Manuál


Systém pro sledování času TIME|CLAM je zcela cloudový a nevyžaduje žádnou instalaci na váš hardware. Systém se skládá ze dvou oblastí:



Pozornost:
Než mohou zaměstnanci používat systém sledování času, musí být nejprve vytvořeni a pozváni v oblasti správy.


Správa
(pro zaměstnavatele a vedoucí)


Registrovat



Zaregistrujte se jako zaměstnavatel na adrese https://admin.timeclam.com

Pozornost: Ujistěte se, že byla vybrána správná země, protože ji nelze po registraci změnit.

Na uvedenou e-mailovou adresu obdržíte aktivační kód a přidělíte heslo.

Váš účet je nyní aktivován.

Registrovat V aplikaci se použije jazyk, který jste vybrali

Vytvořit společnost



Po prvním přihlášení budete požádáni o přiřazení názvu společnosti.

Později můžete přidat další společnosti.

Vytvořit společnost V aplikaci se použije jazyk, který jste vybrali

Vytvářejte a upravujte oddělení



Oddělení můžete volitelně vytvořit kliknutím na zelené „+“ v části „Oddělení“ společnosti.

Název již vytvořených oddělení lze změnit kliknutím na symbol tužky.

Oddělení se odstraní kliknutím na symbol koše.

Oddělení, ke kterým jsou zaměstnanci stále přiřazeni, lze odstranit pouze v případě, že tito zaměstnanci byli přiřazeni k jinému oddělení nebo k žádnému oddělení.

Vytvářejte a upravujte oddělení V aplikaci se použije jazyk, který jste vybrali

Upravit svátky



Globální svátky lze volitelně udržovat pod položkou nabídky „Společnosti -> Upravit svátky“.

Upravit svátky V aplikaci se použije jazyk, který jste vybrali

Použít sváteční šablonu



Státní svátky pro určité regiony lze automaticky převzít pomocí šablony nebo zadat ručně.

Použít sváteční šablonu V aplikaci se použije jazyk, který jste vybrali

Správa zaměstnanců
Pod položkou nabídky „Zaměstnanci“ lze spravovat zaměstnance, upravovat profily a nepřítomnosti cílových hodin a v případě potřeby je možné zobrazit a korigovat pracovní dobu zaměstnanců a nastavit neaktivní zaměstnance, když opustili společnost.


Vytvořit zaměstnance



Nového zaměstnance lze vytvořit kliknutím na zelené „+“.

Společnost, ve které zaměstnanec pracuje, lze vybrat v rozevírací nabídce. E-mailová adresa zaměstnance je také uživatelské jméno, kterým se zaměstnanec autentizuje v oblasti pro zaměstnance a v aplikaci.

Pozornost: Ujistěte se, že zadáváte e-mailovou adresu správně, protože na tuto adresu bude zaslán aktivační kód. Použití systému sledování času není možné bez aktivovaného účtu zaměstnance. E-mailovou adresu lze kdykoli změnit.

Pokud je aktivováno zaškrtávací políčko „Mobilní“, mohou zaměstnanci zaznamenávat svou pracovní dobu také pomocí mobilních zařízení (smartphone, tablet). Jinak je sledování času možné pouze ze stolních zařízení (např. Centrální terminál pro sledování času). Bez ohledu na mobilní autorizaci mohou zaměstnanci zobrazit svou pracovní dobu z jakéhokoli zařízení.



V aplikaci se použije jazyk, který jste vybrali

Upravit zaměstnance



Po úspěšné aktivaci účtu zaměstnancem je to uvedeno ve správě zaměstnanců zaškrtnutím „Aktivní“.

Pokud aktivace ještě neproběhla, je stav „Čeká na vyřízení“.

Pokud zaměstnanec e-mail nedostal, např. protože byla zadána nesprávná e-mailová adresa nebo byl e-mail klasifikován jako spam, lze to opravit a znovu odeslat aktivační kód.

V aplikaci se použije jazyk, který jste vybrali

Deaktivujte zaměstnance



Pokud zaměstnanec opustí společnost, může být deaktivován deaktivací zaškrtávacího políčka „Aktivní“.

Všechny záznamy jsou uchovány, ale zaměstnanec již nemá přístup do systému.

Neaktivní zaměstnanci nejsou zahrnuti do výpočtu licence, a proto nezatěžují volný kontingent počtu zaměstnanců.

V aplikaci se použije jazyk, který jste vybrali

Smazat zaměstnance



Pokud má být zaměstnanec, včetně všech kmenových dat, záznamů o sledování času a absencí zcela smazán, provede se to v administraci zaměstnance kliknutím na tlačítko „Smazat zaměstnance“.

Úplné odstranění zaměstnance se doporučuje pouze v případě, že byl vytvořen nesprávně nebo pokud uplynula zákonná doba uchovávání a záznamy již nejsou nutné. Po smazání nelze data obnovit, a proto je lze smazat až po odpovídajícím potvrzení zabezpečení.

Pokud zaměstnanec jednoduše opustil společnost, může být deaktivován. Zde jsou uchována všechna data.

V aplikaci se použije jazyk, který jste vybrali

Vytvořte cílové hodiny



Každému zaměstnanci lze přiřadit individuální profil cílové hodiny kliknutím na zelené „+“ ve správě zaměstnanců.

Pokud jsou šablony již uloženy, lze je převzít výběrem z rozevírací nabídky.

Může být uloženo datum, od kterého má být tento profil použit, a denní cílová pracovní doba.

Pokud má společnost předpisy pro dodržování minimálních přestávek, můžete volitelně určit, od kolik pracovních hodin denně se má minimální přestávka automaticky odečíst. Informace jsou uvedeny v průmyslových hodinách (např. 0,75 průmyslové hodiny = 45 minut).

Ve výchozím nastavení se v systému sledování času jako takové zohledňují také svátky, které byly zadány v nastavení společnosti. V některých průmyslových odvětvích (např. Gastronomie, zdravotnictví atd.) Je běžné pracovat ve svátky. Za tímto účelem by mělo být aktivováno zaškrtávací políčko „Ignorovat státní svátky“.

Pokud má zaměstnanec možnost hromadit a omezovat přesčasy pomocí svého časového účtu, je aktivováno zaškrtávací políčko „Přenosové hodiny“ a příslušné plus nebo minus hodiny jsou přeneseny do následujícího měsíce. Pokud to není žádoucí (např. Výplata mzdy na základě odpracovaných hodin), hodinový převod by měl být deaktivován.

Pokud má být nově vytvořený profil použit jako šablona pro ostatní zaměstnance, lze zadat „název šablony“. Po kliknutí na „Uložit“ se automaticky vytvoří nová šablona.

Kliknutím na šipku vlevo otevřete podrobnosti příslušného profilu cílové hodiny. Odstraní se kliknutím na symbol koše vpravo od profilu.

Vytvořte cílové hodiny

Vytvořte cílové hodiny

Vytvořte cílové hodiny V aplikaci se použije jazyk, který jste vybrali

Přidat nepřítomnost



Kliknutím na zelené „+“ ve správě zaměstnanců lze zaznamenat absence (např. Dovolená, nemoc atd.) Zaměstnanců.

Po zadání období nepřítomnosti je třeba uvést důvod nepřítomnosti. Pokud je v „Od“ a „Do“ uveden stejný den, lze absenci zkrátit na půl dne aktivací příslušného zaškrtávacího políčka.

Pokud má být zaznamenána vícedenní nepřítomnost, která zahrnuje jeden nebo více půldenů, je nutné uložit samostatnou nepřítomnost pro každé období, které se má brát v úvahu jako půl dne.

Absenci lze odstranit kliknutím na symbol koše.

Přidat nepřítomnost

Přidat nepřítomnost V aplikaci se použije jazyk, který jste vybrali

Přidat nepřítomnost Příklad: Dovolená od 01/14 do 01/15, z toho 01/14 je půl dne

Zobrazte a upravte pracovní dobu zaměstnanců



Editační okno se otevře kliknutím na požadovaný den v kalendáři ve správě zaměstnanců.

Časy lze jednoduše změnit přepsáním uložených hodnot a přijmout kliknutím na zelené zaškrtnutí. Hodinový záznam je odstraněn kliknutím na symbol koše.

Kliknutím na „Přidat časy“ lze přidat pracovní a přestávkové časy.

Zobrazte a upravte pracovní dobu zaměstnanců

Zobrazte a upravte pracovní dobu zaměstnanců

Zobrazte a upravte pracovní dobu zaměstnanců V aplikaci se použije jazyk, který jste vybrali

Přístrojová deska



Aktuální stav každého zaměstnance v členění podle společnosti a oddělení se zobrazuje v reálném čase prostřednictvím položky nabídky „Dashboard“.

  • Status: rot=abgemeldet, grün=angemeldet, gelb=Pause
  • Grund: Anzeige des Grundes im Falle einer Abwesenheit (z.B. Urlaub, Krank, etc.)
  • Konto: Stand des Arbeitszeitkontos zum Vortag
Přístrojová deska V aplikaci se použije jazyk, který jste vybrali

Generování a export časových výkazů



Přehled účtů pracovní doby lze vygenerovat pomocí položky nabídky „Seznam pracovní doby“. K tomu je třeba vybrat požadovanou společnost a odpovídající měsíc.

Hodnocení lze volitelně omezit na jedno oddělení.

Vyhodnocení lze vytisknout nebo exportovat jako soubor CSV kliknutím na odpovídající tlačítka.

Generování a export časových výkazů V aplikaci se použije jazyk, který jste vybrali

Seznam změn



Přehled změn provedených správci firemních, zaměstnaneckých a uživatelských údajů lze zobrazit pomocí položky nabídky „Protokol změn“.

Lze jej filtrovat podle data, společnosti, správce a provedených operací.

Vyhodnocení lze vytisknout nebo exportovat jako soubor CSV kliknutím na odpovídající tlačítka.

Seznam změn V aplikaci se použije jazyk, který jste vybrali

Vytvářejte administrátory a spravujte práva



Přístupová práva lze spravovat pod položkou nabídky „Správci“.

Práva pro správu lze přiřadit ve třech fázích:
  • Plný přístup
  • Přístup pouze ke konkrétní společnosti
  • Přístup pouze ke konkrétnímu oddělení společnosti
Práva stávajících správců lze kdykoli změnit a pomocí tlačítka „Vytvořit správce“ lze pozvat nové správce.

Vytvářejte administrátory a spravujte práva V aplikaci se použije jazyk, který jste vybrali

Změnit předplatné



Pokud je vyžadován vyšší / nižší počet podporovaných společností, zaměstnanců nebo vyšší / nižší stav podpory, lze plán upravit pomocí stejnojmenné položky nabídky. Kromě toho lze zde zobrazit stav aktuálního plánu a upravit fakturační adresu.

Změnit předplatné V aplikaci se použije jazyk, který jste vybrali

Zřízení centrálního terminálu pro záznam času



Zaměstnavatel může nastavit jeden nebo více terminálů pro sledování času. K tomu může nabídnout webovou aplikaci v prohlížeči pro sledování času na PC, notebooku nebo klientovi. Zaměstnanci se do aplikace přihlašují pomocí svého uživatelského jména a hesla. https://log.timeclam.com

Je pohodlnější nainstalovat aplikaci TIME|CLAM na tablet, protože každý zaměstnanec se zde může ověřit pomocí značky NFC (např. Klíč, karta, smartphone atd.).

Zaměstnanci mohou samozřejmě také zaznamenávat čas individuálně na vlastní pracovní stanici pomocí webové aplikace nebo mobilního telefonu prostřednictvím aplikace.

Zřízení centrálního terminálu pro záznam času V aplikaci se použije jazyk, který jste vybrali


Sledování času (pro zaměstnance)



Zaměstnanci se nemohou registrovat sami, ale jsou vytvářeni zaměstnavatelem a vyzváni k použití systému záznamu času e-mailem (s aktivačním kódem / aktivačním odkazem). Po úspěšné aktivaci se zaměstnanec může přihlásit do webové aplikace nebo prostřednictvím aplikace: https://log.timeclam.com

Funkčnost webové aplikace a aplikace je do značné míry totožná. Kromě hesla pro ověřování lze v aplikaci použít také otisk prstu, rozpoznání obličeje nebo registraci značky NFC a pracovní dobu lze zaznamenat také v režimu offline.

Sledování času prostřednictvím mobilního zařízení (smartphone, tablet) musí být schváleno správcem.


Zaregistrujte se na začátku práce



Po přihlášení začíná sledování času kliknutím na „Registrovat“. Zobrazí se čas zahájení práce.

Zaregistrujte se na začátku práce V aplikaci se použije jazyk, který jste vybrali

Registrace a zrušení registrace pro přestávky



Chcete-li zahájit přestávku, klikněte na „Pauza“. Zobrazí se čas začátku přestávky.

Pauza se ukončí kliknutím na „Konec pauzy“.

Registrace a zrušení registrace pro přestávky

Registrace a zrušení registrace pro přestávky V aplikaci se použije jazyk, který jste vybrali

Odhlaste se na konci práce



Na konci práce kliknete na tlačítko „Odhlásit se“.

Odhlaste se na konci práce V aplikaci se použije jazyk, který jste vybrali

Zobrazení účtu pracovní doby



Celkový zůstatek účtu pracovní doby se zobrazí pod položkou „Zůstatek“ (hodnota předchozího dne).

Zobrazení účtu pracovní doby V aplikaci se použije jazyk, který jste vybrali

Detailní pohled na pracovní a absenční časy v kalendáři



Zobrazení kalendáře se otevře kliknutím na tlačítko „Detaily“. Dohodnutá pracovní doba se zobrazí pod „Cíl“ a skutečná pracovní doba pro vybraný měsíc pod „Vskutku“. „Zůstatek“ ukazuje měsíční rozdíl mezi cílovou a skutečnou pracovní dobou.

Podrobnosti o zaznamenaných časech se zobrazují kliknutím na požadované datum.

Detailní pohled na pracovní a absenční časy v kalendáři

Detailní pohled na pracovní a absenční časy v kalendáři V aplikaci se použije jazyk, který jste vybrali

Soukromí


Můžete navštívit naše webové stránky bez poskytnutí jakýchkoli osobních údajů. Přístupová data ukládáme pouze v tzv. Server log souborech, např. název požadovaného souboru, datum a čas přístupu, množství přenesených údajů a žádající poskytovatel. Tato data jsou vyhodnocena pouze pro zajištění bezproblémového provozu webu a pro zlepšení naší nabídky a neumožňují nám vyvodit žádné závěry o vás osobně.

Zobrazit více Osobní údaje zpracováváme, pokud nám je dobrovolně poskytnete, když nás budete kontaktovat.

Tento web používá Google (Universal) Analytics, webovou analytickou službu poskytovanou společností Google Inc. (www.google.com). Google (Universal) Analytics používá metody, které umožňují analyzovat vaše používání webu, jako jsou tzv. „Cookies“, textové soubory uložené ve vašem počítači. Informace generované o vašem používání této webové stránky jsou obvykle přeneseny na server Google v USA a uloženy na tomto serveru. Aktivací anonymizace IP na této webové stránce bude IP adresa před přenosem v rámci členských států Evropské unie nebo v jiných smluvních státech Dohody o Evropském hospodářském prostoru zkrácena. Pouze ve výjimečných případech bude úplná IP adresa přenesena na server Google v USA a tam zkrácena. Anonymizovaná adresa IP přenášená vaším prohlížečem jako součást Google Analytics nebude sloučena s jinými údaji Google. Můžete společnosti Google zabránit v shromažďování dat generovaných souborem cookie a souvisejících s vaším používáním webu (včetně vaší IP adresy) a ve zpracování těchto dat společností Google stažením a instalací pluginu prohlížeče, který je k dispozici na následujícím odkazu: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=cs

Máte právo na bezplatné informace o datech, která jsme o vás uložili, a v případě potřeby na právo tyto údaje opravit, zablokovat nebo smazat. Máte-li jakékoli dotazy týkající se shromažďování, zpracování nebo použití vašich osobních údajů, informací, oprav, blokování nebo vymazání údajů, jakož i odvolání souhlasu nebo námitky ke konkrétnímu použití údajů, kontaktujte nás přímo pomocí kontaktních údajů v náš otisk.

Zásady ochrany osobních údajů vytvořené právním textovým servisem Trusted Shops ve spolupráci s advokátní kanceláří Wilde Beuger Solmecke.

Ukaž méně