Manual

Inregistreaza-te

Înregistrați-vă ca angajator la https://admin.timeclam.com

Atenţie: Vă rugăm să vă asigurați că a fost selectată țara corectă, deoarece aceasta nu poate fi modificată după înregistrare.

Veți primi un cod de activare la adresa de e-mail furnizată și atribuiți o parolă.

Contul dvs. este acum activat.

Creați companie

După ce vă conectați pentru prima dată, vi se va cere să atribuiți un nume de companie.

Opțional, puteți adăuga alte companii ulterior.

Creați și editați departamente

Opțional, puteți crea departamente făcând clic pe „+” verde în zona „Departamente” a companiei.

Numele departamentelor care au fost deja create pot fi modificate făcând clic pe simbolul creion.

Un departament este șters făcând clic pe simbolul coșului de gunoi.

Departamentele la care angajații sunt încă repartizați pot fi șterse numai dacă acești angajați au fost repartizați la alt departament sau la niciun departament.

Editați sărbătorile legale

Sărbătorile legale globale pot fi menținute opțional sub elementul de meniu „Companii -> Editați sărbătorile legale“.

Aplicați șablonul de vacanță

Sărbătorile legale pentru anumite regiuni pot fi adoptate automat folosind un șablon sau introduse manual.

Creați un angajat

Un nou angajat poate fi creat făcând clic pe „+“ verde.

Compania în care lucrează angajatul poate fi selectată în meniul derulant. Adresa de e-mail a angajatului este, de asemenea, numele de utilizator cu care angajatul se autentifică în zona angajatului și în aplicație.

Atenţie: Vă rugăm să vă asigurați că ați introdus corect adresa de e-mail, deoarece codul de activare va fi trimis la această adresă. Utilizarea sistemului de urmărire a timpului nu este posibilă fără contul angajatului activat. Adresa de e-mail poate fi schimbată oricând.

Dacă este activată caseta de selectare „Mobil”, angajații își pot înregistra și orele de lucru folosind dispozitive mobile (smartphone, tabletă). În caz contrar, urmărirea timpului este posibilă numai de pe dispozitivele desktop (de exemplu, terminalul central de urmărire a timpului). Indiferent de autorizația mobilă, angajații își pot vizualiza programul de lucru de pe orice dispozitiv.

Editați angajații

După activarea cu succes a contului de către angajat, acest lucru este indicat în administrația angajaților cu bifă „Activ“.

Dacă activarea nu a avut loc încă, starea este „În așteptare“.

Dacă angajatul nu a primit e-mailul, de ex. deoarece adresa de e-mail greșită a fost dată sau e-mailul a fost clasificat ca spam, aceasta poate fi corectată și codul de activare poate fi trimis din nou.

Dezactivați angajații

Dacă un angajat părăsește compania, acesta poate fi dezactivat dezactivând caseta de selectare „Activ”.

Toate înregistrările sunt păstrate, dar angajatul nu mai are acces la sistem.

Angajații inactivi nu sunt incluși în calculul licenței și, prin urmare, nu încarcă contingentul gratuit al numărului de angajați.

Ștergeți angajații

Dacă un angajat, inclusiv toate datele de bază, înregistrările de urmărire a timpului și absențele, urmează să fie șters complet, acest lucru se face în administrația angajaților făcând clic pe butonul „Șterge angajatul“.

Ștergerea completă a unui angajat este recomandată numai dacă acesta a fost creat incorect sau perioada de păstrare legală a expirat și înregistrările nu mai sunt necesare. Datele nu pot fi restaurate după ștergere și, prin urmare, datele pot fi șterse numai după o confirmare de securitate corespunzătoare.

Dacă angajatul a părăsit compania, acesta poate fi dezactivat. Toate datele sunt păstrate aici.

Creați ore vizate

Fiecărui angajat i se poate atribui un profil individual de oră țintă făcând clic pe „+“ verde din administrația angajaților.

Dacă șabloanele sunt deja salvate, acestea pot fi adoptate selectându-le din meniul derulant.

Data de la care urmează să fie utilizat acest profil și timpul de lucru țintă zilnic pot fi stocate.

Dacă compania are reglementări pentru respectarea pauzelor minime, puteți specifica opțional din câte ore de lucru pe zi care pauză minimă trebuie dedusă automat. Informațiile sunt date în ore industriale (de exemplu, 0,75 ore industriale = 45 minute).

Sărbătorile legale care au fost introduse în setările companiei sunt, de asemenea, luate în considerare ca atare în sistemul de urmărire a timpului în mod implicit. În unele industrii (de exemplu, gastronomie, îngrijire a sănătății etc.) este obișnuit să lucrezi de sărbătorile legale. Pentru aceasta, trebuie activată caseta de selectare „Ignorați sărbătorile legale“.

Dacă angajatul are posibilitatea de a acumula și de a reduce orele suplimentare folosind contul său de timp, se activează caseta de selectare „Ore de transfer“ și respectivele ore plus sau minus sunt transferate în luna următoare. Dacă nu se dorește acest lucru (de exemplu, plata salariului pe baza orelor lucrate), transferul orar ar trebui să fie dezactivat.

Dacă profilul nou creat trebuie utilizat și ca șablon pentru alți angajați, poate fi specificat un „nume șablon“. Când faceți clic pe „Salvare“, un nou șablon va fi creat automat.

Faceți clic pe săgeata din stânga pentru a deschide detaliile profilului orei țintă corespunzătoare. Se șterge făcând clic pe simbolul coș de gunoi din dreapta profilului.

Adăugați absența

Făcând clic pe „+“ verde în administrația angajaților, pot fi înregistrate absențele (de exemplu, concediu, boală etc.) ale angajaților.

După introducerea perioadei de absență, trebuie specificat motivul absenței. Dacă aceeași zi este specificată în „De la” și „Către”, absența poate fi scurtată la jumătate de zi prin activarea casetei de selectare corespunzătoare.

Dacă se înregistrează o absență de mai multe zile care include una sau mai multe jumătăți de zi, trebuie salvată o absență separată pentru fiecare perioadă care trebuie luată în considerare ca jumătate de zi.

O absență poate fi ștearsă făcând clic pe simbolul coșului de gunoi.

Vizualizați și editați programul de lucru al angajaților

Fereastra de editare se deschide făcând clic pe ziua dorită din calendar în administrația angajaților.

Orele pot fi schimbate pur și simplu prin suprascrierea valorilor salvate și acceptate făcând clic pe bifa verde. O înregistrare orară este ștearsă făcând clic pe simbolul coș de gunoi.

Dând clic pe „Adăugați timpi“, se pot adăuga timpi de lucru și pauză.

Bord

Starea actuală a fiecărui angajat, defalcat pe companii și departamente, este afișată în timp real prin intermediul elementului de meniu „Tablou de bord”.

• Status: rot=abgemeldet, grün=angemeldet, gelb=Pause
• Grund: Anzeige des Grundes im Falle einer Abwesenheit (z.B. Urlaub, Krank, etc.)
• Konto: Stand des Arbeitszeitkontos zum Vortag

Generați și exportați foi de timp

O prezentare generală a conturilor de timp de lucru poate fi generată prin intermediul elementului de meniu „Lista timpului de lucru”. Pentru a face acest lucru, trebuie selectată compania dorită și luna corespunzătoare.

Opțional, evaluarea poate fi limitată la un singur departament.

Evaluarea poate fi tipărită sau exportată ca fișier CSV făcând clic pe butoanele corespunzătoare.

Jurnal de schimbări

O imagine de ansamblu asupra modificărilor făcute de administratori la datele companiei, angajaților și utilizatorilor poate fi vizualizată prin intermediul elementului de meniu „Jurnalul modificărilor“.

Poate fi filtrat după dată, companie, administrator și operațiuni efectuate.

Evaluarea poate fi tipărită sau exportată ca fișier CSV făcând clic pe butoanele corespunzătoare.

Creați administratori și gestionați drepturile

Drepturile de acces pot fi gestionate sub meniul „Administratori“.

Drepturile de administrare pot fi atribuite în trei etape:

• Acces complet
• Acces la o anumită companie
• Acces doar la un anumit departament al unei companii

Drepturile administratorilor existenți pot fi modificate oricând, iar administratorii noi pot fi invitați utilizând butonul „Creați administrator”.

Schimbați abonamentul

Dacă este necesar un număr mai mare / mai mic de companii, angajați sau un statut de asistență mai mare / mai mic, planul poate fi ajustat folosind elementul de meniu cu același nume. În plus, starea planului curent poate fi vizualizată aici și adresa de facturare poate fi modificată.

Înființarea unui terminal central de înregistrare a timpului

Angajatorul poate configura unul sau mai multe terminale pentru urmărirea timpului. Pentru a face acest lucru, el poate oferi aplicația web în browser pentru urmărirea timpului pe un computer, notebook sau client. Angajații se conectează la aplicație cu numele de utilizator și parola. https://log.timeclam.com

Este mai convenabil să instalați aplicația TIME|CLAM pe o tabletă, deoarece fiecare angajat se poate autentifica aici folosind o etichetă NFC (de exemplu, cheie, card, smartphone etc.).

Bineînțeles, angajații pot utiliza înregistrarea timpului individual la propria stație de lucru prin intermediul aplicației web sau mobil prin intermediul aplicației.

Înregistrați-vă la începutul lucrului

După conectare, urmărirea timpului începe cu un clic pe „Inregistreaza-te“. Se afișează ora începerii lucrului.

Înregistrare și radiere pentru pauze

Pentru a începe o pauză, faceți clic pe „Pauză”. Se afișează ora începerii pauzei.

Pauza este încheiată făcând clic pe „Încheie pauza“.

Deconectați-vă la sfârșitul lucrului

La sfârșitul lucrului, se face clic pe butonul „Ieși din cont“.

Afișarea contului timpului de lucru

Soldul total al contului de timp de lucru este afișat sub „Echilibru” (valoarea zilei anterioare).

Vedere detaliată a timpului de lucru și absență din calendar

Vizualizarea calendarului este deschisă făcând clic pe butonul „Detalii”. Timpul de lucru agreat este afișat la „Țintă” și timpul efectiv de lucru pentru luna selectată la „Într-adevăr”. „Echilibru” arată diferența lunară între programul de lucru țintă și cel efectiv.

Detaliile orelor înregistrate sunt afișate făcând clic pe data dorită.