Manual


Sistemul de urmărire a timpului TIME|CLAM este complet bazat pe cloud și nu necesită nicio instalare pe hardware. Sistemul constă din două zone:



Atenţie:
Înainte ca angajații să poată utiliza sistemul de urmărire a timpului, trebuie mai întâi să fie creați și invitați în zona de administrare.


Administrare
(pentru angajatori și supraveghetori)


Inregistreaza-te



Înregistrați-vă ca angajator la https://admin.timeclam.com

Atenţie: Vă rugăm să vă asigurați că a fost selectată țara corectă, deoarece aceasta nu poate fi modificată după înregistrare.

Veți primi un cod de activare la adresa de e-mail furnizată și atribuiți o parolă.

Contul dvs. este acum activat.

Inregistreaza-te Limba pe care ați selectat-o este utilizată în aplicație

Creați companie



După ce vă conectați pentru prima dată, vi se va cere să atribuiți un nume de companie.

Opțional, puteți adăuga alte companii ulterior.

Creați companie Limba pe care ați selectat-o este utilizată în aplicație

Creați și editați departamente



Opțional, puteți crea departamente făcând clic pe „+” verde în zona „Departamente” a companiei.

Numele departamentelor care au fost deja create pot fi modificate făcând clic pe simbolul creion.

Un departament este șters făcând clic pe simbolul coșului de gunoi.

Departamentele la care angajații sunt încă repartizați pot fi șterse numai dacă acești angajați au fost repartizați la alt departament sau la niciun departament.

Creați și editați departamente Limba pe care ați selectat-o este utilizată în aplicație

Editați sărbătorile legale



Sărbătorile legale globale pot fi menținute opțional sub elementul de meniu „Companii -> Editați sărbătorile legale“.

Editați sărbătorile legale Limba pe care ați selectat-o este utilizată în aplicație

Aplicați șablonul de vacanță



Sărbătorile legale pentru anumite regiuni pot fi adoptate automat folosind un șablon sau introduse manual.

Aplicați șablonul de vacanță Limba pe care ați selectat-o este utilizată în aplicație

Gestionați angajații
Sub elementul de meniu „Angajați“, angajații pot fi gestionați, profilurile orare vizate și absențele pot fi editate, iar timpul de lucru al angajaților poate fi vizualizat și corectat, dacă este necesar, și seta angajații inactivi când au părăsit compania.


Creați un angajat



Un nou angajat poate fi creat făcând clic pe „+“ verde.

Compania în care lucrează angajatul poate fi selectată în meniul derulant. Adresa de e-mail a angajatului este, de asemenea, numele de utilizator cu care angajatul se autentifică în zona angajatului și în aplicație.

Atenţie: Vă rugăm să vă asigurați că ați introdus corect adresa de e-mail, deoarece codul de activare va fi trimis la această adresă. Utilizarea sistemului de urmărire a timpului nu este posibilă fără contul angajatului activat. Adresa de e-mail poate fi schimbată oricând.

Dacă este activată caseta de selectare „Mobil”, angajații își pot înregistra și orele de lucru folosind dispozitive mobile (smartphone, tabletă). În caz contrar, urmărirea timpului este posibilă numai de pe dispozitivele desktop (de exemplu, terminalul central de urmărire a timpului). Indiferent de autorizația mobilă, angajații își pot vizualiza programul de lucru de pe orice dispozitiv.



Limba pe care ați selectat-o este utilizată în aplicație

Editați angajații



După activarea cu succes a contului de către angajat, acest lucru este indicat în administrația angajaților cu bifă „Activ“.

Dacă activarea nu a avut loc încă, starea este „În așteptare“.

Dacă angajatul nu a primit e-mailul, de ex. deoarece adresa de e-mail greșită a fost dată sau e-mailul a fost clasificat ca spam, aceasta poate fi corectată și codul de activare poate fi trimis din nou.

Limba pe care ați selectat-o este utilizată în aplicație

Dezactivați angajații



Dacă un angajat părăsește compania, acesta poate fi dezactivat dezactivând caseta de selectare „Activ”.

Toate înregistrările sunt păstrate, dar angajatul nu mai are acces la sistem.

Angajații inactivi nu sunt incluși în calculul licenței și, prin urmare, nu încarcă contingentul gratuit al numărului de angajați.

Limba pe care ați selectat-o este utilizată în aplicație

Ștergeți angajații



Dacă un angajat, inclusiv toate datele de bază, înregistrările de urmărire a timpului și absențele, urmează să fie șters complet, acest lucru se face în administrația angajaților făcând clic pe butonul „Șterge angajatul“.

Ștergerea completă a unui angajat este recomandată numai dacă acesta a fost creat incorect sau perioada de păstrare legală a expirat și înregistrările nu mai sunt necesare. Datele nu pot fi restaurate după ștergere și, prin urmare, datele pot fi șterse numai după o confirmare de securitate corespunzătoare.

Dacă angajatul a părăsit compania, acesta poate fi dezactivat. Toate datele sunt păstrate aici.

Limba pe care ați selectat-o este utilizată în aplicație

Creați ore vizate



Fiecărui angajat i se poate atribui un profil individual de oră țintă făcând clic pe „+“ verde din administrația angajaților.

Dacă șabloanele sunt deja salvate, acestea pot fi adoptate selectându-le din meniul derulant.

Data de la care urmează să fie utilizat acest profil și timpul de lucru țintă zilnic pot fi stocate.

Dacă compania are reglementări pentru respectarea pauzelor minime, puteți specifica opțional din câte ore de lucru pe zi care pauză minimă trebuie dedusă automat. Informațiile sunt date în ore industriale (de exemplu, 0,75 ore industriale = 45 minute).

Sărbătorile legale care au fost introduse în setările companiei sunt, de asemenea, luate în considerare ca atare în sistemul de urmărire a timpului în mod implicit. În unele industrii (de exemplu, gastronomie, îngrijire a sănătății etc.) este obișnuit să lucrezi de sărbătorile legale. Pentru aceasta, trebuie activată caseta de selectare „Ignorați sărbătorile legale“.

Dacă angajatul are posibilitatea de a acumula și de a reduce orele suplimentare folosind contul său de timp, se activează caseta de selectare „Ore de transfer“ și respectivele ore plus sau minus sunt transferate în luna următoare. Dacă nu se dorește acest lucru (de exemplu, plata salariului pe baza orelor lucrate), transferul orar ar trebui să fie dezactivat.

Dacă profilul nou creat trebuie utilizat și ca șablon pentru alți angajați, poate fi specificat un „nume șablon“. Când faceți clic pe „Salvare“, un nou șablon va fi creat automat.

Faceți clic pe săgeata din stânga pentru a deschide detaliile profilului orei țintă corespunzătoare. Se șterge făcând clic pe simbolul coș de gunoi din dreapta profilului.

Creați ore vizate

Creați ore vizate

Creați ore vizate Limba pe care ați selectat-o este utilizată în aplicație

Adăugați absența



Făcând clic pe „+“ verde în administrația angajaților, pot fi înregistrate absențele (de exemplu, concediu, boală etc.) ale angajaților.

După introducerea perioadei de absență, trebuie specificat motivul absenței. Dacă aceeași zi este specificată în „De la” și „Către”, absența poate fi scurtată la jumătate de zi prin activarea casetei de selectare corespunzătoare.

Dacă se înregistrează o absență de mai multe zile care include una sau mai multe jumătăți de zi, trebuie salvată o absență separată pentru fiecare perioadă care trebuie luată în considerare ca jumătate de zi.

O absență poate fi ștearsă făcând clic pe simbolul coșului de gunoi.

Adăugați absența

Adăugați absența Limba pe care ați selectat-o este utilizată în aplicație

Adăugați absența Exemplu: vacanță în perioada 01.01 - 01.15, din care 14.01 este o jumătate de zi

Vizualizați și editați programul de lucru al angajaților



Fereastra de editare se deschide făcând clic pe ziua dorită din calendar în administrația angajaților.

Orele pot fi schimbate pur și simplu prin suprascrierea valorilor salvate și acceptate făcând clic pe bifa verde. O înregistrare orară este ștearsă făcând clic pe simbolul coș de gunoi.

Dând clic pe „Adăugați timpi“, se pot adăuga timpi de lucru și pauză.

Vizualizați și editați programul de lucru al angajaților

Vizualizați și editați programul de lucru al angajaților

Vizualizați și editați programul de lucru al angajaților Limba pe care ați selectat-o este utilizată în aplicație

Bord



Starea actuală a fiecărui angajat, defalcat pe companii și departamente, este afișată în timp real prin intermediul elementului de meniu „Tablou de bord”.

  • Status: rot=abgemeldet, grün=angemeldet, gelb=Pause
  • Grund: Anzeige des Grundes im Falle einer Abwesenheit (z.B. Urlaub, Krank, etc.)
  • Konto: Stand des Arbeitszeitkontos zum Vortag
Bord Limba pe care ați selectat-o este utilizată în aplicație

Generați și exportați foi de timp



O prezentare generală a conturilor de timp de lucru poate fi generată prin intermediul elementului de meniu „Lista timpului de lucru”. Pentru a face acest lucru, trebuie selectată compania dorită și luna corespunzătoare.

Opțional, evaluarea poate fi limitată la un singur departament.

Evaluarea poate fi tipărită sau exportată ca fișier CSV făcând clic pe butoanele corespunzătoare.

Generați și exportați foi de timp Limba pe care ați selectat-o este utilizată în aplicație

Jurnal de schimbări



O imagine de ansamblu asupra modificărilor făcute de administratori la datele companiei, angajaților și utilizatorilor poate fi vizualizată prin intermediul elementului de meniu „Jurnalul modificărilor“.

Poate fi filtrat după dată, companie, administrator și operațiuni efectuate.

Evaluarea poate fi tipărită sau exportată ca fișier CSV făcând clic pe butoanele corespunzătoare.

Jurnal de schimbări Limba pe care ați selectat-o este utilizată în aplicație

Creați administratori și gestionați drepturile



Drepturile de acces pot fi gestionate sub meniul „Administratori“.

Drepturile de administrare pot fi atribuite în trei etape:
  • Acces complet
  • Acces la o anumită companie
  • Acces doar la un anumit departament al unei companii
Drepturile administratorilor existenți pot fi modificate oricând, iar administratorii noi pot fi invitați utilizând butonul „Creați administrator”.

Creați administratori și gestionați drepturile Limba pe care ați selectat-o este utilizată în aplicație

Schimbați abonamentul



Dacă este necesar un număr mai mare / mai mic de companii, angajați sau un statut de asistență mai mare / mai mic, planul poate fi ajustat folosind elementul de meniu cu același nume. În plus, starea planului curent poate fi vizualizată aici și adresa de facturare poate fi modificată.

Schimbați abonamentul Limba pe care ați selectat-o este utilizată în aplicație

Înființarea unui terminal central de înregistrare a timpului



Angajatorul poate configura unul sau mai multe terminale pentru urmărirea timpului. Pentru a face acest lucru, el poate oferi aplicația web în browser pentru urmărirea timpului pe un computer, notebook sau client. Angajații se conectează la aplicație cu numele de utilizator și parola. https://log.timeclam.com

Este mai convenabil să instalați aplicația TIME|CLAM pe o tabletă, deoarece fiecare angajat se poate autentifica aici folosind o etichetă NFC (de exemplu, cheie, card, smartphone etc.).

Bineînțeles, angajații pot utiliza înregistrarea timpului individual la propria stație de lucru prin intermediul aplicației web sau mobil prin intermediul aplicației.

Înființarea unui terminal central de înregistrare a timpului Limba pe care ați selectat-o este utilizată în aplicație


Urmărirea timpului (pentru angajați)



Angajații nu se pot înregistra singuri, dar sunt creați de angajator și invitați să utilizeze sistemul de înregistrare a timpului prin e-mail (cu cod de activare / link de activare). După activarea cu succes, angajatul se poate conecta la aplicația web sau prin intermediul aplicației: https://log.timeclam.com

Funcționalitatea aplicației web și a aplicației este în mare parte identică. În plus față de o parolă pentru autentificare, o amprentă, recunoașterea facială sau înregistrarea unei etichete NFC pot fi folosite și în aplicație, iar programul de lucru poate fi înregistrat și în modul offline.

Urmărirea timpului prin intermediul unui dispozitiv mobil (smartphone, tabletă) trebuie aprobată de administrator.


Înregistrați-vă la începutul lucrului



După conectare, urmărirea timpului începe cu un clic pe „Inregistreaza-te“. Se afișează ora începerii lucrului.

Înregistrați-vă la începutul lucrului Limba pe care ați selectat-o este utilizată în aplicație

Înregistrare și radiere pentru pauze



Pentru a începe o pauză, faceți clic pe „Pauză”. Se afișează ora începerii pauzei.

Pauza este încheiată făcând clic pe „Încheie pauza“.

Înregistrare și radiere pentru pauze

Înregistrare și radiere pentru pauze Limba pe care ați selectat-o este utilizată în aplicație

Deconectați-vă la sfârșitul lucrului



La sfârșitul lucrului, se face clic pe butonul „Ieși din cont“.

Deconectați-vă la sfârșitul lucrului Limba pe care ați selectat-o este utilizată în aplicație

Afișarea contului timpului de lucru



Soldul total al contului de timp de lucru este afișat sub „Echilibru” (valoarea zilei anterioare).

Afișarea contului timpului de lucru Limba pe care ați selectat-o este utilizată în aplicație

Vedere detaliată a timpului de lucru și absență din calendar



Vizualizarea calendarului este deschisă făcând clic pe butonul „Detalii”. Timpul de lucru agreat este afișat la „Țintă” și timpul efectiv de lucru pentru luna selectată la „Într-adevăr”. „Echilibru” arată diferența lunară între programul de lucru țintă și cel efectiv.

Detaliile orelor înregistrate sunt afișate făcând clic pe data dorită.

Vedere detaliată a timpului de lucru și absență din calendar

Vedere detaliată a timpului de lucru și absență din calendar Limba pe care ați selectat-o este utilizată în aplicație

Intimitate


Puteți vizita site-ul nostru web fără a furniza informații personale. Stocăm doar datele de acces în așa-numitele fișiere jurnal de server, de ex. numele fișierului solicitat, data și ora de acces, cantitatea de date transferate și furnizorul solicitant. Aceste date sunt evaluate doar pentru a asigura funcționarea fără probleme a site-ului și pentru a îmbunătăți oferta noastră și nu ne permit să tragem concluzii despre dvs. personal.

Afișați mai multe Procesăm datele cu caracter personal dacă ne furnizați-le în mod voluntar atunci când ne contactați.

Acest site web utilizează Google (Universal) Analytics, un serviciu de analiză web furnizat de Google Inc. (www.google.com). Google (Universal) Analytics folosește metode care permit analizarea utilizării site-ului dvs. web, cum ar fi așa-numitele „cookies”, fișiere text care sunt stocate pe computer. Informațiile generate despre utilizarea acestui site web sunt de obicei transferate către un server Google din SUA și stocate acolo. Prin activarea anonimizării IP pe acest site web, adresa IP va fi scurtată înainte de transmiterea în statele membre ale Uniunii Europene sau în alte state contractante ale Acordului privind Spațiul Economic European. Doar în cazuri excepționale, adresa IP completă va fi transferată pe un server Google din SUA și va fi scurtată acolo. Adresa IP anonimizată transmisă de browserul dvs. ca parte a Google Analytics nu va fi contopită cu alte date Google. Puteți împiedica Google să colecteze datele generate de cookie și referitoare la utilizarea site-ului dvs. (inclusiv adresa dvs. IP) și să proceseze aceste date de către Google prin descărcarea și instalarea plug-in-ului de browser disponibil sub următorul link: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=ro

Aveți dreptul la informații gratuite despre datele pe care le-am stocat despre dvs. și, dacă este necesar, dreptul de a corecta, bloca sau șterge aceste date. Dacă aveți întrebări cu privire la colectarea, procesarea sau utilizarea datelor dvs. personale, informații, corectare, blocare sau ștergere a datelor, precum și revocarea consimțământului sau obiecția cu privire la o utilizare specifică a datelor, vă rugăm să ne contactați direct folosind datele de contact din amprenta noastră.

Politica de confidențialitate creată cu serviciul de text legal al Trusted Shops în cooperare cu firma de avocatură Wilde Beuger Solmecke.

Arata mai putin