Manual

Rexistrarse

Rexístrate como empregador en https://admin.timeclam.com

Atención: Asegúrese de que se seleccionou o país correcto, xa que non se pode cambiar despois do rexistro.

Recibirá un código de activación no enderezo de correo electrónico indicado e asignará un contrasinal.

A túa conta está activada.

Crear empresa

Despois de iniciar sesión por primeira vez, pediráselle que asigne un nome de empresa.

Podes engadir outras empresas máis tarde.

Crear e editar departamentos

Opcionalmente, pode crear departamentos facendo clic no verde „+” na área „Departamentos” da empresa.

O nome dos departamentos que xa foron creados pódese cambiar premendo no símbolo do lapis.

Elimínase un departamento facendo clic no símbolo do lixo.

Os departamentos aos que aínda están asignados empregados só se poden eliminar se estes empregados foron asignados a outro departamento ou a ningún departamento.

Editar festivos

Os festivos globais opcionalmente pódense manter no elemento de menú “Empresas -> Editar festivos”.

Aplicar modelo de vacacións

Os días festivos para certas rexións pódense adoptar automaticamente mediante un modelo ou introducilos manualmente.

Crear empregado

Pódese crear un novo empregado premendo no verde „+“.

A empresa na que traballa o empregado pódese seleccionar no menú despregable. O enderezo de correo electrónico do empregado tamén é o nome de usuario co que o empregado se autentica na área do empregado e na aplicación.

Atención: Asegúrese de introducir o enderezo de correo electrónico correctamente, xa que o código de activación enviarase a este enderezo. O uso do sistema de seguimento do tempo non é posible sen a conta do empregado activada. O enderezo de correo electrónico pódese cambiar en calquera momento.

Se a caixa de verificación „Móbil“ está activada, os empregados tamén poden rexistrar o seu horario de traballo mediante dispositivos móbiles (teléfono intelixente, tableta). Se non, o seguimento horario só é posible desde dispositivos de escritorio (por exemplo, un terminal central de seguimento horario). Independentemente da autorización móbil, os empregados poden ver o seu horario de traballo desde calquera dispositivo.

Editar empregados

Despois de activar correctamente a conta por parte do empregado, indícase na administración do empregado coa marca „Activo“.

Se a activación aínda non se produciu, o estado é „Pendente“.

Se o empregado non recibiu o correo electrónico, por exemplo. porque se deu un enderezo de correo electrónico incorrecto ou o correo electrónico foi clasificado como spam, pódese corrixir e enviar de novo o código de activación.

Desactiva os empregados

Se un empregado abandona a empresa, pode desactivarse desactivando a caixa de verificación „Activo“.

Todas as gravacións mantéñense, pero o empregado xa non ten acceso ao sistema.

Os empregados inactivos non están incluídos no cálculo da licenza e, polo tanto, non cargan o continxente gratuíto do número de empregados.

Eliminar empregados

Se un empregado, incluídos todos os datos mestres, os rexistros de seguimento do tempo e as ausencias, se vai eliminar por completo, farase na administración do empregado premendo no botón „Eliminar empregado“.

A supresión completa dun empregado só se recomenda se foi creado incorrectamente ou se expirou o período legal de retención e os rexistros xa non son necesarios. Os datos non se poden restaurar despois da eliminación e, polo tanto, os datos só se poden eliminar despois da correspondente confirmación de seguridade.

Se o empregado simplemente abandonou a empresa, pode desactivarse. Todos os datos consérvanse aquí.

Crear horas de destino

A cada empregado pódeselle asignar un perfil de hora obxectivo individual facendo clic no verde „+“ na administración do empregado.

Se os modelos xa están gardados, pódense adoptar seleccionándoos no menú despregable.

A data a partir da cal se utilizará este perfil e o tempo de traballo obxectivo diario pode almacenarse.

Se a empresa ten regulamentos para o cumprimento dos descansos mínimos, pode especificar opcionalmente de cantas horas de traballo ao día se debe descontar automaticamente o descanso mínimo. A información ofrécese en horas industriais (por exemplo, 0,75 horas industriais = 45 minutos).

Os días festivos que se introduciron na configuración da empresa tamén se teñen en conta como tales no sistema de seguimento de tempo por defecto. Nalgunhas industrias (por exemplo, gastronomía, asistencia sanitaria, etc.) é habitual ter que traballar os días festivos. Para iso, debería activarse a caixa de verificación „Ignorar os días festivos“.

Se o empregado ten a oportunidade de acumular e reducir as horas extraordinarias usando a súa conta de tempo, a caixa de verificación „Horas de transferencia“ está activada e as respectivas horas máis ou menos transfírense ao mes seguinte. Se non se desexa (por exemplo, o pago do salario en función das horas traballadas), a transferencia horaria debería estar desactivada.

Se o perfil recentemente creado tamén se utilizará como modelo para outros empregados, pódese especificar un „nome de modelo“. Ao facer clic en „Gardar“, crearase automaticamente un novo modelo.

Fai clic na frecha esquerda para abrir os detalles do perfil de hora de destino correspondente. Elimínase premendo no símbolo do lixo á dereita do perfil.

Engadir ausencia

Ao facer clic no verde „+“ na administración dos empregados, pódense rexistrar as ausencias (por exemplo, vacacións, enfermidades, etc.) dos empregados.

Despois de ingresar o período de ausencia, deberá especificarse o motivo da ausencia. Se se especifica o mesmo día en “De” e “A”, a ausencia pode reducirse a medio día activando a caixa de verificación correspondente.

Se se debe rexistrar unha ausencia de varios días que inclúa un ou máis medios días, deberá gardarse unha ausencia separada por cada período que se debe ter en conta como medio día.

Pódese eliminar unha ausencia facendo clic no símbolo do lixo.

Ver e editar o horario de traballo dos empregados

A xanela de edición ábrese facendo clic no día desexado no calendario na administración dos empregados.

As horas pódense cambiar simplemente sobrescribindo os valores gardados e aceptar facendo clic na marca verde. Elimínase unha gravación por hora facendo clic no símbolo do lixo.

Ao facer clic en „Engadir tempos“, pódense engadir tempos de traballo e descanso.

Panel de control

O estado actual de cada empregado, desglosado por empresa e departamento, móstrase en tempo real a través do elemento do menú “Panel de control”.

• Status: rot=abgemeldet, grün=angemeldet, gelb=Pause
• Grund: Anzeige des Grundes im Falle einer Abwesenheit (z.B. Urlaub, Krank, etc.)
• Konto: Stand des Arbeitszeitkontos zum Vortag

Xera e exporta follas de traballo

Pódese xerar unha visión xeral das contas de tempo de traballo a través do elemento do menú “Lista de horas de traballo”. Para iso hai que seleccionar a empresa desexada e o mes correspondente.

Opcionalmente, a avaliación pode limitarse a un só departamento.

A avaliación pódese imprimir ou exportar como ficheiro CSV facendo clic nos botóns correspondentes.

Rexistro de cambios

A vista xeral dos cambios realizados polos administradores nos datos da empresa, dos empregados e dos usuarios pódese ver a través do elemento de menú „Rexistro de cambios“.

Pode filtrarse por data, empresa, administrador e operacións realizadas.

A avaliación pódese imprimir ou exportar como ficheiro CSV facendo clic nos botóns correspondentes.

Crear administradores e xestionar dereitos

Os dereitos de acceso pódense xestionar no elemento de menú „Administradores“.

Os dereitos de administración pódense asignar en tres etapas:

• Acceso completo
• Acceso só a unha empresa específica
• Acceso só a un departamento específico dunha empresa

Os dereitos dos administradores existentes pódense cambiar en calquera momento e os novos administradores poden ser convidados usando o botón „Crear administrador“.

Cambiar subscrición

Se se precisa un número superior / inferior de empresas, empregados ou un estado de asistencia superior / inferior, o plan pódese axustar empregando o elemento do menú do mesmo nome. Ademais, o estado do plan actual pódese ver aquí e editar o enderezo de facturación.

Establecemento dun terminal central de gravación horaria

O empresario pode configurar un ou máis terminais para o seguimento do tempo. Para iso, pode ofrecer a aplicación web no navegador para o seguimento do tempo nun PC, portátil ou cliente. Os empregados acceden á aplicación co seu nome de usuario e contrasinal. https://log.timeclam.com

É máis cómodo instalar a aplicación TIME|CLAM nunha tableta, porque todos os empregados poden autenticarse aquí usando unha etiqueta NFC (por exemplo, chave, tarxeta, teléfono intelixente, etc.).

Por suposto, os empregados tamén poden usar a gravación do tempo individualmente na súa propia estación de traballo a través da aplicación web ou móbil a través da aplicación.

Rexístrate ao comezo dos traballos

Despois de iniciar sesión, o seguimento do tempo comeza cun clic en „Rexistrarse“. Amósase a hora do inicio do traballo.

Rexistro e baixa por descansos

Para comezar unha pausa, faga clic en “Pausa”. Amósase a hora do comezo do descanso.

A pausa finaliza premendo en „Finalizar a pausa“.

Pecha sesión ao rematar o traballo

Ao final do traballo, fai clic no botón „Desconectarse“.

Visualización da conta do tempo de traballo

O saldo total da conta do tempo de traballo móstrase en “Equilibrio” (valor do día anterior).

Vista detallada dos horarios de traballo e ausencia no calendario

A vista do calendario ábrese premendo no botón “Detalles”. O tempo de traballo acordado móstrase en “Obxectivo” e o tempo de traballo real para o mes seleccionado en “Por suposto”. „Equilibrio” mostra a diferenza mensual entre o horario de traballo obxectivo e o real.

Os detalles das horas rexistradas móstranse facendo clic na data desexada.