Handbuch
Das Zeiterfassungssystem TIME|CLAM ist komplett cloudbasiert und benötigt keinerlei Installation auf ihrer Hardware. Das System besteht aus zwei Bereichen:
Administration
(für Arbeitgeber und Vorgesetzte)
https://admin.timeclam.com
- Erste Schritte: Registrieren, Firma anlegen
- Abteilungen anlegen und bearbeiten, Feiertage pflegen
- Mitarbeiter: anlegen, bearbeiten, deaktivieren, löschen
- Soll-Stunden anlegen
- Abwesenheit erfassen
- Arbeitszeiten der Mitarbeiter einsehen und bearbeiten
- Dashboard
- Arbeitszeitlisten generieren und exportieren
- Änderungsprotokoll
- Administratoren anlegen und Rechte verwalten
- Tarif ändern
- Einrichtung eines zentralen Arbeitszeiterfassungs-Terminals
Zeiterfassung
für Mitarbeiter
https://log.timeclam.com oder Mobile App
- Anmelden bei Arbeitsbeginn
- An- und Abmeldung zu Pausen
- Abmelden bei Arbeitsende
- Anzeige des Arbeitszeitkontos
- Detailansicht der Arbeits- und Abwesenheitszeiten im Kalender
- Korrekturanträge stellen (geplant)
- Urlaubsanträge stellen und Fehlzeiten melden (geplant)
Achtung:
Bevor Mitarbeiter die Zeiterfassung nutzen können, müssen diese erst im Administrationsbereich angelegt und eingeladen werden.
Administration
(für Arbeitgeber und Vorgesetzte)
Registrieren
Registrieren Sie sich als Arbeitgeber unter https://admin.timeclam.com
Achtung: Bitte stellen Sie sicher, dass das richtige Land ausgewählt wurde, da dies nach der Registrierung nicht mehr geändert werden kann.
Sie erhalten einen Aktivierungscode an die angegebene E-Mail-Adresse und vergeben ein Passwort.
Ihr Account ist damit aktiviert.
In der Anwendung wird die von Ihnen gewählte Sprache verwendet
Firma anlegen
Nach dem erstmaligen Login werden Sie aufgefordert einen Firmennamen zu vergeben.
Optional können Sie später weitere Firmen anlegen.
In der Anwendung wird die von Ihnen gewählte Sprache verwendet
Abteilungen anlegen und bearbeiten
Optional können Sie Abteilungen anlegen, indem Sie innerhalb der Firma im Bereich „Abteilungen“ auf das grüne „+“ klicken.
Der Name von bereits angelegten Abteilungen kann durch Klicken auf das Stift-Symbol geändert werden.
Gelöscht wird eine Abteilung durch das Klicken auf das Papierkorb-Symbol.
Abteilungen, denen noch Mitarbeiter zugeordnet sind, können erst dann gelöscht werden, wenn diese Mitarbeiter anderen oder keiner Abteilung zugeordnet wurden.
In der Anwendung wird die von Ihnen gewählte Sprache verwendet
Feiertage bearbeiten
Unter dem Menüpunkt „Firmen -> Feiertage bearbeiten“ können optional globale Feiertage gepflegt werden.
In der Anwendung wird die von Ihnen gewählte Sprache verwendet
Feiertags-Vorlage übernehmen
Gesetzliche Feiertage für bestimmte Regionen können über eine Vorlage automatisch übernommen oder manuell erfasst werden.
In der Anwendung wird die von Ihnen gewählte Sprache verwendet
Mitarbeiter verwalten
Unter dem Menüpunkt „Mitarbeiter“ können Mitarbeiter verwaltet, Soll-Stunden-Profile bearbeitet, Fehlzeiten erfasst und Arbeitszeiten der Mitarbeiter eingesehen und gegebenenfalls korrigiert werden, sowie inaktiv gesetzt werden, wenn sie das Unternehmen verlassen haben.
Mitarbeiter anlegen
Mit Klick auf das grüne „+“ kann ein neuer Mitarbeiter angelegt werden.
Im Drop-Down-Menü wird die Firma gewählt, in der der Mitarbeiter tätig ist. Die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ist gleichzeitig der Benutzername, mit dem sich der Mitarbeiter im Mitarbeiterbereich und der App authentifiziert.
Achtung: Bitte achten Sie auf die korrekte Angabe der E-Mail-Adresse, da an diese der Aktivierungscode gesendet wird. Ohne Aktivierung des Mitarbeiteraccounts ist die Nutzung der Zeiterfassung nicht möglich. Die E-Mail-Adresse kann jederzeit geändert werden.
Wird die Checkbox „Mobil“ aktiviert, kann der Mitarbeiter seine Arbeitszeit auch über mobile Endgeräte (Smartphone, Tablet) erfassen. Ansonsten ist die Zeiterfassung ausschließlich von Desktop-Geräten möglich (z.B. zentrales Zeiterfassungs-Terminal). Unabhängig von der Mobil-Berechtigung, kann der Mitarbeiter von jedem Gerät aus seine Arbeitszeiten einsehen.
In der Anwendung wird die von Ihnen gewählte Sprache verwendet
Mitarbeiter bearbeiten
Nach erfolgreicher Aktivierung des Accounts durch den Mitarbeiter wird dies in der Mitarbeiterverwaltung durch den Haken „Aktiv“ angezeigt.
Sollte die Aktivierung noch nicht erfolgt sein, lautet der Status „Ausstehend“.
Hat der Mitarbeiter die E-Mail nicht erhalten, z.B. weil die falsche E-Mail-Adresse angegeben wurde oder die E-Mail als Spam klassifiziert wurde, kann dies korrigiert und der Aktivierungscode erneut versendet werden.
In der Anwendung wird die von Ihnen gewählte Sprache verwendet
Mitarbeiter deaktivieren
Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, kann er deaktiviert werden, indem die Checkbox „Aktiv“ deaktiviert wird.
Alle Aufzeichnungen bleiben dadurch erhalten, aber der Mitarbeiter hat keinen Zugriff mehr auf das System.
Inaktive Mitarbeiter fließen nicht in die Lizenz-Berechnung ein und belasten somit nicht das Frei-Kontingent der Anzahl der Mitarbeiter.
In der Anwendung wird die von Ihnen gewählte Sprache verwendet
Mitarbeiter löschen
Soll ein Mitarbeiter inklusive aller Stammdaten, Stundenaufzeichnungen und Fehlzeiten komplett gelöscht werden, erfolgt dies in der Mitarbeiterverwaltung mit Klick auf den Button „Mitarbeiter löschen“.
Das komplette Löschen eines Mitarbeiters wird nur empfohlen, wenn er fälschlicherweise angelegt wurde oder die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und die Aufzeichnungen nicht mehr benötigt werden. Die Daten können nach Löschung nicht wiederhergestellt werden und daher kann das Löschen der Daten erst nach entsprechender Sicherheitsbestätigung erfolgen.
Ist der Mitarbeiter lediglich aus dem Unternehmen ausgeschieden, kann er deaktiviert werden. Hierbei bleiben alle Daten erhalten.
In der Anwendung wird die von Ihnen gewählte Sprache verwendet
Soll-Stunden anlegen
Jedem Mitarbeiter kann ein individuelles Soll-Stunden-Profil zugeordnet werden, indem in der Mitarbeiterverwaltung auf das grüne „+“ geklickt wird.
Sind bereits Vorlagen gespeichert, können diese durch Auswahl aus dem Drop-Down-Menü übernommen werden.
Es können das Datum, ab dem dieses Profil genutzt werden soll und die tägliche Soll-Arbeitszeit hinterlegt werden.
Wenn in der Firma Regelungen zur Einhaltung von Mindestpausen bestehen, kann optional angegeben werden, ab wie vielen Arbeitsstunden pro Tag welche Mindestpause automatisch abgezogen werden soll. Die Angabe erfolgt in Industriestunden (z.B. 0,75 Industriestunden = 45 Minuten).
Feiertage, die in den Firmeneinstellungen eingepflegt wurden, werden standardmäßig bei der Zeiterfassung auch als solche berücksichtigt. In einigen Branchen (z.B. Gastronomie, Gesundheitswesen, etc.) ist es üblich, dass auch an Feiertagen gearbeitet werden muss. Hierfür sollte die Checkbox „Feiertage ignorieren“ aktiviert werden.
Hat der Mitarbeiter die Möglichkeit Überstunden über sein Zeitkonto auf- und abzubauen, wird die Checkbox „Stunden übertragen“ aktiviert und die jeweiligen Plus- oder Minusstunden werden in den Folgemonat übertragen. Ist dies nicht erwünscht (z.B. Lohnzahlung anhand der geleisteten Arbeitsstunden), sollte die Stundenübertragung deaktiviert werden.
Soll das neu angelegte Profil auch anderen Mitarbeitern als Vorlage dienen, kann ein „Vorlagenname“ angegeben werden. Beim Klicken auf „Speichern“ wird dann automatisch eine neue Vorlage erstellt.
Mit einem Klick auf den linken Pfeil öffnen sich die Details des entsprechenden Soll-Stunden-Profils. Gelöscht wird es durch den Klick auf das Papierkorb-Symbol rechts neben dem Profil.
In der Anwendung wird die von Ihnen gewählte Sprache verwendet
Abwesenheit erfassen
Durch Klicken aus das grüne „+“ in der Mitarbeiterverwaltung können Fehlzeiten (z.B. Urlaub, Krankheit, etc.) von Mitarbeitern erfasst werden.
Nach Eingabe des Zeitraums der Abwesenheit ist noch der Abwesenheitsgrund anzugeben. Wird in „Von“ und „Bis“ der selbe Tag angegeben, kann durch die Aktivierung der entsprechenden Checkbox die Abwesenheit auf einen halben Tag verkürzt werden.
Soll eine mehrtägige Abwesenheit erfasst werden, die einen oder mehrere halbe Tage umfasst, muss für jeden Zeitraum, der als halber Tag berücksichtigt werden soll, eine separate Abwesenheit gespeichert werden.
Mit einem Klick auf das Papierkorb-Symbol kann eine Fehlzeit gelöscht werden.
In der Anwendung wird die von Ihnen gewählte Sprache verwendet
Beispiel: Urlaub vom 14.01.-15.01., davon der 14.01. als halber Tag
Arbeitszeiten der Mitarbeiter einsehen und bearbeiten
Das Bearbeitungsfenster öffnet sich durch Klicken auf den gewünschten Tag im Kalender in der Mitarbeiterverwaltung.
Zeiten können einfach durch das Überschreiben der gespeicherten Werte geändert und durch Klicken auf den grünen Haken übernommen werden. Gelöscht wird eine Stundenaufzeichnung durch einen Klick auf das Papierkorb-Symbol.
Durch den Klick auf „Zeiten hinzufügen“ können Arbeits- und Pausenzeiten nacherfasst werden.
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Dashboard
Über den Menüpunkt „Dashboard“ wird der aktuelle Status eines jeden Mitarbeiters, aufgeteilt nach Firmen und Abteilungen, in Echtzeit angezeigt.
- Status: rot=abgemeldet, grün=angemeldet, gelb=Pause
- Grund: Anzeige des Grundes im Falle einer Abwesenheit (z.B. Urlaub, Krank, etc.)
- Konto: Stand des Arbeitszeitkontos zum Vortag
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Arbeitszeitlisten generieren und exportieren
Eine Übersicht der Arbeitszeitkonten kann über den Menüpunkt „Arbeitszeitliste“ generiert werden. Hierzu muss die gewünschte Firma und der entsprechende Monat ausgewählt werden.
Optional kann die Auswertung auf eine einzelne Abteilung begrenzt werden.
Die Auswertung kann durch Klicken auf die entsprechenden Buttons gedruckt oder als CSV-Datei exportiert werden.
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Änderungsprotokoll
Eine Übersicht der von Administratoren getätigten Änderungen an Firmen-, Mitarbeiter und Benutzerdaten kann über den Menüpunkt „Änderungsprotokoll“ eingesehen werden.
Sie kann nach Datum, Firmen, Administratoren und durchgeführten Operationen gefiltert werden.
Die Auswertung kann durch Klicken auf die entsprechenden Buttons gedruckt oder als CSV-Datei exportiert werden.
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Administratoren anlegen und Rechte verwalten
Unter dem Menüpunkt „Administratoren“ können Zugriffsrechte verwaltet werden.
Administrationsrechte können in drei Stufen vergeben werden:
- Vollzugriff
- Zugriff nur auf eine bestimmte Firma
- Zugriff nur auf eine bestimmte Abteilung einer Firma
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Tarif ändern
Wird eine höhere/niedrigere Anzahl an unterstützten Firmen, Mitarbeitern oder ein höherer/niedrigerer Support-Status benötigt, kann das Abonnement über den gleichnamigen Menüpunkt angepasst werden. Zudem kann hier der Status des aktuellen Abonnements eingesehen und die Rechnungsanschrift bearbeitet werden.
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Einrichtung eines zentralen Arbeitszeiterfassungs-Terminals
Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit ein oder mehrere Terminals für die Zeiterfassung einzurichten. Hierzu kann er auf einem PC, Notebook oder Client die Webanwendung im Browser zur Zeiterfassung anbieten. Mitarbeiter melden sich mit Username und Passwort in der Anwendung an. https://log.timeclam.com
Komfortabler ist die Installation der TIME|CLAM-App auf einem Tablet, denn hier kann sich jeder Mitarbeiter via NFC-Tag (z.B. Schlüssel, Karte, Smartphone, etc.) authentifizieren.
Natürlich können Mitarbeiter die Zeiterfassung auch individuell an ihrem eigenen Arbeitsplatz via Web-Anwendung oder mobil über die App nutzen.
In der Anwendung wird die von Ihnen gewählte Sprache verwendet
Zeiterfassung (für Mitarbeiter)
Mitarbeiter können sich nicht selbst registrieren, sondern werden vom Arbeitgeber angelegt und per E-Mail (mit Aktivierungscode / Aktivierungslink) eingeladen das Zeiterfassungssystem zu nutzen. Nach erfolgreicher Aktivierung kann sich der Mitarbeiter in der Webanwendung oder über die App anmelden: https://log.timeclam.com
Die Funktionsweise der Webanwendung und der App ist weitestgehend identisch. In der App kann neben einem Passwort zur Authentifizierung zudem auch ein Fingerabdruck, die Gesichtserkennung oder die Registrierung eines NFC-Tags genutzt werden und auch im Offline-Modus die Arbeitszeit erfasst werden.
Die Arbeitszeiterfassung über ein mobiles Gerät (Smartphone, Tablet) muss vom Administrator freigegeben sein.
Anmelden bei Arbeitsbeginn
Nach dem Login beginnt die Zeiterfassung mit einem Klick auf „Anmelden“. Die Uhrzeit des Arbeitsbeginns wird angezeigt.
In der Anwendung wird die von Ihnen gewählte Sprache verwendet
An- und Abmeldung zu Pausen
Um eine Pause zu beginnen wird auf „Pause“ geklickt. Die Uhrzeit des Pausenbeginns wird angezeigt.
Die Pause wird beendet, indem auf „Pause beenden“ geklickt wird.
In der Anwendung wird die von Ihnen gewählte Sprache verwendet
Abmelden bei Arbeitsende
Zum Arbeitsende wird der Button „Abmelden“ betätigt.
In der Anwendung wird die von Ihnen gewählte Sprache verwendet
Anzeige des Arbeitszeitkontos
Unter „Konto“ wird der Gesamtstand des Arbeitszeitkontos angezeigt (Vortageswert).
In der Anwendung wird die von Ihnen gewählte Sprache verwendet
Detailansicht der Arbeits- und Abwesenheitszeiten im Kalender
Durch Klicken auf den Button „Details“ wird die Kalenderansicht geöffnet. Unter „Soll“ wird die vereinbarte und unter „Ist“ die tatsächlich geleistete Arbeitszeit des angewählten Monats angezeigt. „Konto“ bildet die monatsbezogene Differenz zwischen Soll- und Ist-Arbeitszeit ab.
Details zu den erfassten Zeiten werden durch Klicken auf das gewünschte Datum angezeigt.
In der Anwendung wird die von Ihnen gewählte Sprache verwendet
Datenschutz
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