Brugervejledning

Tilmeld

Tilmeld dig som arbejdsgiver hos https://admin.timeclam.com

Opmærksomhed: Sørg for, at det rigtige land er valgt, da dette ikke kan ændres efter registreringen.

Du modtager en aktiveringskode på den angivne e-mail-adresse og tildeler en adgangskode.

Din konto er nu aktiveret.

Opret firma

Når du har logget ind første gang, bliver du bedt om at tildele et firmanavn.

Du kan eventuelt tilføje andre virksomheder senere.

Opret og rediger afdelinger

Du kan eventuelt oprette afdelinger ved at klikke på det grønne “+” i området “Afdelinger” i virksomheden.

Navnet på de afdelinger, der allerede er oprettet, kan ændres ved at klikke på blyantsymbolet.

En afdeling slettes ved at klikke på papirkurven.

Afdelinger, som medarbejderne stadig er tilknyttet, kan kun slettes, hvis disse medarbejdere er blevet tildelt en anden afdeling eller ingen afdeling.

Rediger helligdage

Globale helligdage kan valgfrit opretholdes under menupunktet „Virksomheder -> Rediger helligdage“.

Anvend ferie skabelon

Helligdage for visse regioner kan automatisk vedtages ved hjælp af en skabelon eller indtastes manuelt.

Opret medarbejder

En ny medarbejder kan oprettes ved at klikke på det grønne „+“.

Virksomheden, som medarbejderen arbejder i, kan vælges i rullemenuen. Medarbejderens e-mail-adresse er også det brugernavn, som medarbejderen godkender sig selv i medarbejderområdet og i appen.

Opmærksomhed: Sørg for at indtaste e-mail-adressen korrekt, da aktiveringskoden sendes til denne adresse. Brug af tidssporingssystemet er ikke muligt uden aktiveret medarbejderkonto. E-mail-adressen kan ændres når som helst.

Hvis afkrydsningsfeltet „Mobil“ er aktiveret, kan medarbejderne også registrere deres arbejdstid ved hjælp af mobile enheder (smartphone, tablet). Ellers er tidssporing kun mulig fra stationære enheder (f.eks. Central tidssporingsterminal). Uanset mobilgodkendelse kan medarbejdere se deres arbejdstid fra enhver enhed.

Rediger medarbejdere

Efter vellykket aktivering af kontoen af medarbejderen er dette angivet i medarbejderadministrationen med afkrydsningen ”Aktiv”.

Hvis aktiveringen endnu ikke har fundet sted, er status „Afventer“.

Hvis medarbejderen ikke modtog e-mailen, f.eks. fordi den forkerte e-mail-adresse blev givet, eller e-mailen blev klassificeret som spam, kan dette rettes, og aktiveringskoden sendes igen.

Deaktiver medarbejdere

Hvis en medarbejder forlader virksomheden, kan han deaktiveres ved at deaktivere afkrydsningsfeltet „Aktiv“.

Alle optagelser bevares, men medarbejderen har ikke længere adgang til systemet.

Inaktive medarbejdere er ikke inkluderet i licensberegningen og belaster derfor ikke det frie kontingent af antallet af medarbejdere.

Slet medarbejdere

Hvis en medarbejder, inklusive alle stamdata, tidssporingsregistreringer og fravær, skal slettes fuldstændigt, gøres dette i medarbejderadministrationen ved at klikke på knappen „Slet medarbejder“.

Fuldstændig sletning af en medarbejder anbefales kun, hvis han blev oprettet forkert, eller den lovbestemte opbevaringsperiode er udløbet, og optegnelserne ikke længere er påkrævet. Dataene kan ikke gendannes efter sletning, og dataene kan derfor kun slettes efter en tilsvarende sikkerhedsbekræftelse.

Hvis medarbejderen simpelthen har forladt virksomheden, kan han deaktiveres. Alle data opbevares her.

Opret måltimer

Hver medarbejder kan tildeles en individuel måltimeprofil ved at klikke på det grønne „+“ i medarbejderadministrationen.

Hvis skabeloner allerede er gemt, kan de vedtages ved at vælge dem i rullemenuen.

Den dato, hvorfra denne profil skal bruges, og det daglige mål arbejdstid kan lagres.

Hvis virksomheden har regler for overholdelse af minimumsafbrydelser, kan du eventuelt angive fra hvor mange arbejdstimer om dagen, hvilket minimumsafbrydelse der automatisk skal trækkes fra. Oplysningerne gives i industrielle timer (f.eks. 0,75 industrielle timer = 45 minutter).

Offentlige helligdage, der er indtastet i virksomhedsindstillingerne, tages også som standard i betragtning i tidssporingssystemet. I nogle brancher (fx gastronomi, sundhedspleje osv.) Er det almindeligt at skulle arbejde på helligdage. Til dette skal afkrydsningsfeltet „Ignorer helligdage“ være aktiveret.

Hvis medarbejderen har mulighed for at akkumulere og reducere overarbejde ved hjælp af sin tidskonto, aktiveres afkrydsningsfeltet „Overførselstimer“, og de respektive plus- eller minus timer overføres til den følgende måned. Hvis dette ikke ønskes (f.eks. Lønudbetaling baseret på de arbejdede timer), skal timeoverføringen deaktiveres.

Hvis den nyoprettede profil også skal bruges som skabelon for andre medarbejdere, kan der angives et ”skabelonnavn”. Når du klikker på „Gem“, oprettes der automatisk en ny skabelon.

Klik på venstre pil for at åbne detaljerne for den tilsvarende måltimeprofil. Det slettes ved at klikke på papirkurvsymbolet til højre for profilen.

Tilføj fravær

Ved at klikke på det grønne „+“ i medarbejderadministrationen kan medarbejdernes fravær (f.eks. Ferie, sygdom osv.) Registreres.

Efter indtastning af fraværsperioden skal årsagen til fraværet angives. Hvis den samme dag er specificeret i “Fra” og “Til”, kan fraværet afkortes til en halv dag ved at aktivere det tilsvarende afkrydsningsfelt.

Hvis der skal registreres et flerdages fravær, der inkluderer en eller flere halve dage, skal der gemmes et separat fravær for hver periode, der skal tages i betragtning som en halv dag.

Fravær kan slettes ved at klikke på papirkurven.

Se og rediger medarbejdernes arbejdstid

Redigeringsvinduet åbnes ved at klikke på den ønskede dag i kalenderen i medarbejderadministrationen.

Tidspunkter kan ændres ved blot at overskrive de gemte værdier og acceptere ved at klikke på det grønne kryds. En optagelse hver time slettes ved at klikke på papirkurven.

Ved at klikke på „Tilføj tidspunkter“ kan arbejds- og pausetider tilføjes.

Dashboard

Den aktuelle status for hver medarbejder opdelt efter virksomhed og afdeling vises i realtid via menupunktet “Dashboard”.

• Status: rot=abgemeldet, grün=angemeldet, gelb=Pause
• Grund: Anzeige des Grundes im Falle einer Abwesenheit (z.B. Urlaub, Krank, etc.)
• Konto: Stand des Arbeitszeitkontos zum Vortag

Generer og eksporter timesedler

En oversigt over arbejdstidskonti kan genereres via menupunktet “Arbejdstidsliste”. For at gøre dette skal den ønskede virksomhed og den tilsvarende måned vælges.

Eventuelt kan evalueringen begrænses til en enkelt afdeling.

Evalueringen kan udskrives eller eksporteres som en CSV-fil ved at klikke på de tilsvarende knapper.

Skiftelog

En oversigt over de ændringer, som administratorer har foretaget i virksomheds-, medarbejder- og brugerdata, kan ses via menupunktet ”Ændringslog”.

Det kan filtreres efter dato, firma, administrator og udførte operationer.

Evalueringen kan udskrives eller eksporteres som en CSV-fil ved at klikke på de tilsvarende knapper.

Opret administratorer og administrer rettigheder

Adgangsrettigheder kan administreres under menupunktet „Administratorer“.

Administrationsrettigheder kan tildeles i tre faser:

• Fuld adgang
• Kun adgang til en bestemt virksomhed
• Adgang kun til en bestemt afdeling i en virksomhed

De eksisterende administrators rettigheder kan ændres når som helst, og nye administratorer kan inviteres ved hjælp af knappen „Opret administrator“.

Skift abonnement

Hvis der kræves et højere / lavere antal understøttede virksomheder, medarbejdere eller en højere / lavere supportstatus, kan planen justeres ved hjælp af menupunktet med samme navn. Derudover kan status for den aktuelle plan ses her, og faktureringsadressen kan redigeres.

Oprettelse af en central tidsregistreringsterminal

Arbejdsgiveren kan oprette en eller flere terminaler til tidsregistrering. For at gøre dette kan han tilbyde webapplikationen i browseren til tidsregistrering på en pc, notesbog eller klient. Medarbejdere logger ind på applikationen med deres brugernavn og adgangskode. https://log.timeclam.com

Det er mere praktisk at installere TIME|CLAM-appen på en tablet, fordi enhver medarbejder kan godkende sig her ved hjælp af et NFC-tag (f.eks. Nøgle, kort, smartphone osv.).

Selvfølgelig kan medarbejderne også bruge tidsregistreringen individuelt på deres egen arbejdsstation via webapplikationen eller mobil via appen.

Tilmeld dig ved arbejdets start

Efter login er tidssporing begyndt med et klik på „Tilmeld“. Tidspunktet for arbejdets start vises.

Registrering og afmelding af pauser

Klik på “Pause” for at starte en pause. Tidspunktet for pausens start vises.

Pausen afsluttes ved at klikke på „Afslut pause“.

Log af ved arbejdets afslutning

I slutningen af arbejdet klikkes på knappen „Log af“.

Visning af arbejdstidskontoen

Den samlede saldo på arbejdstidskontoen vises under “Balance” (forrige dags værdi).

Detaljeret visning af arbejds- og fraværstiderne i kalenderen

Kalendervisningen åbnes ved at klikke på knappen “Detaljer”. Den aftalte arbejdstid vises under „Mål“ og den faktiske arbejdstid for den valgte måned under „Ja“. „Balance“ viser den månedlige forskel mellem mål og faktisk arbejdstid.

Detaljer om de registrerede tidspunkter vises ved at klikke på den ønskede dato.