Håndbok


Tidssporingssystemet TIME|CLAM er fullstendig skybasert og krever ingen installasjon på maskinvaren din. Systemet består av to områder:



Merk følgende:
Før ansatte kan bruke tidssporingssystemet, må de først opprettes og inviteres i administrasjonsområdet.


Administrasjon
(for arbeidsgivere og veiledere)


Registrere



Registrer deg som arbeidsgiver hos https://admin.timeclam.com

Merk følgende: Forsikre deg om at riktig land er valgt, da dette ikke kan endres etter registrering.

Du vil motta en aktiveringskode på den oppgitte e-postadressen og tildele et passord.

Kontoen din er nå aktivert.

Registrere Språket du valgte brukes i applikasjonen

Opprett selskap



Etter at du har logget på for første gang, blir du bedt om å tilordne et firmanavn.

Du kan eventuelt legge til andre selskaper senere.

Opprett selskap Språket du valgte brukes i applikasjonen

Opprett og rediger avdelinger



Du kan eventuelt opprette avdelinger ved å klikke på det grønne “+” i området “Avdelinger” i selskapet.

Navnet på avdelinger som allerede er opprettet kan endres ved å klikke på blyantsymbolet.

En avdeling slettes ved å klikke på søppelsymbolet.

Avdelinger som ansatte fortsatt er tilordnet til, kan bare slettes hvis disse ansatte har blitt tildelt en annen avdeling eller til ingen avdeling.

Opprett og rediger avdelinger Språket du valgte brukes i applikasjonen

Rediger helligdager



Globale helligdager kan valgfritt opprettholdes under menypunktet „Bedrifter -> Rediger helligdager“.

Rediger helligdager Språket du valgte brukes i applikasjonen

Bruk feriemal



Helligdager for bestemte regioner kan automatisk vedtas ved hjelp av en mal eller angis manuelt.

Bruk feriemal Språket du valgte brukes i applikasjonen

Administrer ansatte
Under menypunktet “Ansatte” kan ansatte administreres, måltimeprofiler og fravær kan redigeres og ansattes arbeidstid kan sees og korrigeres om nødvendig, og sette ansatte inaktive når de har forlatt selskapet.


Opprett ansatt



En ny ansatt kan opprettes ved å klikke på den grønne „+“.

Firmaet som den ansatte arbeider i kan velges i rullegardinmenyen. Den ansattes e-postadresse er også brukernavnet som den ansatte autentiserer seg med i ansattområdet og appen.

Merk følgende: Forsikre deg om at du oppgir e-postadressen riktig, da aktiveringskoden vil bli sendt til denne adressen. Bruk av tidssporingssystemet er ikke mulig uten aktivert ansattes konto. E-postadressen kan endres når som helst.

Hvis avkrysningsruten „Mobil“ er aktivert, kan ansatte også registrere arbeidstiden sin ved hjelp av mobile enheter (smarttelefon, nettbrett). Ellers er tidssporing bare mulig fra stasjonære enheter (f.eks. Sentral tidssporingsterminal). Uansett mobil autorisasjon, kan ansatte se arbeidstiden sin fra hvilken som helst enhet.



Språket du valgte brukes i applikasjonen

Rediger ansatte



Etter vellykket aktivering av kontoen av arbeidstakeren, er dette angitt i ansattadministrasjonen med krysset „Aktiv“.

Hvis aktiveringen ennå ikke har funnet sted, er statusen „Venter“.

Hvis den ansatte ikke mottok e-posten, f.eks. fordi feil e-postadresse ble gitt eller e-posten ble klassifisert som spam, kan dette rettes og aktiveringskoden sendes på nytt.

Språket du valgte brukes i applikasjonen

Deaktiver ansatte



Hvis en ansatt forlater selskapet, kan han deaktiveres ved å deaktivere avkrysningsruten „Aktiv“.

Alle opptak beholdes, men den ansatte har ikke lenger tilgang til systemet.

Inaktive ansatte er ikke inkludert i lisensberegningen og belaster derfor ikke den frie kontingenten av antall ansatte.

Språket du valgte brukes i applikasjonen

Slett ansatte



Hvis en ansatt, inkludert alle stamdata, tidssporingsregistreringer og fravær, skal slettes fullstendig, gjøres dette i medarbeideradministrasjonen ved å klikke på knappen „Slett ansatt“.

Fullstendig sletting av en ansatt anbefales bare hvis han ble opprettet feil eller den lovbestemte oppbevaringsperioden er utløpt og postene ikke lenger er nødvendige. Dataene kan ikke gjenopprettes etter sletting, og derfor kan dataene bare slettes etter en tilsvarende sikkerhetsbekreftelse.

Hvis den ansatte ganske enkelt har forlatt selskapet, kan han bli deaktivert. Alle data lagres her.

Språket du valgte brukes i applikasjonen

Lag måltimer



Hver ansatt kan tildeles en individuell måltimeprofil ved å klikke på den grønne „+“ i ansattadministrasjonen.

Hvis maler allerede er lagret, kan de adopteres ved å velge dem fra rullegardinmenyen.

Datoen som denne profilen skal brukes fra, og den daglige målsettede arbeidstiden kan lagres.

Hvis selskapet har forskrifter for overholdelse av minimumspauser, kan du eventuelt spesifisere fra hvor mange arbeidstimer per dag hvilket minimumspause skal trekkes automatisk. Informasjonen er gitt i industrielle timer (f.eks. 0,75 industrielle timer = 45 minutter).

Helligdager som er lagt inn i firmainnstillingene blir også tatt i betraktning som sådan i tidssporingssystemet. I noen bransjer (f.eks. Gastronomi, helsetjenester osv.) Er det vanlig å måtte jobbe på helligdager. For dette bør avkrysningsruten „Ignorer helligdager“ være aktivert.

Hvis arbeidstakeren har mulighet til å akkumulere og redusere overtid ved hjelp av tidskontoen, er avkrysningsruten „Overføringstid“ aktivert og de respektive pluss- eller minus timene overføres til neste måned. Hvis dette ikke er ønsket (f.eks. Lønnsutbetaling basert på arbeidstiden), bør timeoverføringen deaktiveres.

Hvis den nyopprettede profilen også skal brukes som mal for andre ansatte, kan et „malnavn“ spesifiseres. Når du klikker på „Lagre“, opprettes en ny mal automatisk.

Klikk på venstre pil for å åpne detaljene for den tilsvarende måltimeprofilen. Det slettes ved å klikke på søppelsymbolet til høyre for profilen.

Lag måltimer

Lag måltimer

Lag måltimer Språket du valgte brukes i applikasjonen

Legg til fravær



Ved å klikke på det grønne „+“ i medarbeideradministrasjonen, kan fravær (f.eks. Ferie, sykdom osv.) Registreres for de ansatte.

Etter at fraværet er angitt, må årsaken til fraværet spesifiseres. Hvis samme dag er spesifisert i “Fra” og “Til”, kan fraværet forkortes til en halv dag ved å aktivere den tilsvarende avmerkingsboksen.

Hvis det skal registreres et flerdagsfravær som inkluderer en eller flere halve dager, må det lagres et separat fravær for hver periode som skal tas i betraktning som en halv dag.

Fravær kan slettes ved å klikke på papirkurven.

Legg til fravær

Legg til fravær Språket du valgte brukes i applikasjonen

Legg til fravær Eksempel: Ferie fra 01/14 til 01/15, hvorav 01/14 er en halv dag

Se og rediger ansattes arbeidstid



Redigeringsvinduet åpnes ved å klikke på ønsket dag i kalenderen i ansattadministrasjonen.

Tidene kan endres ved å overskrive de lagrede verdiene og godta ved å klikke på det grønne krysset. En timesopptak slettes ved å klikke på søppelsymbolet.

Ved å klikke på „Legg til tider“, kan arbeids- og pausetider legges til.

Se og rediger ansattes arbeidstid

Se og rediger ansattes arbeidstid

Se og rediger ansattes arbeidstid Språket du valgte brukes i applikasjonen

Dashbord



Gjeldende status for hver ansatt, fordelt på selskap og avdeling, vises i sanntid via menyelementet “Dashboard”.

  • Status: rot=abgemeldet, grün=angemeldet, gelb=Pause
  • Grund: Anzeige des Grundes im Falle einer Abwesenheit (z.B. Urlaub, Krank, etc.)
  • Konto: Stand des Arbeitszeitkontos zum Vortag
Dashbord Språket du valgte brukes i applikasjonen

Generer og eksporter timelister



En oversikt over arbeidstidskontoer kan genereres via menypunktet “Arbeidstidsliste”. For å gjøre dette må ønsket selskap og den tilsvarende måneden velges.

Eventuelt kan evalueringen begrenses til en enkelt avdeling.

Evalueringen kan skrives ut eller eksporteres som en CSV-fil ved å klikke på de tilsvarende knappene.

Generer og eksporter timelister Språket du valgte brukes i applikasjonen

Changelog



En oversikt over endringene administratørene har gjort i firma-, ansatt- og brukerdata kan vises via menypunktet „Endringslogg“.

Den kan filtreres etter dato, firma, administrator og utførte operasjoner.

Evalueringen kan skrives ut eller eksporteres som en CSV-fil ved å klikke på de tilsvarende knappene.

Changelog Språket du valgte brukes i applikasjonen

Opprett administratorer og administrer rettigheter



Tilgangsrettigheter kan administreres under menypunktet „Administratorer“.

Administrasjonsrettigheter kan tildeles i tre trinn:
  • Full tilgang
  • Bare tilgang til et bestemt selskap
  • Bare tilgang til en bestemt avdeling i et selskap
Rettighetene til eksisterende administratorer kan endres når som helst, og nye administratorer kan inviteres ved å bruke knappen „Opprett administrator“.

Opprett administratorer og administrer rettigheter Språket du valgte brukes i applikasjonen

Bytt abonnement



Hvis det kreves et høyere / lavere antall støttede selskaper, ansatte eller en høyere / lavere støttestatus, kan planen justeres ved hjelp av menyelementet med samme navn. I tillegg kan statusen til gjeldende plan vises her og faktureringsadressen kan redigeres.

Bytt abonnement Språket du valgte brukes i applikasjonen

Etablering av en sentral tidsregistreringsterminal



Arbeidsgiveren kan sette opp en eller flere terminaler for tidssporing. For å gjøre dette kan han tilby webapplikasjonen i nettleseren for tidssporing på en PC, bærbar PC eller klient. Ansatte logger seg på applikasjonen med brukernavn og passord. https://log.timeclam.com

Det er mer praktisk å installere TIME|CLAM-appen på et nettbrett, fordi hver ansatt kan godkjenne seg her ved hjelp av en NFC-tag (f.eks. Nøkkel, kort, smarttelefon osv.).

Selvfølgelig kan ansatte også bruke tidsopptaket individuelt på sin egen arbeidsstasjon via webapplikasjonen eller mobil via appen.

Etablering av en sentral tidsregistreringsterminal Språket du valgte brukes i applikasjonen


Tidssporing (for ansatte)



Ansatte kan ikke registrere seg selv, men er opprettet av arbeidsgiveren og blir invitert til å bruke tidsregistreringssystemet via e-post (med aktiveringskode / aktiveringskobling). Etter vellykket aktivering kan den ansatte logge på nettapplikasjonen eller via appen: https://log.timeclam.com

Funksjonaliteten til webapplikasjonen og appen er stort sett identisk. I tillegg til et passord for autentisering, kan et fingeravtrykk, ansiktsgjenkjenning eller registrering av en NFC-kode også brukes i appen, og arbeidstiden kan også registreres i frakoblet modus.

Tidssporing via en mobil enhet (smarttelefon, nettbrett) må godkjennes av administratoren.


Registrer deg ved arbeidsstart



Etter innlogging begynner tidssporingen med å klikke på „Registrere“. Tidspunktet for arbeidets start vises.

Registrer deg ved arbeidsstart Språket du valgte brukes i applikasjonen

Registrering og avregistrering for pauser



For å starte en pause, klikk på “Pause”. Tidspunktet for pausens start vises.

Pausen avsluttes ved å klikke på „Avslutt pause“.

Registrering og avregistrering for pauser

Registrering og avregistrering for pauser Språket du valgte brukes i applikasjonen

Logg av på slutten av arbeidet



På slutten av arbeidet klikkes på knappen „Logg av“.

Logg av på slutten av arbeidet Språket du valgte brukes i applikasjonen

Visning av arbeidstidskontoen



Den totale saldoen på arbeidstidskontoen vises under “Balansere” (forrige dags verdi).

Visning av arbeidstidskontoen Språket du valgte brukes i applikasjonen

Detaljert oversikt over arbeids- og fraværstidene i kalenderen



Kalendervisningen åpnes ved å klikke på “Detaljer” -knappen. Avtalt arbeidstid vises under “Mål” og faktisk arbeidstid for den valgte måneden under “Faktisk”. „Balansere“ viser den månedlige forskjellen mellom mål og faktisk arbeidstid.

Detaljer om de registrerte tidene vises ved å klikke på ønsket dato.

Detaljert oversikt over arbeids- og fraværstidene i kalenderen

Detaljert oversikt over arbeids- og fraværstidene i kalenderen Språket du valgte brukes i applikasjonen

Personvern


Du kan besøke nettstedet vårt uten å oppgi noen personlig informasjon. Vi lagrer bare tilgangsdata i såkalte serverloggfiler, f.eks. navnet på den forespurte filen, dato og klokkeslett for tilgang, mengde data overført og den forespørsel leverandøren. Disse dataene blir bare evaluert for å sikre problemfri drift av nettstedet og for å forbedre tilbudet vårt og lar oss ikke trekke noen konklusjoner om deg personlig.

Vis mer Vi behandler personopplysninger hvis du frivillig gir dem til oss når du kontakter oss.

Dette nettstedet bruker Google (Universal) Analytics, en webanalysetjeneste levert av Google Inc. (www.google.com). Google (Universal) Analytics bruker metoder som gjør det mulig å analysere bruken av nettstedet, for eksempel såkalte “cookies”, tekstfiler som er lagret på datamaskinen din. Informasjonen som genereres om din bruk av dette nettstedet blir vanligvis overført til en Google-server i USA og lagret der. Ved å aktivere IP-anonymisering på dette nettstedet vil IP-adressen bli forkortet før overføring innen EUs medlemsland eller i andre kontraherende stater i avtalen om Det europeiske økonomiske området. Bare unntaksvis vil hele IP-adressen bli overført til en Google-server i USA og forkortet der. Den anonymiserte IP-adressen som overføres av nettleseren din som en del av Google Analytics, vil ikke bli slått sammen med andre Google-data. Du kan forhindre Google i å samle inn dataene generert av cookie og relatere til din bruk av nettstedet (inkludert IP-adressen din) og fra å behandle disse dataene av Google ved å laste ned og installere nettleser-plugin-modulen tilgjengelig under følgende lenke: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=no

Du har rett til å frigjøre informasjon om dataene vi har lagret om deg, og om nødvendig retten til å korrigere, blokkere eller slette disse dataene. Hvis du har spørsmål om innsamling, behandling eller bruk av dine personopplysninger, informasjon, korreksjon, blokkering eller sletting av data samt tilbakekall av samtykke eller innvendinger mot en spesifikk bruk av data, kan du kontakte oss direkte ved å bruke kontaktinformasjonen i vårt avtrykk.

Personvernregler opprettet med Trusted Shops juridiske teksttjeneste i samarbeid med Wilde Beuger Solmecke advokatfirma.

Vis mindre