Podręcznik

Zarejestrować

Zarejestruj się jako pracodawca pod adresem https://admin.timeclam.com

Uwaga: Upewnij się, że został wybrany właściwy kraj, ponieważ nie można go zmienić po rejestracji.

Na podany adres e-mail otrzymasz kod aktywacyjny i przypiszesz hasło.

Twoje konto jest teraz aktywowane.

Utwórz firmę

Po pierwszym zalogowaniu się zostaniesz poproszony o przypisanie nazwy firmy.

Możesz opcjonalnie dodać inne firmy później.

Twórz i edytuj działy

Możesz opcjonalnie tworzyć działy, klikając zielony „+” w obszarze „Działy” firmy.

Nazwy działów, które zostały już utworzone, można zmienić, klikając symbol ołówka.

Dział można usunąć, klikając symbol kosza.

Działy, do których nadal są przypisani pracownicy, można usunąć tylko wtedy, gdy pracownicy ci zostali przypisani do innego działu lub do żadnego działu.

Edytuj święta państwowe

W punkcie menu „Firmy -> Edytuj święta państwowe” można opcjonalnie zachować globalne święta państwowe.

Zastosuj szablon wakacji

Dni świąteczne w niektórych regionach mogą być automatycznie przyjmowane za pomocą szablonu lub wprowadzane ręcznie.

Utwórz pracownika

Nowego pracownika można utworzyć, klikając zielony „+”.

Firmę, w której pracuje pracownik można wybrać z rozwijanego menu. Adres e-mail pracownika to również nazwa użytkownika, za pomocą której pracownik uwierzytelnia się w obszarze pracowniczym i aplikacji.

Uwaga: Upewnij się, że podałeś prawidłowy adres e-mail, ponieważ kod aktywacyjny zostanie wysłany na ten adres. Korzystanie z systemu śledzenia czasu nie jest możliwe bez aktywowanego konta pracownika. Adres e-mail można zmienić w dowolnym momencie.

Jeśli pole wyboru „Mobile” jest aktywne, pracownicy mogą również rejestrować swoje godziny pracy za pomocą urządzeń mobilnych (smartfon, tablet). W przeciwnym razie śledzenie czasu jest możliwe tylko z urządzeń stacjonarnych (np. Centralny terminal do śledzenia czasu). Niezależnie od mobilnej autoryzacji pracownicy mogą przeglądać swoje godziny pracy z dowolnego urządzenia.

Edytuj pracowników

Po pomyślnej aktywacji konta przez pracownika jest to zaznaczone w administracji pracownika za pomocą haczyka „Aktywny”.

Jeśli aktywacja jeszcze nie miała miejsca, status to „Oczekuje”.

Jeśli pracownik nie otrzymał maila, np. ponieważ podano nieprawidłowy adres e-mail lub wiadomość e-mail została zaklasyfikowana jako spam, można to poprawić i ponownie wysłać kod aktywacyjny.

Dezaktywuj pracowników

Jeśli pracownik odchodzi z firmy, można go dezaktywować, dezaktywując pole wyboru „Aktywny”.

Wszystkie nagrania są zachowywane, ale pracownik nie ma już dostępu do systemu.

Nieaktywni pracownicy nie są uwzględniani przy obliczaniu licencji, a zatem nie obciążają wolnego warunku liczby pracowników.

Usuń pracowników

Jeśli pracownik, w tym wszystkie dane podstawowe, ewidencja czasu pracy i nieobecności, ma zostać całkowicie usunięty, odbywa się to w administracji pracowników poprzez kliknięcie na przycisk „Usuń pracownika”.

Całkowite usunięcie pracownika jest zalecane tylko wtedy, gdy został utworzony nieprawidłowo lub upłynął ustawowy okres przechowywania, a dokumentacja nie jest już wymagana. Danych nie można przywrócić po usunięciu, dlatego można je usunąć tylko po odpowiednim potwierdzeniu bezpieczeństwa.

Jeśli pracownik po prostu opuścił firmę, może zostać zdezaktywowany. Wszystkie dane są tutaj przechowywane.

Utwórz godziny docelowe

Każdemu pracownikowi można przypisać indywidualny docelowy profil godzinowy, klikając zielony „+” w administracji pracowników.

Jeśli szablony są już zapisane, można je przejąć, wybierając je z menu rozwijanego.

Można zapisać datę, od której ten profil ma być używany i dzienny docelowy czas pracy.

Jeśli firma posiada przepisy dotyczące przestrzegania minimalnych przerw, możesz opcjonalnie określić, z ilu godzin pracy w ciągu dnia minimalna przerwa ma być automatycznie odejmowana. Informacje są podawane w godzinach pracy (np. 0,75 godziny pracy = 45 minut).

Dni ustawowo wolne od pracy, które zostały wprowadzone w ustawieniach firmy, są również domyślnie uwzględniane jako takie w systemie śledzenia czasu. W niektórych branżach (np. Gastronomia, służba zdrowia itp.) Często trzeba pracować w święta. W tym celu należy zaznaczyć pole wyboru „Ignoruj święta”.

Jeśli pracownik ma możliwość gromadzenia i zmniejszania godzin nadliczbowych za pomocą swojego konta czasu pracy, pole wyboru „Przenieś godziny” jest aktywowane, a odpowiednie godziny dodatnie lub ujemne są przenoszone na następny miesiąc. Jeśli nie jest to pożądane (np. Wypłata wynagrodzenia na podstawie przepracowanych godzin), transfer godzinowy należy dezaktywować.

Jeśli nowo utworzony profil ma być również używany jako szablon dla innych pracowników, można określić „nazwę szablonu”. Kiedy klikniesz „Zapisz”, nowy szablon zostanie utworzony automatycznie.

Kliknij strzałkę w lewo, aby wyświetlić szczegóły odpowiedniego docelowego profilu godzinowego. Jest usuwany, klikając symbol kosza po prawej stronie profilu.

Dodaj nieobecność

Klikając zielony „+” w administracji pracowników można rejestrować nieobecności (np. Urlop, choroba itp.) Pracowników.

Po wejściu w okres nieobecności należy podać przyczynę nieobecności. Jeśli ten sam dzień jest określony w polach „Od” i „Do”, nieobecność można skrócić do pół dnia, aktywując odpowiednie pole wyboru.

Jeżeli rejestrowana ma być kilkudniowa nieobecność obejmująca jeden lub więcej pół dnia, należy zapisać oddzielną nieobecność dla każdego okresu, który ma być liczony jako pół dnia.

Nieobecność można usunąć, klikając symbol kosza.

Przeglądaj i edytuj godziny pracy pracowników

Okno edycji otwiera się po kliknięciu żądanego dnia w kalendarzu w administracji pracowników.

Czasy można zmienić po prostu przez nadpisanie zapisanych wartości i zaakceptować, klikając zielony haczyk. Godzinowe nagranie usuwa się, klikając symbol kosza.

Klikając „Dodaj czasy“, można dodać czasy pracy i przerwy.

Deska rozdzielcza

Bieżący status każdego pracownika w podziale na firmę i dział jest wyświetlany w czasie rzeczywistym za pośrednictwem pozycji menu „Pulpit”.

• Status: rot=abgemeldet, grün=angemeldet, gelb=Pause
• Grund: Anzeige des Grundes im Falle einer Abwesenheit (z.B. Urlaub, Krank, etc.)
• Konto: Stand des Arbeitszeitkontos zum Vortag

Generuj i eksportuj karty czasu pracy

Przegląd kont czasu pracy można wygenerować w punkcie menu „Lista czasu pracy”. Aby to zrobić, należy wybrać żądaną firmę i odpowiedni miesiąc.

Opcjonalnie ocena może być ograniczona do jednego działu.

Ocenę można wydrukować lub wyeksportować jako plik CSV, klikając odpowiednie przyciski.

Dziennik zmian

Przegląd zmian wprowadzonych przez administratorów w danych firmy, pracowników i użytkowników można wyświetlić w punkcie menu „Dziennik zmian”.

Można go filtrować według daty, firmy, administratora i wykonywanych operacji.

Ocenę można wydrukować lub wyeksportować jako plik CSV, klikając odpowiednie przyciski.

Twórz administratorów i zarządzaj uprawnieniami

Prawami dostępu można zarządzać w punkcie menu „Administratorzy”.

Uprawnienia administracyjne można nadawać w trzech etapach:

• Pełny dostęp
• Dostęp tylko do określonej firmy
• Dostęp tylko do określonego działu firmy

Prawa istniejących administratorów można zmienić w dowolnym momencie, a nowych administratorów można zaprosić za pomocą przycisku „Utwórz administratora”.

Zmień subskrypcję

Jeśli wymagana jest większa / niższa liczba obsługiwanych firm, pracowników lub wyższy / niższy status wsparcia, plan można dostosować za pomocą pozycji menu o tej samej nazwie. Ponadto można tutaj wyświetlić status bieżącego planu i edytować adres rozliczeniowy.

Utworzenie centralnego terminala do rejestracji czasu

Pracodawca może ustawić jeden lub więcej terminali do śledzenia czasu. W tym celu może zaoferować aplikację internetową w przeglądarce do śledzenia czasu na komputerze PC, notebooku lub kliencie. Pracownicy logują się do aplikacji za pomocą swojej nazwy użytkownika i hasła. https://log.timeclam.com

Wygodniej jest zainstalować aplikację TIME|CLAM na tablecie, ponieważ każdy pracownik może się tutaj uwierzytelnić za pomocą tagu NFC (np. Klucz, karta, smartfon itp.).

Oczywiście pracownicy mogą również samodzielnie korzystać z rejestracji czasu na własnym stanowisku pracy za pośrednictwem aplikacji webowej lub mobilnej za pośrednictwem aplikacji.

Zarejestruj się na początku pracy

Po zalogowaniu się, śledzenie czasu rozpoczyna się po kliknięciu „Zarejestrować”. Wyświetlany jest czas rozpoczęcia pracy.

Rejestracja i wyrejestrowanie na przerwy

Aby rozpocząć przerwę, kliknij „Pauza”. Wyświetlany jest czas rozpoczęcia przerwy.

Przerwa kończy się kliknięciem „Zakończ pauzę”.

Wyloguj się po zakończeniu pracy

Po zakończeniu pracy przycisk „Wyloguj” zostaje kliknięty.

Wyświetlanie konta czasu pracy

Łączne saldo konta czasu pracy jest wyświetlane pod „Saldo” (wartość z poprzedniego dnia).

Szczegółowy widok godzin pracy i nieobecności w kalendarzu

Widok kalendarza otwiera się, klikając przycisk „Detale”. Uzgodniony czas pracy jest wyświetlany w pozycji „Cel”, a rzeczywisty czas pracy w wybranym miesiącu w pozycji „W rzeczy samej”. „Saldo” pokazuje miesięczną różnicę między docelowym a rzeczywistym czasem pracy.

Szczegóły zarejestrowanych czasów są wyświetlane po kliknięciu żądanej daty.