Manuel
Le système de suivi du temps TIME|CLAM est entièrement basé sur le cloud et ne nécessite aucune installation sur votre matériel. Le système se compose de deux zones:
Administration
(pour les employeurs et les superviseurs)
https://admin.timeclam.com
- Premiers pas: S'inscrire, Créer une entreprise
- Créer et éditer des départements, maintenir les jours fériés
- Employés: créer, éditer, désactiver, effacer
- Créer des heures cibles
- Ajouter une absence
- Afficher et modifier les heures de travail des employés
- Tableau
- Générer et exporter des feuilles de temps
- Changelog
- Créer des administrateurs et gérer les droits
- Changer d'abonnement
- Mise en place d'un terminal central d'enregistrement de l'heure
Suivi du temps
pour les employés
https://log.timeclam.com ou Application mobile
- Inscrivez-vous au début des travaux
- Inscription et désinscription pour les pauses
- Déconnectez-vous à la fin du travail
- Affichage du compte temps de travail
- Vue détaillée des heures de travail et d'absence dans le calendrier
- Soumettre des demandes de correction (planifié)
- Soumettre les demandes de vacances et signaler les absences (planifiées)
Attention:
Avant que les employés puissent utiliser le système de suivi du temps, ils doivent d'abord être créés et invités dans la zone d'administration.
Administration
(pour les employeurs et les superviseurs)
S'inscrire
Inscrivez-vous en tant qu'employeur sur https://admin.timeclam.com
Attention: Veuillez vous assurer que le bon pays a été sélectionné car il ne peut pas être modifié après l'enregistrement.
Vous recevrez un code d'activation à l'adresse e-mail fournie et vous attribuerez un mot de passe.
Votre compte est maintenant activé.
La langue que vous avez sélectionnée est utilisée dans l'application
Créer une entreprise
Après vous être connecté pour la première fois, il vous sera demandé d'attribuer un nom d'entreprise.
Vous pouvez éventuellement ajouter d'autres sociétés ultérieurement.
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Créer et éditer des départements
Vous pouvez éventuellement créer des départements en cliquant sur le «+» vert dans la zone «Départements» de l'entreprise.
Le nom des départements déjà créés peut être modifié en cliquant sur le symbole du crayon.
Un département est supprimé en cliquant sur le symbole de la corbeille.
Les services auxquels des employés sont encore affectés ne peuvent être supprimés que si ces employés ont été affectés à un autre service ou à aucun service.
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Modifier les jours fériés
Les jours fériés mondiaux peuvent éventuellement être maintenus dans le menu «Entreprises -> Modifier les jours fériés».
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Appliquer le modèle de vacances
Les jours fériés de certaines régions peuvent être automatiquement adoptés à l'aide d'un modèle ou saisis manuellement.
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Gérer les employés
Sous le point de menu «Employés», les employés peuvent être gérés, les profils d'heures cibles et les absences peuvent être modifiés et les temps de travail des employés peuvent être visualisés et corrigés si nécessaire, et les employés peuvent être désactivés lorsqu'ils ont quitté l'entreprise.
Créer un employé
Un nouvel employé peut être créé en cliquant sur le «+» vert.
L'entreprise dans laquelle travaille l'employé peut être sélectionnée dans le menu déroulant. L'adresse e-mail de l'employé est également le nom d'utilisateur avec lequel l'employé s'authentifie dans l'espace employé et dans l'application.
Attention: Veuillez vous assurer de saisir correctement l'adresse e-mail, car le code d'activation sera envoyé à cette adresse. L'utilisation du système de suivi du temps n'est pas possible sans le compte de l'employé activé. L'adresse e-mail peut être modifiée à tout moment.
Si la case à cocher «Mobile» est activée, les employés peuvent également enregistrer leurs heures de travail à l'aide d'appareils mobiles (smartphone, tablette). Sinon, le suivi du temps n'est possible qu'à partir d'appareils de bureau (par exemple, un terminal central de suivi de l'heure). Indépendamment de l'autorisation mobile, les employés peuvent consulter leurs heures de travail depuis n'importe quel appareil.
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Modifier les employés
Après l'activation réussie du compte par l'employé, cela est indiqué dans l'administration des employés par la coche «Actif».
Si l'activation n'a pas encore eu lieu, le statut est «En attente».
Si l'employé n'a pas reçu l'e-mail, par ex. car la mauvaise adresse e-mail a été donnée ou l'e-mail a été classé comme spam, cela peut être corrigé et le code d'activation renvoyé.
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Désactiver les employés
Si un employé quitte l'entreprise, il peut être désactivé en désactivant la case à cocher «Actif».
Tous les enregistrements sont conservés, mais l'employé n'a plus accès au système.
Les salariés inactifs ne sont pas pris en compte dans le calcul de la licence et ne pèsent donc pas sur le contingent gratuit du nombre de salariés.
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Supprimer des employés
Si un employé, y compris toutes les données de base, les enregistrements de suivi du temps et les absences, doit être complètement supprimé, cela se fait dans l'administration des employés en cliquant sur le bouton «Supprimer l'employé».
La suppression complète d'un employé n'est recommandée que s'il a été créé de manière incorrecte ou si la période de conservation légale a expiré et que les enregistrements ne sont plus nécessaires. Les données ne peuvent pas être restaurées après la suppression et par conséquent, les données ne peuvent être supprimées qu'après une confirmation de sécurité correspondante.
Si le salarié a simplement quitté l'entreprise, il peut être désactivé. Toutes les données sont conservées ici.
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Créer des heures cibles
Chaque employé peut se voir attribuer un profil horaire cible individuel en cliquant sur le «+» vert dans la gestion des employés.
Si les modèles sont déjà enregistrés, ils peuvent être adoptés en les sélectionnant dans le menu déroulant.
La date à partir de laquelle ce profil doit être utilisé et le temps de travail cible quotidien peuvent être enregistrés.
Si l'entreprise a des réglementations pour le respect des pauses minimales, vous pouvez éventuellement spécifier à partir du nombre d'heures de travail par jour quelle pause minimale doit être automatiquement déduite. Les informations sont données en heures industrielles (par exemple 0,75 heure industrielle = 45 minutes).
Les jours fériés saisis dans les paramètres de l'entreprise sont également pris en compte en tant que tels dans le système de suivi du temps par défaut. Dans certaines industries (par exemple la gastronomie, les soins de santé, etc.), il est courant de devoir travailler les jours fériés. Pour cela, la case à cocher «Ignorer les jours fériés» doit être activée.
Si l'employé a la possibilité d'accumuler et de réduire les heures supplémentaires à l'aide de son compte horaire, la case à cocher «Transférer les heures» est activée et les heures plus ou moins respectives sont transférées au mois suivant. Si cela n'est pas souhaité (par ex. Paiement du salaire basé sur les heures travaillées), le transfert horaire doit être désactivé.
Si le profil nouvellement créé doit également être utilisé comme modèle pour d'autres employés, un «nom de modèle» peut être spécifié. Lorsque vous cliquez sur «Enregistrer», un nouveau modèle sera créé automatiquement.
Cliquez sur la flèche gauche pour ouvrir les détails du profil horaire cible correspondant. Il est supprimé en cliquant sur le symbole de la corbeille à droite du profil.
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Ajouter une absence
En cliquant sur le vert «+» dans la gestion des employés, les absences (par ex. Vacances, maladie, etc.) des employés peuvent être enregistrées.
Après avoir saisi la période d'absence, la raison de l'absence doit être précisée. Si le même jour est spécifié dans «De» et «À», l'absence peut être réduite à une demi-journée en cochant la case correspondante.
Si une absence de plusieurs jours doit être enregistrée qui comprend une ou plusieurs demi-journées, une absence distincte doit être enregistrée pour chaque période à prendre en compte comme une demi-journée.
Une absence peut être supprimée en cliquant sur le symbole de la corbeille.
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Exemple: Vacances du 14/01 au 15/01, dont le 14/01 est une demi-journée
Afficher et modifier les heures de travail des employés
La fenêtre d'édition s'ouvre en cliquant sur le jour souhaité dans le calendrier dans l'administration des employés.
Les heures peuvent être modifiées simplement en écrasant les valeurs enregistrées et acceptées en cliquant sur la coche verte. Un enregistrement horaire est supprimé en cliquant sur le symbole de la corbeille.
En cliquant sur «Ajouter des heures», les heures de travail et de pause peuvent être ajoutées.
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Tableau
Le statut actuel de chaque collaborateur, ventilé par entreprise et par département, est affiché en temps réel via l'élément de menu «Tableau de bord».
- Status: rot=abgemeldet, grün=angemeldet, gelb=Pause
- Grund: Anzeige des Grundes im Falle einer Abwesenheit (z.B. Urlaub, Krank, etc.)
- Konto: Stand des Arbeitszeitkontos zum Vortag
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Générer et exporter des feuilles de temps
Un aperçu des comptes de temps de travail peut être généré via le point de menu «Liste des temps de travail». Pour ce faire, la société souhaitée et le mois correspondant doivent être sélectionnés.
Éventuellement, l'évaluation peut être limitée à un seul service.
L'évaluation peut être imprimée ou exportée sous forme de fichier CSV en cliquant sur les boutons correspondants.
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Changelog
Un aperçu des modifications apportées par les administrateurs aux données de l'entreprise, des employés et des utilisateurs peut être consulté via le point de menu «Journal des modifications».
Il peut être filtré par date, société, administrateur et opérations effectuées.
L'évaluation peut être imprimée ou exportée sous forme de fichier CSV en cliquant sur les boutons correspondants.
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Créer des administrateurs et gérer les droits
Les droits d'accès peuvent être gérés sous l'élément de menu «Administrateurs».
Les droits d'administration peuvent être attribués en trois étapes:
- Accès total
- Accès à une entreprise spécifique uniquement
- Accès uniquement à un service spécifique d'une entreprise
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Changer d'abonnement
Si un nombre supérieur / inférieur d'entreprises prises en charge, d'employés ou un statut de support supérieur / inférieur est requis, le plan peut être ajusté à l'aide de l'élément de menu du même nom. De plus, l'état du plan actuel peut être consulté ici et l'adresse de facturation peut être modifiée.
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Mise en place d'un terminal central d'enregistrement de l'heure
L'employeur peut mettre en place un ou plusieurs terminaux pour le suivi du temps. Pour ce faire, il peut proposer l'application Web dans le navigateur pour le suivi du temps sur un PC, un notebook ou un client. Les employés se connectent à l'application avec leur nom d'utilisateur et leur mot de passe. https://log.timeclam.com
Il est plus pratique d'installer l'application TIME|CLAM sur une tablette, car chaque employé peut ici s'authentifier à l'aide d'un tag NFC (par exemple, clé, carte, smartphone, etc.).
Bien entendu, les employés peuvent également utiliser l'enregistrement du temps individuellement sur leur propre poste de travail via l'application Web ou sur mobile via l'application.
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Suivi du temps (pour les employés)
Les employés ne peuvent pas s'inscrire eux-mêmes, mais sont créés par l'employeur et invités à utiliser le système d'enregistrement du temps par e-mail (avec code d'activation / lien d'activation). Une fois l'activation réussie, l'employé peut se connecter à l'application Web ou via l'application: https://log.timeclam.com
Les fonctionnalités de l'application Web et de l'application sont largement identiques. En plus d'un mot de passe pour l'authentification, une empreinte digitale, une reconnaissance faciale ou l'enregistrement d'une balise NFC peuvent également être utilisés dans l'application et les heures de travail peuvent également être enregistrées en mode hors ligne.
Le suivi du temps via un appareil mobile (smartphone, tablette) doit être approuvé par l'administrateur.
Inscrivez-vous au début des travaux
Après la connexion, le suivi du temps commence par un clic sur «S'inscrire». L'heure du début des travaux est affichée.
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Inscription et désinscription pour les pauses
Pour commencer une pause, cliquez sur «Pause». L'heure du début de la pause s'affiche.
La pause se termine en cliquant sur «Mettre fin à la pause».
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Déconnectez-vous à la fin du travail
À la fin du travail, le bouton «Se déconnecter» est cliqué.
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Affichage du compte temps de travail
Le solde total du compte temps de travail est affiché sous «Solde» (valeur du jour précédent).
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Vue détaillée des heures de travail et d'absence dans le calendrier
La vue du calendrier s'ouvre en cliquant sur le bouton «Détails». Le temps de travail convenu est affiché sous «Cible» et le temps de travail réel pour le mois sélectionné sous «En effet». «Solde» indique la différence mensuelle entre les heures de travail cibles et réelles.
Les détails des temps enregistrés sont affichés en cliquant sur la date souhaitée.
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Intimité
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