Manuel

Kayıt ol

Şu adresten işveren olarak kaydolun: https://admin.timeclam.com

Dikkat: Lütfen kayıttan sonra değiştirilemeyeceği için doğru ülkenin seçildiğinden emin olun.

Verilen e-posta adresine bir aktivasyon kodu alacaksınız ve bir şifre atayacaksınız.

Hesabınız şimdi etkinleştirildi.

Şirket oluştur

İlk kez oturum açtıktan sonra, bir şirket adı atamanız istenecektir.

İsteğe bağlı olarak daha sonra başka şirketler de ekleyebilirsiniz.

Departmanlar oluşturun ve düzenleyin

İsteğe bağlı olarak firmanın “Departmanlar” alanındaki yeşil “+” işaretine tıklayarak departman oluşturabilirsiniz.

Halihazırda oluşturulmuş departmanların adı kalem sembolüne tıklanarak değiştirilebilir.

Çöp simgesine tıklanarak bir departman silinir.

Çalışanların hala atanmış olduğu departmanlar, ancak bu çalışanlar başka bir departmana atanmışsa veya hiçbir departmana atanmışsa silinebilir.

Resmi tatilleri düzenleyin

Küresel resmi tatiller, isteğe bağlı olarak “Şirketler -> Resmi tatilleri düzenle” menü öğesi altında tutulabilir.

Tatil şablonunu uygula

Belirli bölgeler için resmi tatiller, bir şablon kullanılarak otomatik olarak kabul edilebilir veya manuel olarak girilebilir.

Çalışan oluştur

Yeşil „+“ simgesine tıklanarak yeni bir çalışan oluşturulabilir.

Çalışanın çalıştığı şirket açılır menüden seçilebilir. Çalışanın e-posta adresi aynı zamanda çalışanın çalışan alanında ve uygulamada kimliğini doğruladığı kullanıcı adıdır.

Dikkat: Aktivasyon kodu bu adrese gönderileceği için lütfen e-posta adresini doğru girdiğinizden emin olun. Çalışan hesabı etkinleştirilmeden zaman takip sisteminin kullanılması mümkün değildir. E-posta adresi herhangi bir zamanda değiştirilebilir.

„Mobil“ onay kutusu etkinleştirilirse, çalışanlar çalışma saatlerini mobil cihazları (akıllı telefon, tablet) kullanarak da kaydedebilir. Aksi takdirde, zaman takibi yalnızca masaüstü cihazlardan mümkündür (örneğin, merkezi zaman izleme terminali). Mobil yetkilendirmeden bağımsız olarak çalışanlar çalışma saatlerini herhangi bir cihazdan görüntüleyebilir.

Çalışanları düzenleyin

Çalışan tarafından hesabın başarılı bir şekilde etkinleştirilmesinden sonra, bu, çalışan yönetiminde „Aktif“ işaretiyle belirtilir.

Aktivasyon henüz gerçekleşmediyse, durum „Beklemede“ dir.

Çalışan e-postayı almadıysa, ör. Yanlış e-posta adresi verildiğinden veya e-posta istenmeyen posta olarak sınıflandırıldığından, bu düzeltilebilir ve aktivasyon kodu yeniden gönderilebilir.

Çalışanları devre dışı bırakın

Bir çalışan şirketten ayrılırsa, „Aktif“ onay kutusu devre dışı bırakılarak devre dışı bırakılabilir.

Tüm kayıtlar saklanır, ancak çalışanın artık sisteme erişimi yoktur.

Hareketsiz çalışanlar, lisans hesaplamasına dahil edilmemiştir ve bu nedenle, çalışan sayısının ücretsiz koşulunu yüklememektedir.

Çalışanları sil

Tüm ana veriler, zaman izleme kayıtları ve devamsızlıklar dahil olmak üzere bir çalışan tamamen silinecekse, bu çalışan yönetiminde „Çalışanı sil“ düğmesine tıklanarak yapılır.

Bir çalışanın tamamen silinmesi, yalnızca yanlış yaratılmışsa veya yasal saklama süresi sona ermişse ve kayıtlar artık gerekli değilse önerilir. Veriler silindikten sonra geri yüklenemez ve bu nedenle veriler yalnızca ilgili bir güvenlik onayından sonra silinebilir.

Çalışan şirketten basitçe ayrılmışsa, devre dışı bırakılabilir. Tüm veriler burada tutulur.

Hedef saatler oluşturun

Çalışan yönetiminde yeşil „+“ simgesine tıklanarak her çalışana ayrı bir hedef saat profili atanabilir.

Şablonlar zaten kaydedilmişse, açılır menüden seçilerek benimsenebilir.

Bu profilin kullanılacağı tarih ve günlük hedef çalışma süresi saklanabilir.

Şirketin minimum molalara uyum için düzenlemeleri varsa, isteğe bağlı olarak günde kaç çalışma saatinden hangi minimum molanın otomatik olarak düşüleceğini belirtebilirsiniz. Bilgi endüstriyel saat cinsinden verilir (örneğin 0.75 endüstriyel saat = 45 dakika).

Şirket ayarlarında girilen resmi tatiller de varsayılan olarak zaman takip sisteminde olduğu gibi dikkate alınır. Bazı endüstrilerde (örneğin gastronomi, sağlık hizmetleri vb.) Resmi tatillerde çalışmak zorunda kalmak yaygındır. Bunun için „Resmi tatilleri yok say“ onay kutusu etkinleştirilmelidir.

Çalışanın, zaman hesabını kullanarak fazla mesaiyi biriktirme ve azaltma fırsatı varsa, „Saatleri aktar“ onay kutusu etkinleştirilir ve ilgili artı veya eksi saatler bir sonraki aya aktarılır. Bu istenmiyorsa (örneğin çalışılan saate göre ücret ödemesi), saat transferi devre dışı bırakılmalıdır.

Yeni oluşturulan profil diğer çalışanlar için de şablon olarak kullanılacaksa, bir „şablon adı“ belirlenebilir. „Kaydet“ e tıkladığınızda, otomatik olarak yeni bir şablon oluşturulacaktır.

İlgili hedef saat profilinin ayrıntılarını açmak için sol oka tıklayın. Profilin sağındaki çöp kutusu simgesine tıklanarak silinir.

Devamsızlık ekle

Çalışan yönetimindeki yeşil „+“ işaretine tıklanarak, çalışanların devamsızlıkları (örneğin tatil, hastalık, vb.)

Devamsızlık süresine girildikten sonra devamsızlık nedeni belirtilmelidir. “Başlangıç” ve “Bitiş” öğelerinde aynı gün belirtilmişse, ilgili onay kutusu etkinleştirilerek devamsızlık yarım güne kısaltılabilir.

Bir veya daha fazla yarım günü içeren çok günlük bir devamsızlık kaydedilecekse, yarım gün olarak dikkate alınacak her dönem için ayrı bir devamsızlık kaydedilmelidir.

Çöp simgesine tıklanarak yokluk silinebilir.

Çalışanların çalışma saatlerini görüntüleyin ve düzenleyin

Çalışan yönetiminde takvimde istenen güne tıklanarak düzenleme penceresi açılır.

Zamanlar, kaydedilen değerlerin üzerine yazılarak değiştirilebilir ve yeşil tik tıklanarak kabul edilebilir. Çöp simgesine tıklanarak saatlik bir kayıt silinir.

„Zaman ekle“ tıklanarak çalışma ve mola süreleri eklenebilir.

Gösterge Paneli

Her çalışanın şirkete ve departmana göre ayrılmış mevcut durumu, “Dashboard” menü öğesi aracılığıyla gerçek zamanlı olarak görüntülenir.

• Status: rot=abgemeldet, grün=angemeldet, gelb=Pause
• Grund: Anzeige des Grundes im Falle einer Abwesenheit (z.B. Urlaub, Krank, etc.)
• Konto: Stand des Arbeitszeitkontos zum Vortag

Zaman çizelgeleri oluşturun ve dışa aktarın

“Çalışma zamanı listesi” menü öğesi üzerinden çalışma süresi hesaplarına bir genel bakış oluşturulabilir. Bunun için istenilen firma ve ilgili ay seçilmelidir.

İsteğe bağlı olarak değerlendirme tek bir departmanla sınırlandırılabilir.

Değerlendirme, ilgili düğmeler tıklanarak bir CSV dosyası olarak yazdırılabilir veya dışa aktarılabilir.

Değişiklik günlüğü

Yöneticiler tarafından şirket, çalışan ve kullanıcı verilerine yapılan değişikliklerin bir özeti, „Değişiklik günlüğü“ menü öğesinden görüntülenebilir.

Tarih, şirket, yönetici ve gerçekleştirilen işlemlere göre filtrelenebilir.

Değerlendirme, ilgili düğmeler tıklanarak bir CSV dosyası olarak yazdırılabilir veya dışa aktarılabilir.

Yöneticiler oluşturun ve hakları yönetin

Erişim hakları, „Yöneticiler“ menü öğesinden yönetilebilir.

Yönetim hakları üç aşamada atanabilir:

• Tam erişim
• Yalnızca belirli bir şirkete erişim
• Yalnızca bir şirketin belirli bir departmanına erişim

Mevcut yöneticilerin hakları herhangi bir zamanda değiştirilebilir ve yeni yöneticiler „Yönetici oluştur“ düğmesi kullanılarak davet edilebilir.

Aboneliği değiştir

Daha yüksek / daha düşük sayıda desteklenen şirket, çalışan veya daha yüksek / daha düşük bir destek durumu gerekiyorsa, plan aynı adlı menü öğesi kullanılarak ayarlanabilir. Ayrıca mevcut planın durumu buradan görüntülenebilir ve fatura adresi düzenlenebilir.

Merkezi bir zaman kayıt terminalinin kurulması

İşveren, zaman takibi için bir veya daha fazla terminal kurabilir. Bunu yapmak için, bir PC, dizüstü bilgisayar veya istemcide zaman takibi için tarayıcıda web uygulamasını sunabilir. Çalışanlar, kullanıcı adı ve şifreleri ile uygulamaya giriş yapar. https://log.timeclam.com

TIME|CLAM uygulamasını bir tablete yüklemek daha uygundur, çünkü her çalışan burada bir NFC etiketi (ör. Anahtar, kart, akıllı telefon vb.) Kullanarak kimliğini doğrulayabilir.

Elbette çalışanlar zaman kaydını web uygulaması üzerinden kendi iş istasyonlarında bireysel olarak veya uygulama üzerinden mobil olarak da kullanabilirler.

İş başlangıcında kayıt olun

Giriş yaptıktan sonra, zaman takibi „Kayıt ol“ üzerine bir tıklama ile başlar. İşin başlama saati görüntülenir.

Molalar için kayıt ve kayıt silme

Bir mola başlatmak için “Duraklat” düğmesine tıklayın. Molanın başlama saati görüntülenir.

Duraklatma, „Duraklamayı bitir“ tıklanarak sona erdirilir.

İşin sonunda oturumu kapatın

İşin sonunda „Oturumu Kapat“ düğmesine tıklanır.

Çalışma süresi hesabının görüntülenmesi

Çalışma zamanı hesabının toplam bakiyesi “Denge” (önceki günün değeri) altında görüntülenir.

Takvimdeki çalışma ve izin sürelerinin ayrıntılı görünümü

Takvim görünümü, “Detaylar” butonuna tıklanarak açılır. Kararlaştırılan çalışma süresi “Hedef” altında ve seçilen ay için gerçek çalışma süresi “Aslında” altında görüntülenir. “Denge”, hedef ve fiili çalışma saatleri arasındaki aylık farkı gösterir.

Kaydedilen zamanların detayları istenilen tarihe tıklanarak görüntülenir.