Manuale


Il sistema di monitoraggio del tempo TIME|CLAM è completamente basato su cloud e non richiede alcuna installazione sul tuo hardware. Il sistema si compone di due aree:



Attenzione:
Prima che i dipendenti possano utilizzare il sistema di monitoraggio del tempo, devono prima essere creati e invitati nell'area di amministrazione.


Amministrazione
(per datori di lavoro e supervisori)


Registrati



Registrati come datore di lavoro su https://admin.timeclam.com

Attenzione: Assicurati di aver selezionato il paese corretto in quanto non può essere modificato dopo la registrazione.

Riceverai un codice di attivazione all'indirizzo e-mail fornito e assegnerai una password.

Il tuo account è ora attivato.

Registrati La lingua selezionata viene utilizzata nell'applicazione

Crea compagnia



Dopo il primo accesso, ti verrà chiesto di assegnare il nome di una società.

Facoltativamente, puoi aggiungere altre società in un secondo momento.

Crea compagnia La lingua selezionata viene utilizzata nell'applicazione

Crea e modifica reparti



Galite pasirinktinai sukurti skyrius, įmonės srityje „Departamentai“ spustelėdami žalią „+“.

Il nome dei reparti già creati può essere modificato facendo clic sul simbolo della matita.

Un reparto viene eliminato facendo clic sul simbolo del cestino.

I reparti a cui sono ancora assegnati dipendenti possono essere eliminati solo se questi dipendenti sono stati assegnati a un altro reparto oa nessun reparto.

Crea e modifica reparti La lingua selezionata viene utilizzata nell'applicazione

Modifica i giorni festivi



I giorni festivi globali possono essere gestiti opzionalmente alla voce di menu “Aziende -> Modifica giorni festivi”.

Modifica i giorni festivi La lingua selezionata viene utilizzata nell'applicazione

Applica modello di vacanza



I giorni festivi per alcune regioni possono essere adottati automaticamente utilizzando un modello o inseriti manualmente.

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Gestisci i dipendenti
Alla voce di menu “Dipendenti”, è possibile gestire i dipendenti, modificare i profili orari e le assenze target e gli orari di lavoro dei dipendenti possono essere visualizzati e corretti, se necessario, e impostati inattivi quando hanno lasciato l'azienda.


Crea dipendente



È possibile creare un nuovo dipendente facendo clic sul „+“ verde.

L'azienda in cui lavora il dipendente può essere selezionata nel menu a tendina. L'indirizzo e-mail del dipendente è anche il nome utente con cui il dipendente si autentica nell'area dipendenti e nell'app.

Attenzione: Assicurati di inserire correttamente l'indirizzo e-mail, poiché il codice di attivazione verrà inviato a questo indirizzo. L'utilizzo del sistema di monitoraggio del tempo non è possibile senza l'account del dipendente attivato. L'indirizzo e-mail può essere modificato in qualsiasi momento.

Se la casella di controllo „Mobile“ è attivata, i dipendenti possono anche registrare le loro ore di lavoro utilizzando dispositivi mobili (smartphone, tablet). In caso contrario, il monitoraggio del tempo è possibile solo da dispositivi desktop (ad es. Terminale di monitoraggio dell'ora centrale). Indipendentemente dall'autorizzazione del cellulare, i dipendenti possono visualizzare il proprio orario di lavoro da qualsiasi dispositivo.



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Modifica dipendenti



Dopo l'attivazione dell'account da parte del dipendente, questo viene indicato nell'amministrazione del dipendente con il segno di spunta „Attivo“.

Se l'attivazione non è ancora avvenuta, lo stato è „In attesa“.

Se il dipendente non ha ricevuto l'e-mail, ad es. poiché è stato fornito un indirizzo e-mail errato o l'e-mail è stata classificata come spam, questo può essere corretto e il codice di attivazione inviato di nuovo.

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Disattiva i dipendenti



Se un dipendente lascia l'azienda, può essere disattivato disattivando la casella di controllo „Attivo“.

Tutte le registrazioni vengono conservate, ma il dipendente non ha più accesso al sistema.

I dipendenti inattivi non sono inclusi nel calcolo della licenza e quindi non gravano sul contingente gratuito del numero di dipendenti.

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Elimina dipendenti



Se un dipendente, inclusi tutti i dati anagrafici, i record di tracciamento del tempo e le assenze, deve essere completamente cancellato, questo viene fatto nell'amministrazione dei dipendenti facendo clic sul pulsante „Elimina dipendente“.

La cancellazione completa di un dipendente è consigliata solo se è stato creato in modo errato o se il periodo di conservazione legale è scaduto e le registrazioni non sono più necessarie. I dati non possono essere ripristinati dopo la cancellazione e quindi i dati possono essere cancellati solo dopo una corrispondente conferma di sicurezza.

Se il dipendente ha semplicemente lasciato l'azienda, può essere disattivato. Tutti i dati vengono conservati qui.

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Crea orari target



Ad ogni dipendente può essere assegnato un profilo orario target individuale facendo clic sul „+“ verde nell'amministrazione dei dipendenti.

Se i modelli sono già salvati, possono essere adottati selezionandoli dal menu a tendina.

È possibile memorizzare la data a partire dalla quale deve essere utilizzato questo profilo e l'orario di lavoro target giornaliero.

Se l'azienda dispone di regolamenti per il rispetto delle interruzioni minime, è possibile facoltativamente specificare da quante ore lavorative al giorno quale interruzione minima deve essere detratta automaticamente. Le informazioni sono fornite in ore industriali (es. 0,75 ore industriali = 45 minuti).

Anche i giorni festivi che sono stati inseriti nelle impostazioni dell'azienda vengono presi in considerazione come tali nel sistema di monitoraggio del tempo per impostazione predefinita. In alcuni settori (es. Gastronomia, sanità, ecc.) È comune lavorare nei giorni festivi. Per questo, la casella di controllo „Ignora i giorni festivi“ dovrebbe essere attivata.

Se il dipendente ha la possibilità di accumulare e ridurre gli straordinari utilizzando il suo conto ore, la casella di controllo „Trasferimento ore“ viene attivata e le rispettive ore più o meno vengono trasferite al mese successivo. Se ciò non è desiderato (ad es. Pagamento del salario in base alle ore lavorate), il trasferimento delle ore dovrebbe essere disattivato.

Se il profilo appena creato deve essere utilizzato anche come modello per altri dipendenti, è possibile specificare un „nome modello“. Quando si fa clic su „Salva“, verrà creato automaticamente un nuovo modello.

Fare clic sulla freccia sinistra per aprire i dettagli del profilo orario target corrispondente. Viene eliminato facendo clic sul simbolo del cestino a destra del profilo.

Crea orari target

Crea orari target

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Aggiungi assenza



Facendo clic sul „+“ verde nell'amministrazione dei dipendenti, è possibile registrare le assenze (ad esempio ferie, malattia, ecc.) Dei dipendenti.

Dopo aver inserito il periodo di assenza, è necessario specificare il motivo dell'assenza. Se lo stesso giorno è specificato in “Da” e “A”, l'assenza può essere abbreviata a mezza giornata attivando la casella di spunta corrispondente.

Se si deve registrare un'assenza di più giorni che comprende una o più mezze giornate, è necessario salvare un'assenza separata per ogni periodo da considerare come mezza giornata.

È possibile eliminare un'assenza facendo clic sul simbolo del cestino.

Aggiungi assenza

Aggiungi assenza La lingua selezionata viene utilizzata nell'applicazione

Aggiungi assenza Esempio: ferie dal 14/01 al 15/01, di cui il 14/01 è mezza giornata

Visualizza e modifica l'orario di lavoro dei dipendenti



La finestra di modifica si apre facendo clic sul giorno desiderato nel calendario nell'amministrazione dei dipendenti.

I tempi possono essere modificati semplicemente sovrascrivendo i valori salvati e accettati cliccando sul segno di spunta verde. Una registrazione oraria viene eliminata facendo clic sul simbolo del cestino.

Facendo clic su „Aggiungi tempi“, è possibile aggiungere i tempi di lavoro e di pausa.

Visualizza e modifica l'orario di lavoro dei dipendenti

Visualizza e modifica l'orario di lavoro dei dipendenti

Visualizza e modifica l'orario di lavoro dei dipendenti La lingua selezionata viene utilizzata nell'applicazione

Pannello di controllo



Lo stato attuale di ogni dipendente, suddiviso per azienda e reparto, viene visualizzato in tempo reale tramite la voce di menu “Dashboard”.

  • Status: rot=abgemeldet, grün=angemeldet, gelb=Pause
  • Grund: Anzeige des Grundes im Falle einer Abwesenheit (z.B. Urlaub, Krank, etc.)
  • Konto: Stand des Arbeitszeitkontos zum Vortag
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Genera ed esporta schede attività



Una panoramica dei conti dell'orario di lavoro può essere generata tramite la voce di menu “Elenco orari di lavoro”. Per fare ciò, è necessario selezionare l'azienda desiderata e il mese corrispondente.

Facoltativamente, la valutazione può essere limitata a un singolo dipartimento.

La valutazione può essere stampata o esportata come file CSV facendo clic sui pulsanti corrispondenti.

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Changelog



Una panoramica delle modifiche apportate dagli amministratori ai dati dell'azienda, dei dipendenti e degli utenti può essere visualizzata tramite la voce di menu „Registro modifiche“.

Può essere filtrato per data, azienda, amministratore e operazioni eseguite.

La valutazione può essere stampata o esportata come file CSV facendo clic sui pulsanti corrispondenti.

Changelog La lingua selezionata viene utilizzata nell'applicazione

Crea amministratori e gestisci i diritti



I diritti di accesso possono essere gestiti alla voce di menu „Amministratori“.

I diritti di amministrazione possono essere assegnati in tre fasi:
  • Accesso completo
  • Accesso solo a un'azienda specifica
  • Accesso solo a un reparto specifico di un'azienda
I diritti degli amministratori esistenti possono essere modificati in qualsiasi momento e nuovi amministratori possono essere invitati utilizzando il pulsante „Crea amministratore“.

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Cambia abbonamento



Se è richiesto un numero maggiore / minore di aziende supportate, dipendenti o uno stato di supporto superiore / inferiore, il piano può essere modificato utilizzando la voce di menu con lo stesso nome. Inoltre, lo stato del piano corrente può essere visualizzato qui e l'indirizzo di fatturazione può essere modificato.

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Istituzione di un terminale centrale di registrazione dei tempi



Il datore di lavoro può impostare uno o più terminali per il monitoraggio del tempo. Per fare ciò, può offrire l'applicazione web nel browser per il monitoraggio del tempo su un PC, notebook o client. I dipendenti accedono all'applicazione con il proprio nome utente e password. https://log.timeclam.com

È più comodo installare l'app TIME|CLAM su un tablet, perché ogni dipendente può autenticarsi qui utilizzando un tag NFC (es. Chiave, tessera, smartphone, ecc.).

Naturalmente, i dipendenti possono anche utilizzare la registrazione del tempo individualmente sulla propria postazione di lavoro tramite l'applicazione Web o il dispositivo mobile tramite l'app.

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Monitoraggio del tempo (per i dipendenti)



I dipendenti non possono registrarsi da soli, ma vengono creati dal datore di lavoro e invitati a utilizzare il sistema di registrazione dei tempi tramite e-mail (con codice di attivazione / link di attivazione). Dopo l'attivazione con successo, il dipendente può accedere all'applicazione web o tramite l'app: https://log.timeclam.com

La funzionalità dell'applicazione Web e dell'app è in gran parte identica. Oltre a una password per l'autenticazione, nell'app è possibile utilizzare anche un'impronta digitale, il riconoscimento facciale o la registrazione di un tag NFC e le ore di lavoro possono essere registrate anche in modalità offline.

Il monitoraggio del tempo tramite un dispositivo mobile (smartphone, tablet) deve essere approvato dall'amministratore.


Registrati all'inizio del lavoro



Dopo il login, il monitoraggio del tempo inizia con un clic su „Registrati“. Viene visualizzata l'ora di inizio del lavoro.

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Registrazione e cancellazione per le pause



Per iniziare una pausa, fare clic su “Pausa”. Viene visualizzata l'ora di inizio della pausa.

La pausa viene terminata facendo clic su „Fine pausa“.

Registrazione e cancellazione per le pause

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Disconnettersi alla fine del lavoro



Alla fine del lavoro, viene cliccato il pulsante „Disconnettersi“.

Disconnettersi alla fine del lavoro La lingua selezionata viene utilizzata nell'applicazione

Visualizzazione del conto orario di lavoro



Il saldo totale del conto orario di lavoro viene visualizzato in “Equilibrio” (valore del giorno precedente).

Visualizzazione del conto orario di lavoro La lingua selezionata viene utilizzata nell'applicazione

Visualizzazione dettagliata dei tempi di lavoro e di assenza nel calendario



La visualizzazione del calendario si apre facendo clic sul pulsante “Dettagli”. L'orario di lavoro concordato viene visualizzato in “Obiettivo” e l'orario di lavoro effettivo per il mese selezionato in “Infatti”. “Equilibrio” mostra la differenza mensile tra l'orario di lavoro target e quello effettivo.

I dettagli dei tempi registrati vengono visualizzati facendo clic sulla data desiderata.

Visualizzazione dettagliata dei tempi di lavoro e di assenza nel calendario

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Vita privata


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