Manual
El sistema de seguimiento del tiempo TIME|CLAM está completamente basado en la nube y no requiere ninguna instalación en su hardware. El sistema consta de dos áreas:
Administración
(para empleadores y supervisores)
https://admin.timeclam.com
- Primeros pasos: Registrarse, Crear empresa
- Crear y editar departamentos, mantener los días festivos
- Empleados: crear, editar, desactivar, eliminar
- Crear horario objetivo
- Agregar ausencia
- Ver y editar las horas de trabajo de los empleados
- Tablero
- Generar y exportar partes de horas
- Registro de cambios
- Crear administradores y gestionar derechos
- Cambiar suscripción
- Establecimiento de una terminal central de registro de la hora
Seguimiento del tiempo
para empleados
https://log.timeclam.com o Aplicación movil
- Registrarse al inicio del trabajo
- Alta y baja por pausas
- Cerrar sesión al final del trabajo
- Visualización de la cuenta del tiempo de trabajo
- Vista detallada de los tiempos de trabajo y absentismo en el calendario
- Enviar solicitudes de corrección (planificado)
- Presentar solicitudes de vacaciones y reportar ausencias (planificadas)
Atención:
Antes de que los empleados puedan utilizar el sistema de seguimiento del tiempo, primero deben ser creados e invitados en el área de administración.
Administración
(para empleadores y supervisores)
Registrarse
Registrarse como empleador en https://admin.timeclam.com
Atención: Asegúrese de haber seleccionado el país correcto, ya que no se puede cambiar después del registro.
Recibirá un código de activación en la dirección de correo electrónico proporcionada y le asignará una contraseña.
Su cuenta ahora está activada.
![Registrarse Registrarse](res/img/howto/register.jpg)
Crear empresa
Después de iniciar sesión por primera vez, se le pedirá que asigne un nombre de empresa.
Opcionalmente, puede agregar otras empresas más adelante.
![Crear empresa Crear empresa](res/img/howto/createCompany.jpg)
Crear y editar departamentos
Opcionalmente, puede crear departamentos haciendo clic en el „+” verde en el área „Departamentos” de la empresa.
El nombre de los departamentos que ya se han creado se puede cambiar haciendo clic en el símbolo del lápiz.
Un departamento se elimina haciendo clic en el símbolo de la papelera.
Los departamentos a los que todavía se asignan empleados solo se pueden eliminar si estos empleados se han asignado a otro departamento oa ningún departamento.
![Crear y editar departamentos Crear y editar departamentos](res/img/howto/departments.jpg)
Editar días festivos
Los días festivos globales se pueden actualizar opcionalmente en el elemento de menú “Empresas -> Editar días festivos”.
![Editar días festivos Editar días festivos](res/img/howto/publicHolidays.jpg)
Aplicar plantilla de vacaciones
Los días festivos de determinadas regiones se pueden adoptar automáticamente mediante una plantilla o introducirse manualmente.
![Aplicar plantilla de vacaciones Aplicar plantilla de vacaciones](res/img/howto/holidayTemplates.jpg)
Administrar empleados
Bajo el elemento de menú “Empleados”, los empleados se pueden administrar, los perfiles de horas objetivo y las ausencias se pueden editar y los horarios de trabajo de los empleados se pueden ver y corregir si es necesario, y poner a los empleados inactivos cuando hayan dejado la empresa.
Crear empleado
Se puede crear un nuevo empleado haciendo clic en el „+“ verde.
La empresa en la que trabaja el empleado se puede seleccionar en el menú desplegable. La dirección de correo electrónico del empleado es también el nombre de usuario con el que el empleado se autentica en el área de empleados y en la aplicación.
Atención: Asegúrese de ingresar la dirección de correo electrónico correctamente, ya que el código de activación se enviará a esta dirección. El uso del sistema de seguimiento del tiempo no es posible sin una cuenta de empleado activada. La dirección de correo electrónico se puede cambiar en cualquier momento.
Si la casilla de verificación „Móvil“ está activada, los empleados también pueden registrar sus horas de trabajo utilizando dispositivos móviles (teléfono inteligente, tableta). De lo contrario, el seguimiento de tiempo solo es posible desde dispositivos de escritorio (por ejemplo, terminal de seguimiento de tiempo central). Independientemente de la autorización móvil, los empleados pueden ver sus horas de trabajo desde cualquier dispositivo.
![](res/img/howto/employeeNew1.jpg)
![](res/img/howto/employeeNew2.jpg)
Editar empleados
Después de la activación exitosa de la cuenta por parte del empleado, esto se indica en la administración de empleados con la marca „Activo“.
Si la activación aún no ha tenido lugar, el estado es „Pendiente“.
Si el empleado no recibió el correo electrónico, p. Ej. debido a que se proporcionó una dirección de correo electrónico incorrecta o el correo electrónico se clasificó como spam, esto se puede corregir y el código de activación se puede enviar nuevamente.
![](res/img/howto/employeeEdit.jpg)
Desactivar empleados
Si un empleado deja la empresa, se puede desactivar desactivando la casilla de verificación „Activo“.
Todas las grabaciones se conservan, pero el empleado ya no tiene acceso al sistema.
Los empleados inactivos no se incluyen en el cálculo de la licencia y, por lo tanto, no suponen una carga para el contingente libre del número de empleados.
![](res/img/howto/employeeDeactivate.jpg)
Eliminar empleados
Si un empleado, incluidos todos los datos maestros, registros de seguimiento de tiempos y ausencias, debe eliminarse por completo, esto se hace en la administración de empleados haciendo clic en el botón „Eliminar empleado“.
La eliminación completa de un empleado solo se recomienda si fue creado incorrectamente o el período de retención legal ha expirado y los registros ya no son necesarios. Los datos no se pueden restaurar después de la eliminación y, por lo tanto, los datos solo se pueden eliminar después de una confirmación de seguridad correspondiente.
Si el empleado simplemente ha dejado la empresa, puede ser desactivado. Todos los datos se conservan aquí.
![](res/img/howto/employeeDelete.jpg)
Crear horario objetivo
A cada empleado se le puede asignar un perfil de horas objetivo individual haciendo clic en el „+“ verde en la administración de empleados.
Si las plantillas ya están guardadas, se pueden adoptar seleccionándolas en el menú desplegable.
Se puede almacenar la fecha a partir de la cual se utilizará este perfil y el tiempo de trabajo objetivo diario.
Si la empresa tiene regulaciones para el cumplimiento de las pausas mínimas, opcionalmente puede especificar de cuántas horas de trabajo por día qué pausa mínima debe deducirse automáticamente. La información se da en horas industriales (por ejemplo, 0,75 horas industriales = 45 minutos).
Los días festivos que se han introducido en la configuración de la empresa también se tienen en cuenta como tales en el sistema de seguimiento del tiempo de forma predeterminada. En algunas industrias (por ejemplo, gastronomía, salud, etc.) es común tener que trabajar los días festivos. Para ello, debe activarse la casilla de verificación „Ignorar días festivos“.
Si el empleado tiene la oportunidad de acumular y reducir las horas extraordinarias utilizando su cuenta de tiempos, la casilla de verificación „Transferir horas“ se activa y las respectivas horas más o menos se transfieren al mes siguiente. Si esto no se desea (por ejemplo, pago de salario basado en las horas trabajadas), la transferencia de horas debe desactivarse.
Si el perfil recién creado también se va a utilizar como plantilla para otros empleados, se puede especificar un „nombre de plantilla“. Al hacer clic en „Guardar“, se creará una nueva plantilla automáticamente.
Haga clic en la flecha izquierda para abrir los detalles del perfil de hora objetivo correspondiente. Se elimina haciendo clic en el símbolo de la papelera a la derecha del perfil.
![Crear horario objetivo Crear horario objetivo](res/img/howto/targetHours1.jpg)
![Crear horario objetivo Crear horario objetivo](res/img/howto/targetHours2.jpg)
![Crear horario objetivo Crear horario objetivo](res/img/howto/targetHours3.jpg)
Agregar ausencia
Al hacer clic en el „+“ verde en la administración de empleados, se pueden registrar las ausencias (por ejemplo, vacaciones, enfermedad, etc.) de los empleados.
Después de ingresar el período de ausencia, se debe especificar el motivo de la ausencia. Si se especifica el mismo día en “Desde” y “Hasta”, la ausencia se puede acortar a medio día activando la casilla correspondiente.
Si se va a registrar una ausencia de varios días que incluye uno o más medios días, se debe guardar una ausencia separada para cada período que se tomará en cuenta como medio día.
Una ausencia se puede eliminar haciendo clic en el símbolo de la papelera.
![Agregar ausencia Agregar ausencia](res/img/howto/absences1.jpg)
![Agregar ausencia Agregar ausencia](res/img/howto/absences2.jpg)
![Agregar ausencia Agregar ausencia](res/img/howto/absences3.jpg)
Ver y editar las horas de trabajo de los empleados
La ventana de edición se abre haciendo clic en el día deseado en el calendario en la administración de empleados.
Los tiempos se pueden cambiar simplemente sobrescribiendo los valores guardados y se aceptan haciendo clic en la marca verde. Una grabación por hora se elimina haciendo clic en el símbolo de la papelera.
Al hacer clic en „Agregar tiempos“, se pueden agregar los tiempos de trabajo y de descanso.
![Ver y editar las horas de trabajo de los empleados Ver y editar las horas de trabajo de los empleados](res/img/howto/calendarAdmin1.jpg)
![Ver y editar las horas de trabajo de los empleados Ver y editar las horas de trabajo de los empleados](res/img/howto/calendarAdmin2.jpg)
![Ver y editar las horas de trabajo de los empleados Ver y editar las horas de trabajo de los empleados](res/img/howto/calendarAdmin3.jpg)
Tablero
El estado actual de cada empleado, desglosado por empresa y departamento, se muestra en tiempo real a través del elemento de menú “Panel de control”.
- Status: rot=abgemeldet, grün=angemeldet, gelb=Pause
- Grund: Anzeige des Grundes im Falle einer Abwesenheit (z.B. Urlaub, Krank, etc.)
- Konto: Stand des Arbeitszeitkontos zum Vortag
![Tablero Tablero](res/img/howto/dashboard.jpg)
Generar y exportar partes de horas
Se puede generar una descripción general de las cuentas de tiempo de trabajo a través del elemento de menú “Lista de tiempo de trabajo”. Para ello, se debe seleccionar la empresa deseada y el mes correspondiente.
Opcionalmente, la evaluación se puede limitar a un solo departamento.
La evaluación se puede imprimir o exportar como un archivo CSV haciendo clic en los botones correspondientes.
![Generar y exportar partes de horas Generar y exportar partes de horas](res/img/howto/workingHoursList.jpg)
Registro de cambios
Se puede ver una descripción general de los cambios realizados por los administradores en los datos de la empresa, los empleados y los usuarios a través del elemento de menú „Registro de cambios“.
Se puede filtrar por fecha, empresa, administrador y operaciones realizadas.
La evaluación se puede imprimir o exportar como un archivo CSV haciendo clic en los botones correspondientes.
![Registro de cambios Registro de cambios](res/img/howto/changelog.jpg)
Crear administradores y gestionar derechos
Los derechos de acceso se pueden gestionar en el elemento de menú „Administradores“.
Los derechos de administración se pueden asignar en tres etapas:
- Acceso completo
- Acceso solo a una empresa específica
- Acceso solo a un departamento específico de una empresa
![Crear administradores y gestionar derechos Crear administradores y gestionar derechos](res/img/howto/administrators.jpg)
Cambiar suscripción
Si se requiere un número mayor / menor de empresas, empleados o un estado de soporte mayor / menor, el plan se puede ajustar utilizando el elemento del menú del mismo nombre. Además, aquí se puede ver el estado del plan actual y se puede editar la dirección de facturación.
![Cambiar suscripción Cambiar suscripción](res/img/howto/plan.jpg)
Establecimiento de una terminal central de registro de la hora
El empleador puede configurar una o más terminales para el seguimiento del tiempo. Para ello, puede ofrecer la aplicación web en el navegador para el seguimiento del tiempo en una PC, portátil o cliente. Los empleados inician sesión en la aplicación con su nombre de usuario y contraseña. https://log.timeclam.com
Es más conveniente instalar la aplicación TIME|CLAM en una tableta, porque cada empleado puede autenticarse aquí usando una etiqueta NFC (por ejemplo, llave, tarjeta, teléfono inteligente, etc.).
Por supuesto, los empleados también pueden usar el registro de tiempo individualmente en su propia estación de trabajo a través de la aplicación web o desde el móvil a través de la aplicación.
![Establecimiento de una terminal central de registro de la hora Establecimiento de una terminal central de registro de la hora](res/img/howto/terminal.jpg)
Seguimiento del tiempo (para empleados)
Los empleados no pueden registrarse ellos mismos, pero son creados por el empleador e invitados a usar el sistema de registro de tiempo por correo electrónico (con código de activación / enlace de activación). Después de la activación exitosa, el empleado puede iniciar sesión en la aplicación web o mediante la aplicación: https://log.timeclam.com
La funcionalidad de la aplicación web y la aplicación es en gran medida idéntica. Además de una contraseña para la autenticación, también se puede utilizar una huella digital, el reconocimiento facial o el registro de una etiqueta NFC en la aplicación y las horas de trabajo también se pueden registrar en modo fuera de línea.
El seguimiento del tiempo a través de un dispositivo móvil (teléfono inteligente, tableta) debe ser aprobado por el administrador.
Registrarse al inicio del trabajo
Después de iniciar sesión, el seguimiento del tiempo comienza con un clic en „Registrarse“. Se muestra la hora de inicio del trabajo.
![Registrarse al inicio del trabajo Registrarse al inicio del trabajo](res/img/howto/clockin.jpg)
Alta y baja por pausas
Para iniciar una pausa, haga clic en “Pausa”. Se muestra la hora del inicio de la pausa.
La pausa finaliza haciendo clic en „Fin de pausa“.
![Alta y baja por pausas Alta y baja por pausas](res/img/howto/break1.jpg)
![Alta y baja por pausas Alta y baja por pausas](res/img/howto/break2.jpg)
Cerrar sesión al final del trabajo
Al final del trabajo, se hace clic en el botón „Desconectarse“.
![Cerrar sesión al final del trabajo Cerrar sesión al final del trabajo](res/img/howto/break1.jpg)
Visualización de la cuenta del tiempo de trabajo
El saldo total de la cuenta de tiempo de trabajo se muestra en “Saldo” (valor del día anterior).
![Visualización de la cuenta del tiempo de trabajo Visualización de la cuenta del tiempo de trabajo](res/img/howto/balance.jpg)
Vista detallada de los tiempos de trabajo y absentismo en el calendario
La vista de calendario se abre haciendo clic en el botón “Detalles”. El tiempo de trabajo acordado se muestra en “Objetivo” y el tiempo de trabajo real para el mes seleccionado en “En efecto”. “Saldo” muestra la diferencia mensual entre las horas de trabajo objetivo y real.
Los detalles de los tiempos registrados se muestran haciendo clic en la fecha deseada.
![Vista detallada de los tiempos de trabajo y absentismo en el calendario Vista detallada de los tiempos de trabajo y absentismo en el calendario](res/img/howto/details1.jpg)
![Vista detallada de los tiempos de trabajo y absentismo en el calendario Vista detallada de los tiempos de trabajo y absentismo en el calendario](res/img/howto/details2.jpg)
Intimidad
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