Priročnik

Registrirajte se

Prijavite se kot delodajalec na https://admin.timeclam.com

Pozor: Prepričajte se, da je bila izbrana pravilna država, saj je po registraciji ni mogoče spremeniti.

Na navedeni elektronski naslov boste prejeli aktivacijsko kodo in dodelili geslo.

Vaš račun je zdaj aktiviran.

Ustvari podjetje

Po prvi prijavi boste morali dodeliti ime podjetja.

Po želji lahko kasneje dodate druga podjetja.

Ustvarjanje in urejanje oddelkov

Po želji lahko ustvarite oddelke s klikom na zeleno „+” na področju „Oddelki” podjetja.

Ime oddelkov, ki so že bili ustvarjeni, lahko spremenite s klikom na simbol svinčnika.

Oddelek se izbriše s klikom na simbol smeti.

Oddelke, v katere so zaposleni še vedno razporejeni, je mogoče izbrisati le, če so bili ti zaposleni razporejeni v drug oddelek ali v noben oddelek.

Uredite državne praznike

Globalne državne praznike lahko po želji ohranite v menijski točki „Podjetja -> Uredi državne praznike“.

Uporabi praznično predlogo

Državne praznike v nekaterih regijah lahko samodejno sprejmete s predlogo ali vnesete ročno.

Ustvari zaposlenega

S klikom na zeleno „+“ lahko ustvarite novega zaposlenega.

V spustnem meniju lahko izberete podjetje, v katerem dela delavec. E-poštni naslov zaposlenega je tudi uporabniško ime, s katerim se delavec avtentificira na območju zaposlenega in v aplikaciji.

Pozor: Prepričajte se, da ste pravilno vnesli e-poštni naslov, saj bo na ta naslov poslana aktivacijska koda. Uporaba sistema za sledenje času ni mogoča brez aktiviranega računa zaposlenega. Elektronski naslov lahko kadar koli spremenite.

Če je potrditveno polje „Mobilno“ aktivirano, lahko zaposleni svoj delovni čas beležijo tudi z mobilnimi napravami (pametni telefon, tablični računalnik). Sicer je časovno sledenje možno samo iz namiznih naprav (npr. Centralni terminal za sledenje času). Ne glede na mobilno pooblastilo si lahko zaposleni ogledajo svoj delovni čas iz katere koli naprave.

Urejanje zaposlenih

Po uspešni aktivaciji računa s strani zaposlenega je to v upravi zaposlenih označeno s kljukico „Aktivno“.

Če aktivacija še ni bila izvedena, je stanje „V čakanju“.

Če zaposleni e-pošte ni prejel, npr. ker je bil dan napačen e-poštni naslov ali je bilo e-poštno sporočilo označeno kot neželena, je to mogoče popraviti in aktivacijsko kodo znova poslati.

Deaktivirajte zaposlene

Če zaposleni zapusti podjetje, ga lahko deaktivira tako, da deaktivira potrditveno polje „Active“.

Vsi posnetki se obdržijo, vendar zaposleni nima več dostopa do sistema.

Neaktivni zaposleni niso vključeni v izračun licence in zato ne obremenjujejo prostega kontingenta števila zaposlenih.

Izbriši zaposlene

Če želimo zaposlenega, vključno z vsemi glavnimi podatki, evidencami o sledenju času in odsotnostmi, v celoti izbrisati, to storimo v upravi zaposlenih s klikom na gumb „Izbriši zaposlenega“.

Popolno brisanje zaposlenega je priporočljivo le, če je bil napačno ustvarjen ali če je potekel zakonski rok hrambe in evidence niso več potrebne. Podatkov po brisanju ni mogoče obnoviti, zato jih je mogoče izbrisati šele po ustrezni varnostni potrditvi.

Če je delavec preprosto zapustil podjetje, ga lahko deaktivira. Vsi podatki se hranijo tukaj.

Ustvarite ciljne ure

Vsakemu zaposlenemu lahko dodelite posamezen profil ciljne ure s klikom na zeleni znak „+“ v upravi zaposlenih.

Če so predloge že shranjene, jih lahko sprejmete tako, da jih izberete v spustnem meniju.

Datum, od katerega bo ta profil uporabljen, in dnevni ciljni delovni čas lahko shranite.

Če ima podjetje predpise za spoštovanje minimalnih odmorov, lahko po želji določite, od koliko delovnih ur na dan, kateri najnižji odmor se samodejno odšteje. Informacije so podane v industrijskih urah (npr. 0,75 industrijske ure = 45 minut).

Državni prazniki, ki so bili vneseni v nastavitve podjetja, se kot taki privzeto upoštevajo tudi v sistemu za sledenje času. V nekaterih panogah (npr. Gastronomija, zdravstvo itd.) Je običajno, da je treba delati ob praznikih. Za to je treba aktivirati potrditveno polje „Prezri državne praznike“.

Če ima zaposleni možnost kopičiti in zmanjšati nadure z uporabo svojega časovnega računa, se aktivira potrditveno polje „Prenos ur“ in ustrezne plus ali minus ure se prenesejo v naslednji mesec. Če to ni zaželeno (npr. Izplačilo plače glede na opravljene ure), je treba urni prenos deaktivirati.

Če bo na novo ustvarjeni profil uporabljen tudi kot predloga za druge zaposlene, lahko določite „ime predloge“. Ko kliknete na »Shrani«, se samodejno ustvari nova predloga.

Kliknite puščico levo, da odprete podrobnosti ustreznega profila ciljne ure. Izbriše se s klikom na simbol smeti na desni strani profila.

Dodajte odsotnost

S klikom na zeleno „+“ v administraciji zaposlenih lahko zabeležite odsotnosti (npr. Počitnice, bolezen itd.) Zaposlenih.

Po vnosu obdobja odsotnosti je treba navesti razlog za odsotnost. Če je isti dan naveden v »Od« in »Do«, lahko odsotnost skrajšate na pol dneva z aktiviranjem ustreznega potrditvenega polja.

Če je treba zabeležiti večdnevno odsotnost, ki vključuje enega ali več pol dni, je treba za vsako obdobje, ki se upošteva kot pol dneva, shraniti ločeno odsotnost.

Odsotnost lahko izbrišete s klikom na simbol smeti.

Ogled in urejanje delovnega časa zaposlenih

Okno za urejanje se odpre s klikom na želeni dan v koledarju v administraciji zaposlenih.

Čas je mogoče preprosto spremeniti s prepisom shranjenih vrednosti in sprejeti s klikom na zeleno kljukico. Enourni posnetek se izbriše s klikom na simbol smeti.

S klikom na „Dodaj čas“ lahko dodate čas dela in odmora.

Armaturna plošča

Trenutno stanje vsakega zaposlenega, razčlenjeno po podjetjih in oddelkih, je v realnem času prikazano prek menija »Nadzorna plošča«.

• Status: rot=abgemeldet, grün=angemeldet, gelb=Pause
• Grund: Anzeige des Grundes im Falle einer Abwesenheit (z.B. Urlaub, Krank, etc.)
• Konto: Stand des Arbeitszeitkontos zum Vortag

Ustvarite in izvozite časovnice

Pregled obračunov delovnega časa lahko ustvarite v menijski točki »Seznam delovnega časa«. Za to je treba izbrati želeno podjetje in ustrezen mesec.

Izbirno je lahko ocenjevanje omejeno na en oddelek.

Oceno lahko natisnete ali izvozite kot datoteko CSV s klikom na ustrezne gumbe.

Dnevnik sprememb

Pregled sprememb skrbnikovih podatkov o podjetju, zaposlenih in uporabnikih si lahko ogledate v menijski točki „Dnevnik sprememb“.

Lahko ga filtriramo po datumu, podjetju, skrbniku in izvedenih operacijah.

Oceno lahko natisnete ali izvozite kot datoteko CSV s klikom na ustrezne gumbe.

Ustvarite skrbnike in upravljajte pravice

Pravice dostopa lahko upravljate v menijski točki „Skrbniki“.

Administratorske pravice se lahko dodelijo v treh fazah:

• Popoln dostop
• Dostop samo do določenega podjetja
• Dostop samo do določenega oddelka podjetja

Pravice obstoječih skrbnikov je mogoče kadar koli spremeniti, nove skrbnike pa lahko povabite s pomočjo gumba „Ustvari skrbnika“.

Spremeni naročnino

Če je potrebno večje / manjše število podprtih podjetij, zaposlenih ali višji / nižji status podpore, lahko načrt prilagodite z istoimenskim elementom menija. Poleg tega si lahko tukaj ogledate stanje trenutnega načrta in uredite naslov za izstavitev računa.

Vzpostavitev centralnega terminala za beleženje časa

Delodajalec lahko postavi enega ali več terminalov za sledenje času. Za to lahko v brskalniku ponudi spletno aplikacijo za sledenje času v osebnem računalniku, prenosniku ali odjemalcu. Zaposleni se v aplikacijo prijavijo s svojim uporabniškim imenom in geslom. https://log.timeclam.com

Primerneje je namestiti aplikacijo TIME|CLAM na tablični računalnik, saj se lahko vsak zaposleni tu preveri z uporabo oznake NFC (npr. Ključ, kartica, pametni telefon itd.).

Seveda lahko zaposleni beležijo čas tudi posamično na lastni delovni postaji prek spletne aplikacije ali mobilnega prek aplikacije.

Prijavite se na začetku dela

Po prijavi se časovno sledenje začne s klikom na „Registrirajte se“. Prikaže se čas začetka dela.

Prijava in odjava zaradi odmorov

Če želite začeti odmor, kliknite “Pavza”. Prikaže se čas začetka odmora.

Premor se konča s klikom na „Končni premor“.

Odjavite se na koncu dela

Na koncu dela se klikne gumb „Odjaviti se“.

Prikaz računa delovnega časa

Skupno stanje računa delovnega časa je prikazano pod „Ravnovesje“ (vrednost prejšnjega dne).

Podroben pregled delovnega časa in odsotnosti v koledarju

Pogled koledarja se odpre s klikom na gumb »Podrobnosti«. Dogovorjeni delovni čas je prikazan pod „Cilj“, dejanski delovni čas za izbrani mesec pa pod „Prav zares“. „Ravnovesje“ prikazuje mesečno razliko med ciljnim in dejanskim delovnim časom.

Podrobnosti o zabeleženih časih se prikažejo s klikom na želeni datum.