Käsitsi

Registreeri

Registreeru tööandjaks aadressil https://admin.timeclam.com

Tähelepanu: Veenduge, et valitud oleks õige riik, kuna seda ei saa pärast registreerimist muuta.

Esitatud e-posti aadressil saate aktiveerimiskoodi ja määrake parool.

Teie konto on nüüd aktiveeritud.

Looge ettevõte

Pärast esimest sisselogimist palutakse teil määrata ettevõtte nimi.

Hiljem saate soovi korral lisada teisi ettevõtteid.

Osakondade loomine ja muutmine

Osakondade loomiseks võite soovi korral klõpsata ettevõtte piirkonnas „Osakonnad” rohelisel nupul „+”.

Juba loodud osakondade nime saab muuta, klõpsates pliiatsi sümbolil.

Osakond kustutatakse, klõpsates prügikasti sümbolil.

Osakondi, kuhu töötajaid endiselt määratakse, saab kustutada ainult siis, kui need töötajad on määratud mõnda teise osakonda või osakonda.

Muuda riigipühi

Üldisi riigipühasid saab soovi korral säilitada menüüpunktis „Ettevõtted -> Muuda riigipühi“.

Rakenda pühade mall

Teatud piirkondade riigipühi saab malli abil automaatselt vastu võtta või käsitsi sisestada.

Loo töötaja

Uue töötaja saab luua, klõpsates rohelist „+“.

Ettevõtte, kus töötaja töötab, saab valida rippmenüüst. Töötaja e-posti aadress on ka kasutajanimi, millega töötaja autentib ennast töötaja piirkonnas ja rakenduses.

Tähelepanu: Veenduge, et sisestate e-posti aadressi õigesti, kuna sellele aadressile saadetakse aktiveerimiskood. Ajajälgimissüsteemi kasutamine pole võimalik ilma aktiveeritud töötaja kontota. E-posti aadressi saab igal ajal muuta.

Kui märkeruut „Mobiil“ on sisse lülitatud, saavad töötajad oma tööaja ka mobiilseadmete (nutitelefon, tahvelarvuti) abil salvestada. Vastasel juhul on aja jälgimine võimalik ainult lauaarvutites (nt keskne ajajälgimisterminal). Sõltumata mobiilsest autoriseerimisest saavad töötajad vaadata oma tööaega mis tahes seadmest.

Töötajate muutmine

Pärast konto edukat aktiveerimist töötaja poolt märgitakse see töötaja halduses linnukesega „Aktiivne“.

Kui aktiveerimist pole veel toimunud, on olek „Ootel“.

Kui töötaja ei saanud meili, nt. kuna anti vale e-posti aadress või meil klassifitseeriti rämpspostiks, saab seda parandada ja aktiveerimiskoodi uuesti saata.

Deaktiveerige töötajad

Kui töötaja ettevõttest lahkub, saab ta deaktiveerida, deaktiveerides märkeruudu „Aktiivne“.

Kõik salvestused säilitatakse, kuid töötajal pole enam süsteemile juurdepääsu.

Mitteaktiivseid töötajaid ei arvestata litsentsi arvutamisel ja seetõttu ei koorma nad töötajate arvu vaba kontingenti.

Kustuta töötajad

Kui töötaja, sealhulgas kõik põhiandmed, ajajälgede kirjed ja puudumised, tuleb täielikult kustutada, tehakse seda töötaja halduses, klõpsates nuppu „Kustuta töötaja“.

Töötaja täielik kustutamine on soovitatav ainult siis, kui ta on loodud valesti või kui seadusest tulenev säilitustähtaeg on möödas ja arvestust pole enam vaja. Andmeid ei saa pärast kustutamist taastada ja seetõttu saab andmeid kustutada alles pärast vastavat turvakinnitust.

Kui töötaja on lihtsalt ettevõttest lahkunud, saab ta deaktiveerida. Kõiki andmeid säilitatakse siin.

Looge sihttunnid

Igale töötajale saab määrata individuaalse sihttunniprofiili, klõpsates töötajate administratsioonis rohelist „+“.

Kui mallid on juba salvestatud, saab need üle võtta, valides need rippmenüüst.

Kuupäeva, millest alates seda profiili kasutatakse, ja päeva tööaega saab salvestada.

Kui ettevõttel on minimaalsete vaheaegade järgimise eeskirjad, võite soovi korral täpsustada, mitu töötundi päevas peaks minimaalse vaheaja automaatselt maha arvestama. Teave esitatakse tööaegades (nt 0,75 tööstustundi = 45 minutit).

Ettevõtte seadistustes sisestatud riigipühi võetakse sellisena vaikimisi ka ajajälgimissüsteemis arvesse. Mõnes tööstusharus (nt gastronoomia, tervishoid jne) on tavaline, et riigipühadel tuleb töötada. Selleks peaks olema aktiveeritud märkeruut „Ignoreeri riigipühi“.

Kui töötajal on võimalus oma ajakonto abil ületunde koguda ja vähendada, aktiveeritakse märkeruut „Ülekandetunnid“ ja vastavad pluss- või miinustunnid kantakse järgmisse kuusse. Kui seda ei soovita (nt töötasu maksmine töötundide põhjal), tuleks tunniülekanne deaktiveerida.

Kui vastloodud profiili tuleb kasutada ka teiste töötajate mallina, saab määrata malli nime. Kui klõpsate nupul „Salvesta“, luuakse automaatselt uus mall.

Vastava sihttunniprofiili üksikasjade avamiseks klõpsake vasakul noolel. See kustutatakse, klõpsates profiili paremal asuval prügikasti sümbolil.

Lisage puudumine

Töötajate administreerimisel rohelisele nupule + klõpsates saab registreerida töötajate puudumisi (nt puhkus, haigus jne).

Pärast puudumisperioodi sisestamist tuleb äraoleku põhjus täpsustada. Kui sama päev on määratud jaotistes „Alates“ ja „Kuni“, saab puudumist lühendada poole päevani, aktiveerides vastava märkeruudu.

Kui tuleb registreerida mitmepäevane puudumine, mis sisaldab ühte või enamat poolt päeva, tuleb iga perioodi kohta salvestada eraldi puudumine, mida arvestatakse poole päevana.

Puudumise saab kustutada, klõpsates prügikasti sümbolil.

Töötajate tööaja vaatamine ja muutmine

Redigeerimisaken avaneb, kui klõpsate töötajate halduses kalendris soovitud päeval.

Aegu saab muuta, lihtsalt salvestatud väärtused üle kirjutades ja rohelisele linnukesele klõpsates aktsepteerida. Tunnisalvestus kustutatakse, klõpsates prügikasti sümbolil.

Klõpsates nuppu „Lisa ajad“, saab lisada töö- ja vaheajad.

Dashboard

Iga töötaja praegust olekut ettevõtte ja osakonna kaupa kuvatakse reaalajas menüüpunkti “Armatuurlaud” kaudu.

• Status: rot=abgemeldet, grün=angemeldet, gelb=Pause
• Grund: Anzeige des Grundes im Falle einer Abwesenheit (z.B. Urlaub, Krank, etc.)
• Konto: Stand des Arbeitszeitkontos zum Vortag

Looge ja eksportige töölehti

Tööajaarvestuse ülevaate saab luua menüüpunkti „Tööaja loend“ kaudu. Selleks tuleb valida soovitud ettevõte ja vastav kuu.

Valikuliselt võib hindamine piirduda ühe osakonnaga.

Hinnangu saab välja printida või eksportida CSV-failina, klõpsates vastavatel nuppudel.

Muuda logi

Ülevaadet administraatorite tehtud muudatustest ettevõtte, töötaja ja kasutaja andmetes saab vaadata menüüpunkti „Muudatuste logi“ kaudu.

Seda saab filtreerida kuupäeva, ettevõtte, administraatori ja tehtud toimingute järgi.

Hinnangu saab välja printida või eksportida CSV-failina, klõpsates vastavatel nuppudel.

Looge administraatoreid ja hallake õigusi

Juurdepääsuõigusi saab hallata menüüpunktis „Administraatorid“.

Haldusõigusi saab määrata kolmes etapis:

• Täielik juurdepääs
• Juurdepääs ainult konkreetsele ettevõttele
• Juurdepääs ainult ettevõtte kindlale osakonnale

Olemasolevate administraatorite õigusi saab igal ajal muuta ja uusi administraatoreid saab kutsuda nupu „Loo administraator“ abil.

Tellimuse muutmine

Kui on vaja suuremat / väiksemat toetatavate ettevõtete, töötajate arvu või kõrgemat / madalamat toetuse staatust, saab plaani kohandada samanimelise menüüpunkti abil. Lisaks saab siin vaadata praeguse plaani olekut ja muuta arveldusaadressi.

Keskse ajaarvestuse terminali loomine

Tööandja võib aja jälgimiseks seadistada ühe või mitu terminali. Selleks saab ta pakkuda brauseris veebirakendust aja jälgimiseks arvutis, sülearvutis või kliendis. Töötajad logivad rakendusse sisse oma kasutajanime ja parooliga. https://log.timeclam.com

TIME|CLAM-rakenduse on mugavam installida tahvelarvutisse, sest iga töötaja saab end siin autentida NFC-märgendi abil (nt võti, kaart, nutitelefon jms).

Muidugi saavad töötajad kasutada aja salvestamist ka individuaalselt oma tööjaamas veebirakenduse või mobiili kaudu.

Registreeruge töö alguses

Pärast sisselogimist algab aja jälgimine klõpsuga nupul „Registreeri“. Kuvatakse töö alustamise aeg.

Pauside registreerimine ja registreerimisest loobumine

Vaheaja alustamiseks klõpsake nuppu „Paus”. Kuvatakse pausi alguse aeg.

Paus lõpetatakse, klõpsates nuppu „Lõpeta paus“.

Töö lõppedes logige välja

Töö lõpus klõpsatakse nupul „Logi välja“.

Tööaja konto kuvamine

Tööajakonto kogu jääk kuvatakse jaotises „Tasakaal” (eelmise päeva väärtus).

Töö- ja puudumisaegade üksikasjalik vaade kalendris

Kalendrivaade avatakse, klõpsates nuppu „Üksikasjad”. Kokkulepitud tööaega kuvatakse jaotises „Siht“ ja tegeliku valitud kuu tööaega jaotises „Tõepoolest“. „Tasakaal“ näitab kuu ja tegeliku tööaja erinevust.

Salvestatud aegade üksikasjad kuvatakse soovitud kuupäeval klõpsates.