneel worden onderhouden onder het menu-item “Bedrijven -> Feestdagen bewerken”.

Vakantiesjabloon toepassen

Feestdagen voor bepaalde regio's kunnen automatisch worden overgenomen met behulp van een sjabloon of handmatig worden ingevoerd.

Creëer medewerker

Een nieuwe medewerker kan worden aangemaakt door op de groene „+“ te klikken.

In het vervolgkeuzemenu kan het bedrijf worden geselecteerd waarin de medewerker werkt. Het e-mailadres van de medewerker is tevens de gebruikersnaam waarmee de medewerker zich authenticeert in het medewerkersgedeelte en de app.

Aandacht: Zorg ervoor dat u het e-mailadres correct invoert, aangezien de activeringscode naar dit adres wordt verzonden. Het gebruik van het tijdregistratiesysteem is niet mogelijk zonder geactiveerd werknemersaccount. Het e-mailadres kan op elk moment worden gewijzigd.

Als het selectievakje „Mobiel“ is geactiveerd, kunnen medewerkers hun werkuren ook opnemen met mobiele apparaten (smartphone, tablet). Anders is tijdregistratie alleen mogelijk vanaf desktopapparaten (bijv. Centrale tijdregistratieterminal). Ongeacht de mobiele autorisatie kunnen medewerkers hun werktijden vanaf elk apparaat inzien.

Bewerk medewerkers

Na succesvolle activering van het account door de medewerker, wordt dit in de medewerkersadministratie aangegeven met het vinkje „Actief“.

Als de activering nog niet heeft plaatsgevonden, is de status „In afwachting“.

Als de medewerker de e-mail niet heeft ontvangen, bijv. omdat het verkeerde e-mailadres is opgegeven of de e-mail is geclassificeerd als spam, kan dit worden gecorrigeerd en kan de activeringscode opnieuw worden verzonden.

Deactiveer medewerkers

Als een werknemer het bedrijf verlaat, kan hij worden gedeactiveerd door het selectievakje „Actief“ uit te schakelen.

Alle opnames blijven behouden, maar de medewerker heeft geen toegang meer tot het systeem.

Inactieve medewerkers worden niet meegerekend in de vergunningberekening en belasten daarmee het vrije contingent van het aantal medewerkers niet.

Verwijder medewerkers

Indien een medewerker inclusief alle stamgegevens, urenregistratie en afwezigheden volledig verwijderd dient te worden, doet u dit in de medewerkersadministratie door op de knop „Verwijderen medewerker“ te klikken.

Het volledig verwijderen van een medewerker is alleen aan te raden als hij onjuist is aangemaakt of als de wettelijke bewaartermijn is verstreken en de administratie niet meer nodig is. De gegevens kunnen na verwijdering niet worden hersteld en daarom kunnen de gegevens alleen worden verwijderd na een overeenkomstige beveiligingsbevestiging.

Als de werknemer het bedrijf gewoon heeft verlaten, kan hij worden gedeactiveerd. Alle gegevens worden hier bewaard.

Creëer streefuren

Elke medewerker kan een individueel streefurenprofiel toegewezen krijgen door op de groene „+“ in de medewerkersadministratie te klikken.

Als er al sjablonen zijn opgeslagen, kunnen ze worden overgenomen door ze te selecteren in het vervolgkeuzemenu.

De datum vanaf wanneer dit profiel moet worden gebruikt en de dagelijkse streefwerktijd kunnen worden opgeslagen.

Als het bedrijf regels heeft voor het naleven van minimale pauzes, kunt u optioneel aangeven van hoeveel werkuren per dag welke minimale pauze automatisch moet worden afgetrokken. De informatie wordt gegeven in bedrijfsuren (bijv. 0,75 bedrijfsuren = 45 minuten).

Feestdagen die in de bedrijfsinstellingen zijn ingevoerd, worden standaard ook als zodanig in het tijdregistratiesysteem meegenomen. In sommige bedrijfstakken (bijv. Gastronomie, gezondheidszorg, enz.) Is het gebruikelijk om op feestdagen te moeten werken. Hiervoor moet het selectievakje „Feestdagen negeren“ geactiveerd zijn.

Als de werknemer de mogelijkheid heeft om overuren te sparen en te verminderen met behulp van zijn tijdrekening, wordt het selectievakje „Overplaatsingsuren“ geactiveerd en worden de respectieve plus- of min-uren overgeboekt naar de volgende maand. Indien dit niet gewenst is (bijv. Loonbetaling op basis van gewerkte uren), dient de uuroverdracht gedeactiveerd te worden.

Als het nieuw aangemaakte profiel ook als sjabloon voor andere medewerkers moet worden gebruikt, kan een „sjabloonnaam“ worden opgegeven. Als u op „Opslaan“ klikt, wordt automatisch een nieuw sjabloon aangemaakt.

Klik op de linkerpijl om de details van het bijbehorende streefuurprofiel te openen. Het wordt verwijderd door op het prullenbaksymbool rechts van het profiel te klikken.

Afwezigheid toevoegen

Door in de personeelsadministratie op de groene „+“ te klikken, kunnen afwezigheden (bijv. Vakantie, ziekte, etc.) van medewerkers worden geregistreerd.

Na het invoeren van de verzuimperiode dient de reden van verzuim te worden opgegeven. Als dezelfde dag is opgegeven bij “Van” en “Tot”, kan de afwezigheid worden verkort tot een halve dag door het bijbehorende selectievakje te activeren.

Indien er sprake is van een meerdaags verzuim dat één of meer dagdelen omvat, dan moet voor elke periode die als dagdeel moet worden gerekend een apart verzuim worden gespaard.

Een afwezigheid kan worden verwijderd door op het prullenbaksymbool te klikken.

Bekijk en bewerk de werktijden van medewerkers

Het bewerkingsvenster opent door op de gewenste dag in de kalender in de personeelsadministratie te klikken.

Tijden kunnen eenvoudig worden gewijzigd door de opgeslagen waarden te overschrijven en geaccepteerd door op het groene vinkje te klikken. Een opname per uur wordt verwijderd door op het prullenbaksymbool te klikken.

Door op „Tijden toevoegen“ te klikken, kunnen werk- en pauzetijden worden toegevoegd.

Dashboard

De huidige status van elke medewerker, uitgesplitst naar bedrijf en afdeling, wordt in realtime weergegeven via het menu-item “Dashboard”.

• Status: rot=abgemeldet, grün=angemeldet, gelb=Pause
• Grund: Anzeige des Grundes im Falle einer Abwesenheit (z.B. Urlaub, Krank, etc.)
• Konto: Stand des Arbeitszeitkontos zum Vortag

Genereer en exporteer urenstaten

Een overzicht van de werktijdrekeningen kan worden aangemaakt via het menu-item “Werktijdlijst”. Om dit te doen, moet het gewenste bedrijf en de bijbehorende maand worden geselecteerd.

Eventueel kan de evaluatie worden beperkt tot één afdeling.

De evaluatie kan worden afgedrukt of geëxporteerd als CSV-bestand door op de overeenkomstige knoppen te klikken.

Log met wijzigingen

Een overzicht van de wijzigingen die beheerders hebben aangebracht in bedrijfs-, werknemers- en gebruikersgegevens kan worden ingezien via het menu-item „Wijzigingslogboek“.

Het kan worden gefilterd op datum, bedrijf, beheerder en uitgevoerde bewerkingen.

De evaluatie kan worden afgedrukt of geëxporteerd als CSV-bestand door op de overeenkomstige knoppen te klikken.

Maak beheerders aan en beheer rechten

Toegangsrechten kunnen worden beheerd onder het menu-item „Administrators“.

Administratierechten kunnen in drie fasen worden toegewezen:

• Volledige toegang
• Alleen toegang tot een specifiek bedrijf
• Alleen toegang tot een specifieke afdeling van een bedrijf

De rechten van bestaande beheerders kunnen op elk moment worden gewijzigd en nieuwe beheerders kunnen worden uitgenodigd met de knop „Beheerder aanmaken“.

Abonnement wijzigen

Als een hoger / lager aantal ondersteunde bedrijven, medewerkers of een hogere / lagere ondersteuningsstatus gewenst is, kan het plan worden aangepast via het menu-item met dezelfde naam. Bovendien kan hier de status van het huidige plan worden bekeken en kan het factuuradres worden gewijzigd.

Oprichting van een centrale tijdregistratieterminal

De werkgever kan een of meer terminals voor tijdregistratie opzetten. Hiervoor kan hij de webapplicatie in de browser aanbieden voor tijdregistratie op een pc, notebook of client. Medewerkers loggen in op de applicatie met hun gebruikersnaam en wachtwoord. https://log.timeclam.com

Het is handiger om de TIME|CLAM-app op een tablet te installeren, omdat elke medewerker zich hier kan authenticeren met een NFC-tag (bijv. Sleutel, kaart, smartphone, etc.).

Uiteraard kunnen medewerkers de tijdregistratie ook individueel op hun eigen werkplek gebruiken via de webapplicatie of mobiel via de app.

Schrijf je in bij aanvang van het werk

Na het inloggen begint de tijdregistratie met een klik op „Registreren“. Het tijdstip van aanvang van het werk wordt weergegeven.

Aanmelding en uitschrijving voor pauzes

Om een pauze te beginnen, klikt u op “Pauze”. Het tijdstip van het begin van de pauze wordt weergegeven.

De pauze wordt beëindigd door op „Einde pauze“ te klikken.

Log uit aan het einde van het werk

Aan het einde van het werk wordt op de knop „Uitloggen“ geklikt.

Weergave van de werktijdrekening

Het totale saldo van de werktijdrekening wordt weergegeven onder “Balans” (waarde van de vorige dag).

Gedetailleerd overzicht van de werk- en verzuimtijden in de kalender

De kalenderweergave wordt geopend door op de knop “Details” te klikken. De overeengekomen werktijd wordt weergegeven onder “Doel” en de werkelijke werktijd voor de geselecteerde maand onder “Inderdaad”. „Balans“ toont het maandelijkse verschil tussen de beoogde en werkelijke werkuren.

Details van de geregistreerde tijden worden weergegeven door op de gewenste datum te klikken.