Manuálny

Registrovať

Zaregistrujte sa ako zamestnávateľ na adrese https://admin.timeclam.com

Pozor: Uistite sa, že ste vybrali správnu krajinu, pretože ju po registrácii nie je možné zmeniť.

Na uvedenú e-mailovú adresu dostanete aktivačný kód a pridelíte heslo.

Váš účet je teraz aktivovaný.

Vytvorte spoločnosť

Po prvom prihlásení sa zobrazí výzva na zadanie názvu spoločnosti.

Neskôr môžete voliteľne pridať ďalšie spoločnosti.

Vytvorte a upravte oddelenia

Oddelenia môžete vytvoriť aj kliknutím na zelené „+“ v časti „Oddelenia“ spoločnosti.

Názov už vytvorených oddelení je možné zmeniť kliknutím na symbol ceruzky.

Oddelenie sa odstráni kliknutím na symbol koša.

Pracoviská, do ktorých sú zamestnanci stále priradení, je možné vymazať, iba ak boli títo zamestnanci pridelení do iného oddelenia alebo do žiadneho oddelenia.

Upravte štátne sviatky

Globálne štátne sviatky je možné voliteľne udržiavať v položke ponuky „Spoločnosti -> Upraviť štátne sviatky“.

Použite šablónu dovolenky

Štátne sviatky v určitých regiónoch je možné automaticky adoptovať pomocou šablóny alebo zadať ručne.

Vytvorte zamestnanca

Nového zamestnanca je možné vytvoriť kliknutím na zelené „+“.

Spoločnosť, v ktorej zamestnanec pracuje, je možné zvoliť v rozbaľovacej ponuke. E-mailová adresa zamestnanca je tiež meno používateľa, pomocou ktorého sa zamestnanec autentizuje v oblasti zamestnancov a v aplikácii.

Pozor: Dbajte na to, aby ste správne zadali e-mailovú adresu, pretože na túto adresu bude zaslaný aktivačný kód. Používanie systému sledovania času nie je možné bez aktivovaného účtu zamestnanca. E-mailovú adresu je možné kedykoľvek zmeniť.

Ak je zaškrtnuté políčko „Mobil“, môžu zamestnanci tiež zaznamenávať svoju pracovnú dobu pomocou mobilných zariadení (smartphone, tablet). V opačnom prípade je sledovanie času možné iba na stolných zariadeniach (napr. Centrálny terminál na sledovanie času). Bez ohľadu na mobilnú autorizáciu môžu zamestnanci zobraziť svoju pracovnú dobu z ľubovoľného zariadenia.

Úpravy zamestnancov

Po úspešnej aktivácii účtu zamestnancom je to v správe zamestnancov označené zaškrtnutím „Aktívne“.

Pokiaľ aktivácia ešte neprebehla, je stav „Čaká sa“.

Ak zamestnanec nedostal email, napr. pretože bola zadaná nesprávna e-mailová adresa alebo e-mail bol klasifikovaný ako spam, je možné túto chybu opraviť a aktivačný kód odoslať znova.

Deaktivujte zamestnancov

Ak zamestnanec opustí spoločnosť, môže byť deaktivovaný deaktiváciou začiarkavacieho políčka „Aktívne“.

Všetky záznamy sa zachovajú, ale zamestnanec už nemá prístup do systému.

Neaktívni zamestnanci nie sú zahrnutí do výpočtu licencie, a preto nezaťažujú voľný kontingent počtu zamestnancov.

Odstrániť zamestnancov

Ak má byť zamestnanec vrátane všetkých kmeňových údajov, záznamov o sledovaní času a neprítomností úplne vymazaný, vykoná sa to v administrácii zamestnanca kliknutím na tlačidlo „Odstrániť zamestnanca“.

Úplné vymazanie zamestnanca sa odporúča iba v prípade, že bol vytvorený nesprávne alebo ak uplynula zákonná lehota uchovávania údajov a záznamy už nie sú potrebné. Po vymazaní nie je možné údaje obnoviť, a preto je možné ich vymazať až po zodpovedajúcom potvrdení zabezpečenia.

Ak zamestnanec jednoducho opustil spoločnosť, môže byť deaktivovaný. Tu sa uchovávajú všetky údaje.

Vytvorte cieľové hodiny

Každému zamestnancovi je možné priradiť individuálny profil cieľovej hodiny kliknutím na zelené „+“ v správe zamestnancov.

Ak sú šablóny už uložené, je možné ich prijať výberom z rozbaľovacej ponuky.

Môže sa uložiť dátum, od ktorého sa má tento profil použiť, a denný cieľový pracovný čas.

Ak má spoločnosť predpisy na dodržiavanie minimálnych prestávok, môžete voliteľne určiť, od koľkých pracovných hodín za deň sa má minimálna prestávka automaticky odpočítať. Informácie sú uvedené v priemyselných hodinách (napr. 0,75 priemyselných hodín = 45 minút).

Štátne sviatky, ktoré boli zadané v nastaveniach spoločnosti, sa ako také štandardne zohľadňujú v systéme sledovania času. V niektorých priemyselných odvetviach (napr. Gastronómia, zdravotníctvo atď.) Je bežné, že musíte pracovať vo sviatky. Za týmto účelom by malo byť zaškrtnuté políčko „Ignorovať štátne sviatky“.

Ak má zamestnanec možnosť hromadiť a obmedzovať nadčasy pomocou svojho časového účtu, je zaškrtnuté políčko „Prevodové hodiny“ a príslušné plusové alebo mínusové hodiny sa prenesú do nasledujúceho mesiaca. Ak to nie je žiaduce (napr. Vyplácanie miezd na základe odpracovaných hodín), hodinový prevod by sa mal deaktivovať.

Ak má byť novovytvorený profil použitý ako šablóna pre ostatných zamestnancov, je možné určiť „názov šablóny“. Po kliknutí na „Uložiť“ sa automaticky vytvorí nová šablóna.

Kliknutím na šípku doľava otvoríte podrobnosti o príslušnom profile cieľovej hodiny. Odstráni sa kliknutím na symbol koša napravo od profilu.

Pridajte absenciu

Kliknutím na zelené „+“ v správe zamestnancov je možné zaznamenávať absencie (napr. Dovolenka, choroba, atď.) Zamestnancov.

Po zadaní obdobia neprítomnosti je potrebné uviesť dôvod neprítomnosti. Ak je v „Od“ a „Do“ uvedený ten istý deň, neprítomnosť je možné skrátiť na pol dňa aktivovaním príslušného začiarkavacieho políčka.

Ak sa má zaznamenať viacdňová neprítomnosť, ktorá zahŕňa jeden alebo viac poldní, musí sa pre každé obdobie, ktoré sa má brať do úvahy ako pol dňa, uložiť samostatná neprítomnosť.

Neprítomnosť je možné vymazať kliknutím na symbol koša.

Prezerajte a upravujte pracovnú dobu zamestnancov

Editačné okno sa otvorí kliknutím na požadovaný deň v kalendári v správe zamestnancov.

Časy je možné zmeniť jednoduchým prepísaním uložených hodnôt a prijať kliknutím na zelené začiarknutie. Hodinový záznam sa odstráni kliknutím na symbol koša.

Kliknutím na „Pridať časy“ je možné pridať pracovné a prestávkové časy.

Dashboard

Aktuálny stav každého zamestnanca v členení podľa spoločnosti a oddelenia sa zobrazuje v reálnom čase prostredníctvom položky ponuky „Dashboard“.

• Status: rot=abgemeldet, grün=angemeldet, gelb=Pause
• Grund: Anzeige des Grundes im Falle einer Abwesenheit (z.B. Urlaub, Krank, etc.)
• Konto: Stand des Arbeitszeitkontos zum Vortag

Generujte a exportujte časové rozvrhy

Prehľad účtov pracovného času je možné vygenerovať prostredníctvom položky ponuky „Zoznam pracovného času“. Aby ste to dosiahli, musíte zvoliť požadovanú spoločnosť a zodpovedajúci mesiac.

Hodnotenie môže byť voliteľne obmedzené na jedno oddelenie.

Vyhodnotenie je možné vytlačiť alebo exportovať ako súbor CSV kliknutím na príslušné tlačidlá.

Zoznam zmien

Prehľad zmien, ktoré vykonali správcovia v podnikových, zamestnaneckých a používateľských údajoch, je možné zobraziť v položke ponuky „Protokol zmien“.

Môže byť filtrovaný podľa dátumu, spoločnosti, správcu a vykonaných operácií.

Vyhodnotenie je možné vytlačiť alebo exportovať ako súbor CSV kliknutím na príslušné tlačidlá.

Vytváranie správcov a správa práv

Prístupové práva je možné spravovať v položke ponuky „Správcovia“.

Práva na správu je možné prideliť v troch fázach:

• Plný prístup
• Prístup iba ku konkrétnej spoločnosti
• Prístup iba ku konkrétnemu oddeleniu spoločnosti

Práva existujúcich správcov je možné kedykoľvek zmeniť a nových správcov je možné pozvať pomocou tlačidla „Vytvoriť správcu“.

Zmeniť predplatné

Ak je potrebný vyšší / nižší počet podporovaných spoločností, zamestnancov alebo vyšší / nižší stav podpory, plán je možné upraviť pomocou rovnomennej položky ponuky. Ďalej je možné tu zobraziť stav aktuálneho plánu a upraviť fakturačnú adresu.

Zriadenie centrálneho terminálu na zaznamenávanie času

Zamestnávateľ môže zriadiť jeden alebo viac terminálov na sledovanie času. Môže to urobiť tak, že v prehliadači ponúkne webovú aplikáciu na sledovanie času na počítači, notebooku alebo klientovi. Zamestnanci sa do aplikácie prihlasujú pomocou svojho používateľského mena a hesla. https://log.timeclam.com

Pohodlnejšie je nainštalovať si aplikáciu TIME|CLAM na tablet, pretože každý zamestnanec sa tu môže autentifikovať pomocou značky NFC (napr. Kľúč, karta, smartphone atď.).

Zamestnanci môžu samozrejme tiež využívať záznam času individuálne na vlastnej pracovnej stanici prostredníctvom webovej aplikácie alebo mobilného telefónu cez aplikáciu.

Zaregistrujte sa na začiatku práce

Po prihlásení začne sledovanie času kliknutím na „Registrovať“. Zobrazí sa čas začiatku práce.

Registrácia a odhlásenie z dôvodu prerušenia

Ak chcete začať prestávku, kliknite na položku „Pauza“. Zobrazí sa čas začiatku prestávky.

Pauza sa končí kliknutím na „Koniec pauzy“.

Odhláste sa na konci práce

Na konci práce je stlačené tlačidlo „Odhlásiť sa“.

Zobrazenie účtu pracovného času

Celkový zostatok na účte pracovného času sa zobrazuje pod položkou „Rovnováha“ (hodnota z predchádzajúceho dňa).

Podrobné zobrazenie pracovných a absenčných časov v kalendári

Zobrazenie kalendára sa otvorí kliknutím na tlačidlo „Detaily“. Dohodnutý pracovný čas sa zobrazuje pod „Cieľ“ a skutočný pracovný čas pre vybraný mesiac pod „Naozaj“. „Rovnováha“ zobrazuje mesačný rozdiel medzi cieľovou a skutočnou pracovnou dobou.

Podrobnosti o zaznamenaných časoch sa zobrazia kliknutím na požadovaný dátum.