Manual

Registrarse

Registrarse como empleador en https://admin.timeclam.com

Atención: Asegúrese de haber seleccionado el país correcto, ya que no se puede cambiar después del registro.

Recibirá un código de activación en la dirección de correo electrónico proporcionada y le asignará una contraseña.

Su cuenta ahora está activada.

Crear empresa

Después de iniciar sesión por primera vez, se le pedirá que asigne un nombre de empresa.

Opcionalmente, puede agregar otras empresas más adelante.

Crear y editar departamentos

Opcionalmente, puede crear departamentos haciendo clic en el „+” verde en el área „Departamentos” de la empresa.

El nombre de los departamentos que ya se han creado se puede cambiar haciendo clic en el símbolo del lápiz.

Un departamento se elimina haciendo clic en el símbolo de la papelera.

Los departamentos a los que todavía se asignan empleados solo se pueden eliminar si estos empleados se han asignado a otro departamento oa ningún departamento.

Editar días festivos

Los días festivos globales se pueden actualizar opcionalmente en el elemento de menú “Empresas -> Editar días festivos”.

Aplicar plantilla de vacaciones

Los días festivos de determinadas regiones se pueden adoptar automáticamente mediante una plantilla o introducirse manualmente.

Crear empleado

Se puede crear un nuevo empleado haciendo clic en el „+“ verde.

La empresa en la que trabaja el empleado se puede seleccionar en el menú desplegable. La dirección de correo electrónico del empleado es también el nombre de usuario con el que el empleado se autentica en el área de empleados y en la aplicación.

Atención: Asegúrese de ingresar la dirección de correo electrónico correctamente, ya que el código de activación se enviará a esta dirección. El uso del sistema de seguimiento del tiempo no es posible sin una cuenta de empleado activada. La dirección de correo electrónico se puede cambiar en cualquier momento.

Si la casilla de verificación „Móvil“ está activada, los empleados también pueden registrar sus horas de trabajo utilizando dispositivos móviles (teléfono inteligente, tableta). De lo contrario, el seguimiento de tiempo solo es posible desde dispositivos de escritorio (por ejemplo, terminal de seguimiento de tiempo central). Independientemente de la autorización móvil, los empleados pueden ver sus horas de trabajo desde cualquier dispositivo.

Editar empleados

Después de la activación exitosa de la cuenta por parte del empleado, esto se indica en la administración de empleados con la marca „Activo“.

Si la activación aún no ha tenido lugar, el estado es „Pendiente“.

Si el empleado no recibió el correo electrónico, p. Ej. debido a que se proporcionó una dirección de correo electrónico incorrecta o el correo electrónico se clasificó como spam, esto se puede corregir y el código de activación se puede enviar nuevamente.

Desactivar empleados

Si un empleado deja la empresa, se puede desactivar desactivando la casilla de verificación „Activo“.

Todas las grabaciones se conservan, pero el empleado ya no tiene acceso al sistema.

Los empleados inactivos no se incluyen en el cálculo de la licencia y, por lo tanto, no suponen una carga para el contingente libre del número de empleados.

Eliminar empleados

Si un empleado, incluidos todos los datos maestros, registros de seguimiento de tiempos y ausencias, debe eliminarse por completo, esto se hace en la administración de empleados haciendo clic en el botón „Eliminar empleado“.

La eliminación completa de un empleado solo se recomienda si fue creado incorrectamente o el período de retención legal ha expirado y los registros ya no son necesarios. Los datos no se pueden restaurar después de la eliminación y, por lo tanto, los datos solo se pueden eliminar después de una confirmación de seguridad correspondiente.

Si el empleado simplemente ha dejado la empresa, puede ser desactivado. Todos los datos se conservan aquí.

Crear horario objetivo

A cada empleado se le puede asignar un perfil de horas objetivo individual haciendo clic en el „+“ verde en la administración de empleados.

Si las plantillas ya están guardadas, se pueden adoptar seleccionándolas en el menú desplegable.

Se puede almacenar la fecha a partir de la cual se utilizará este perfil y el tiempo de trabajo objetivo diario.

Si la empresa tiene regulaciones para el cumplimiento de las pausas mínimas, opcionalmente puede especificar de cuántas horas de trabajo por día qué pausa mínima debe deducirse automáticamente. La información se da en horas industriales (por ejemplo, 0,75 horas industriales = 45 minutos).

Los días festivos que se han introducido en la configuración de la empresa también se tienen en cuenta como tales en el sistema de seguimiento del tiempo de forma predeterminada. En algunas industrias (por ejemplo, gastronomía, salud, etc.) es común tener que trabajar los días festivos. Para ello, debe activarse la casilla de verificación „Ignorar días festivos“.

Si el empleado tiene la oportunidad de acumular y reducir las horas extraordinarias utilizando su cuenta de tiempos, la casilla de verificación „Transferir horas“ se activa y las respectivas horas más o menos se transfieren al mes siguiente. Si esto no se desea (por ejemplo, pago de salario basado en las horas trabajadas), la transferencia de horas debe desactivarse.

Si el perfil recién creado también se va a utilizar como plantilla para otros empleados, se puede especificar un „nombre de plantilla“. Al hacer clic en „Guardar“, se creará una nueva plantilla automáticamente.

Haga clic en la flecha izquierda para abrir los detalles del perfil de hora objetivo correspondiente. Se elimina haciendo clic en el símbolo de la papelera a la derecha del perfil.

Agregar ausencia

Al hacer clic en el „+“ verde en la administración de empleados, se pueden registrar las ausencias (por ejemplo, vacaciones, enfermedad, etc.) de los empleados.

Después de ingresar el período de ausencia, se debe especificar el motivo de la ausencia. Si se especifica el mismo día en “Desde” y “Hasta”, la ausencia se puede acortar a medio día activando la casilla correspondiente.

Si se va a registrar una ausencia de varios días que incluye uno o más medios días, se debe guardar una ausencia separada para cada período que se tomará en cuenta como medio día.

Una ausencia se puede eliminar haciendo clic en el símbolo de la papelera.

Ver y editar las horas de trabajo de los empleados

La ventana de edición se abre haciendo clic en el día deseado en el calendario en la administración de empleados.

Los tiempos se pueden cambiar simplemente sobrescribiendo los valores guardados y se aceptan haciendo clic en la marca verde. Una grabación por hora se elimina haciendo clic en el símbolo de la papelera.

Al hacer clic en „Agregar tiempos“, se pueden agregar los tiempos de trabajo y de descanso.

Tablero

El estado actual de cada empleado, desglosado por empresa y departamento, se muestra en tiempo real a través del elemento de menú “Panel de control”.

• Status: rot=abgemeldet, grün=angemeldet, gelb=Pause
• Grund: Anzeige des Grundes im Falle einer Abwesenheit (z.B. Urlaub, Krank, etc.)
• Konto: Stand des Arbeitszeitkontos zum Vortag

Generar y exportar partes de horas

Se puede generar una descripción general de las cuentas de tiempo de trabajo a través del elemento de menú “Lista de tiempo de trabajo”. Para ello, se debe seleccionar la empresa deseada y el mes correspondiente.

Opcionalmente, la evaluación se puede limitar a un solo departamento.

La evaluación se puede imprimir o exportar como un archivo CSV haciendo clic en los botones correspondientes.

Registro de cambios

Se puede ver una descripción general de los cambios realizados por los administradores en los datos de la empresa, los empleados y los usuarios a través del elemento de menú „Registro de cambios“.

Se puede filtrar por fecha, empresa, administrador y operaciones realizadas.

La evaluación se puede imprimir o exportar como un archivo CSV haciendo clic en los botones correspondientes.

Crear administradores y gestionar derechos

Los derechos de acceso se pueden gestionar en el elemento de menú „Administradores“.

Los derechos de administración se pueden asignar en tres etapas:

• Acceso completo
• Acceso solo a una empresa específica
• Acceso solo a un departamento específico de una empresa

Los derechos de los administradores existentes se pueden cambiar en cualquier momento y se puede invitar a nuevos administradores mediante el botón „Crear administrador“.

Cambiar suscripción

Si se requiere un número mayor / menor de empresas, empleados o un estado de soporte mayor / menor, el plan se puede ajustar utilizando el elemento del menú del mismo nombre. Además, aquí se puede ver el estado del plan actual y se puede editar la dirección de facturación.

Establecimiento de una terminal central de registro de la hora

El empleador puede configurar una o más terminales para el seguimiento del tiempo. Para ello, puede ofrecer la aplicación web en el navegador para el seguimiento del tiempo en una PC, portátil o cliente. Los empleados inician sesión en la aplicación con su nombre de usuario y contraseña. https://log.timeclam.com

Es más conveniente instalar la aplicación TIME|CLAM en una tableta, porque cada empleado puede autenticarse aquí usando una etiqueta NFC (por ejemplo, llave, tarjeta, teléfono inteligente, etc.).

Por supuesto, los empleados también pueden usar el registro de tiempo individualmente en su propia estación de trabajo a través de la aplicación web o desde el móvil a través de la aplicación.

Registrarse al inicio del trabajo

Después de iniciar sesión, el seguimiento del tiempo comienza con un clic en „Registrarse“. Se muestra la hora de inicio del trabajo.

Alta y baja por pausas

Para iniciar una pausa, haga clic en “Pausa”. Se muestra la hora del inicio de la pausa.

La pausa finaliza haciendo clic en „Fin de pausa“.

Cerrar sesión al final del trabajo

Al final del trabajo, se hace clic en el botón „Desconectarse“.

Visualización de la cuenta del tiempo de trabajo

El saldo total de la cuenta de tiempo de trabajo se muestra en “Saldo” (valor del día anterior).

Vista detallada de los tiempos de trabajo y absentismo en el calendario

La vista de calendario se abre haciendo clic en el botón “Detalles”. El tiempo de trabajo acordado se muestra en “Objetivo” y el tiempo de trabajo real para el mes seleccionado en “En efecto”. “Saldo” muestra la diferencia mensual entre las horas de trabajo objetivo y real.

Los detalles de los tiempos registrados se muestran haciendo clic en la fecha deseada.