Manual


O sistema de rastreamento de tempo TIME|CLAM é totalmente baseado em nuvem e não requer nenhuma instalação em seu hardware. O sistema consiste em duas áreas:



Atenção:
Antes que os funcionários possam usar o sistema de rastreamento de tempo, eles devem primeiro ser criados e convidados na área de administração.


Administração
(para empregadores e supervisores)


Registro



Registre-se como um empregador em https://admin.timeclam.com

Atenção: Certifique-se de que o país correto foi selecionado, pois isso não pode ser alterado após o registro.

Você receberá um código de ativação no endereço de e-mail fornecido e atribuirá uma senha.

Sua conta agora está ativada.

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Criar empresa



Depois de fazer login pela primeira vez, você será solicitado a atribuir um nome de empresa.

Você pode opcionalmente adicionar outras empresas mais tarde.

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Criar e editar departamentos



Opcionalmente, você pode criar departamentos clicando no “+” verde na área “Departamentos” da empresa.

O nome dos departamentos já criados pode ser alterado clicando no símbolo do lápis.

Um departamento é excluído clicando no símbolo de lixo.

Os departamentos aos quais os funcionários ainda estão atribuídos só podem ser excluídos se esses funcionários tiverem sido atribuídos a outro departamento ou a nenhum departamento.

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Editar feriados



Os feriados globais podem ser mantidos opcionalmente no item de menu „Empresas -> Editar feriados“.

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Aplicar modelo de feriado



Os feriados para certas regiões podem ser adotados automaticamente usando um modelo ou inseridos manualmente.

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Gerenciar funcionários
No item de menu „Empregados“, os funcionários podem ser gerenciados, perfis de horas-alvo e ausências podem ser editados e os horários de trabalho dos funcionários podem ser visualizados e corrigidos se necessário, e definir funcionários inativos quando eles deixarem a empresa.


Criar funcionário



Um novo funcionário pode ser criado clicando no botão verde „+“.

A empresa em que o funcionário trabalha pode ser selecionada no menu suspenso. O endereço de e-mail do funcionário também é o nome de usuário com o qual o funcionário se autentica na área de funcionários e no aplicativo.

Atenção: Certifique-se de inserir o endereço de e-mail corretamente, pois o código de ativação será enviado para este endereço. O uso do sistema de rastreamento de tempo não é possível sem a conta do funcionário ativada. O endereço de e-mail pode ser alterado a qualquer momento.

Se a caixa de seleção „Móvel“ estiver ativada, os funcionários também podem registrar suas horas de trabalho usando dispositivos móveis (smartphone, tablet). Caso contrário, o rastreamento de tempo só é possível a partir de dispositivos de desktop (por exemplo, terminal central de rastreamento de tempo). Independentemente da autorização móvel, os funcionários podem visualizar suas horas de trabalho em qualquer dispositivo.



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Editar funcionários



Após a ativação bem-sucedida da conta pelo funcionário, isso é indicado na administração do funcionário com o tique “Ativo”.

Se a ativação ainda não ocorreu, o status é „Pendente“.

Se o funcionário não recebeu o e-mail, por ex. porque o endereço de e-mail errado foi fornecido ou o e-mail foi classificado como spam, isso pode ser corrigido e o código de ativação enviado novamente.

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Desativar funcionários



Se um funcionário sair da empresa, ele pode ser desativado desativando a caixa de seleção “Ativo”.

Todas as gravações são retidas, mas o funcionário não tem mais acesso ao sistema.

Funcionários inativos não são incluídos no cálculo da licença e, portanto, não oneram o contingente livre do número de funcionários.

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Excluir funcionários



Se um funcionário, incluindo todos os dados mestre, registros de controle de tempo e ausências, deve ser completamente excluído, isso é feito na administração do funcionário clicando no botão “Excluir funcionário”.

A exclusão completa de um funcionário só é recomendada se ele foi criado incorretamente ou o período de retenção legal expirou e os registros não são mais necessários. Os dados não podem ser restaurados após a exclusão e, portanto, os dados só podem ser excluídos após uma confirmação de segurança correspondente.

Se o funcionário simplesmente saiu da empresa, ele pode ser desativado. Todos os dados são retidos aqui.

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Criar horas-alvo



Cada funcionário pode ser atribuído a um perfil de hora alvo individual clicando no botão verde „+“ na administração do funcionário.

Se os modelos já estiverem salvos, eles podem ser adotados selecionando-os no menu suspenso.

A data a partir da qual este perfil deve ser usado e o tempo de trabalho planejado diário podem ser armazenados.

Se a empresa possui regulamentos para cumprimento de pausas mínimas, pode-se, opcionalmente, especificar a partir de quantas horas de trabalho por dia qual intervalo mínimo deve ser deduzido automaticamente. As informações são fornecidas em horas industriais (por exemplo, 0,75 horas industriais = 45 minutos).

Os feriados que foram inseridos nas configurações da empresa também são considerados como tal no sistema de controle de tempo por padrão. Em alguns setores (por exemplo, gastronomia, saúde, etc.), é comum ter que trabalhar nos feriados. Para isso, a caixa de seleção „Ignorar feriados“ deve estar ativada.

Se o empregado tiver a oportunidade de acumular e reduzir as horas extras com a sua conta de tempos, a caixa de seleção „Transferir horas“ é ativada e as respectivas horas mais ou menos são transferidas para o mês seguinte. Se isso não for desejado (por exemplo, pagamento de salário com base nas horas trabalhadas), a transferência de horas deve ser desativada.

Se o perfil recém-criado também for usado como modelo para outros funcionários, um „nome do modelo“ pode ser especificado. Ao clicar em „Salvar“, um novo modelo será criado automaticamente.

Clique na seta para a esquerda para abrir os detalhes do perfil de hora alvo correspondente. Ele é excluído clicando no símbolo da lixeira à direita do perfil.

Criar horas-alvo

Criar horas-alvo

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Adicionar ausência



Ao clicar no „+“ verde na administração de funcionários, as ausências (por exemplo, férias, doença, etc.) dos funcionários podem ser registradas.

Após inserir o período de ausência, o motivo da ausência deve ser especificado. Se o mesmo dia for especificado em “De” e “Até”, a ausência pode ser reduzida para meio dia ativando a caixa de seleção correspondente.

Se uma ausência de vários dias deve ser registrada que inclui um ou mais meios dias, uma ausência separada deve ser registrada para cada período que deve ser considerado como meio dia.

Uma ausência pode ser excluída clicando no símbolo da lixeira.

Adicionar ausência

Adicionar ausência O idioma que você selecionou é usado no aplicativo

Adicionar ausência Exemplo: Férias de 14/01 a 15/01, das quais 14/01 corresponde a meio dia

Ver e editar o horário de trabalho dos funcionários



A janela de edição abre clicando no dia desejado no calendário na administração de funcionários.

Os horários podem ser alterados simplesmente sobrescrevendo os valores salvos e aceitos clicando na marca verde. Uma gravação de hora em hora é excluída clicando no símbolo da lixeira.

Ao clicar em „Adicionar tempos“, podem ser adicionados os tempos de trabalho e de descanso.

Ver e editar o horário de trabalho dos funcionários

Ver e editar o horário de trabalho dos funcionários

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Painel de controle



A situação atual de cada colaborador, discriminada por empresa e departamento, é apresentada em tempo real através da opção de menu “Dashboard”.

  • Status: rot=abgemeldet, grün=angemeldet, gelb=Pause
  • Grund: Anzeige des Grundes im Falle einer Abwesenheit (z.B. Urlaub, Krank, etc.)
  • Konto: Stand des Arbeitszeitkontos zum Vortag
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Gerar e exportar planilhas de horas



Uma visão geral das contas de horário de trabalho pode ser gerada através do item de menu “Lista de horário de trabalho”. Para isso, deve-se selecionar a empresa desejada e o mês correspondente.

Opcionalmente, a avaliação pode ser limitada a um único departamento.

A avaliação pode ser impressa ou exportada como um arquivo CSV clicando nos botões correspondentes.

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Changelog



Uma visão geral das alterações feitas pelos administradores nos dados da empresa, do funcionário e do usuário pode ser visualizada através do item de menu „Registro de alterações“.

Pode ser filtrado por data, empresa, administrador e operações realizadas.

A avaliação pode ser impressa ou exportada como um arquivo CSV clicando nos botões correspondentes.

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Crie administradores e gerencie direitos



Os direitos de acesso podem ser gerenciados no item de menu „Administradores“.

Os direitos de administração podem ser atribuídos em três etapas:
  • Acesso total
  • Acesso a apenas uma empresa específica
  • Acesso apenas a um departamento específico de uma empresa
Os direitos dos administradores existentes podem ser alterados a qualquer momento e novos administradores podem ser convidados usando o botão „Criar administrador“.

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Alterar assinatura



Se um número maior / menor de empresas, funcionários ou um status de suporte maior / menor for necessário, o plano pode ser ajustado usando o item de menu com o mesmo nome. Além disso, o status do plano atual pode ser visualizado aqui e o endereço de cobrança pode ser editado.

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Estabelecimento de um terminal central de registro de tempo



O empregador pode configurar um ou mais terminais para rastreamento de tempo. Para isso, ele pode oferecer o aplicativo web no navegador para rastreamento de tempo em um PC, notebook ou cliente. Os funcionários fazem login no aplicativo com seu nome de usuário e senha. https://log.timeclam.com

É mais conveniente instalar o aplicativo TIME|CLAM em um tablet, porque cada funcionário pode se autenticar aqui usando uma etiqueta NFC (por exemplo, chave, cartão, smartphone, etc.).

Claro, os funcionários também podem usar o registro de tempos individualmente em sua própria estação de trabalho por meio do aplicativo da web ou móvel por meio do aplicativo.

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Controle de tempo (Para funcionários)



Os funcionários não podem se cadastrar, mas são criados pelo empregador e convidados a utilizar o sistema de registro de tempos por e-mail (com código de ativação / link de ativação). Após a ativação bem-sucedida, o funcionário pode fazer login no aplicativo da web ou por meio do aplicativo: https://log.timeclam.com

A funcionalidade do aplicativo da web e do aplicativo é basicamente idêntica. Além de uma senha para autenticação, a impressão digital, o reconhecimento facial ou o registro de uma etiqueta NFC também podem ser usados no aplicativo e o horário de trabalho também pode ser registrado no modo offline.

O controle de tempo por meio de um dispositivo móvel (smartphone, tablet) deve ser aprovado pelo administrador.


Cadastre-se no início do trabalho



Após o login, o controle de tempo começa com um clique em „Registro“. A hora de início do trabalho é exibida.

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Registro e cancelamento de registro para pausas



Para iniciar uma pausa, clique em “Pausa”. A hora de início do intervalo é exibida.

A pausa termina clicando em „Fim da pausa“.

Registro e cancelamento de registro para pausas

Registro e cancelamento de registro para pausas O idioma que você selecionou é usado no aplicativo

Faça logoff no final do trabalho



No final do trabalho, o botão „Sair“ é clicado.

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Exibição da conta de horário de trabalho



O saldo total da conta de horário de trabalho é exibido em “Saldo” (valor do dia anterior).

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Visão detalhada dos tempos de trabalho e ausência no calendário



A visualização do calendário é aberta clicando no botão “Detalhes”. O tempo de trabalho acordado é exibido em „Alvo“ e o tempo de trabalho real para o mês selecionado em „De fato“. „Saldo“ mostra a diferença mensal entre a meta e as horas de trabalho reais.

Detalhes dos tempos registrados são exibidos clicando na data desejada.

Visão detalhada dos tempos de trabalho e ausência no calendário

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Privacidade


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